11 meilleurs logiciels de GED (gestion électronique de document)

Quel est le meilleur logiciel de gestion de documents ?

Voici mon choix des meilleurs logiciels de gestion de documents à utiliser cette année.

1. Dropbox.

La meilleure solution pour une gestion complète des documents.

Dropbox est l'une des solutions de gestion de documents tout-en-un les plus populaires.

Il permet la gestion des actifs numériques pour les documents traditionnels et multimédias.

Il permet également d'éditer les documents, et les modifications sont visibles en temps réel par les autres utilisateurs.

Avec de nouvelles fonctionnalités comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour transformer les images en texte et des tonnes d'intégrations d'applications tierces, vous ne pouvez pas vous tromper avec Dropbox.

Fonctionnalités

• Outil de transfert de compte - Il vous permet de transférer en toute sécurité des dossiers professionnels entre plusieurs utilisateurs en cas de remaniement ou de changement de responsabilités.
• Dropbox Showcase - Présentez toutes vos œuvres dans des pages gérées de manière professionnelle et suivez les utilisateurs qui s'intéressent à vos fichiers.
• Intégration d'applications tierces - Dropbox offre une intégration solide avec plus de 3 00 000 applications connectées.
• Support - Son assistance en direct offre un service solide par le biais d'e-mails, de chats et d'appels téléphoniques.

Avantages

• Offre une fonction d'effacement à distance pour effacer instantanément vos fichiers des appareils volés et des comptes piratés afin de préserver la sécurité des données.
• Permet de suivre l'activité de votre équipe via le tableau de bord d'administration
• Fournit un accès temporaire par le biais de liens expirables et désactive les téléchargements dans les liens.
• Vous aide à récupérer les fichiers supprimés en restaurant la version précédente du fichier.
• Synchronisation entre les appareils et les plateformes
• Une fonction appelée "gestionnaire de dossiers d'équipe" vous permet de contrôler et de visualiser les dossiers d'équipe.
• Offre une multitude de plans de stockage flexibles

Inconvénients

• La version mobile n'est pas aussi conviviale que la version de bureau.
• Les téléchargements peuvent être lents

Tarifs

Dropbox a deux plans disponibles avec plusieurs sous-plans pour chacun. Les prix ci-dessous correspondent à ses plans avec facturation annuelle.

Pour ses plans personnels, Dropbox propose :

• Plus : 9,99 $ par mois
• Famille : 16,99 $ par mois

Pour ses plans d'affaires, Dropbox offre :

• Professionnel : 16,58 $ par mois
• Standard : 12,50 $ par utilisateur et par mois
• Avancé : 20 $ par utilisateur et par mois

Démarrez gratuitement avec Dropbox ->

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2. Zoho Docs.

La meilleure solution pour faciliter le stockage et la gestion des documents.

Zoho Docs est un autre logiciel de gestion de documents populaire de cette liste.

Il vous permet de stocker et de gérer tous vos fichiers sur le cloud en toute sécurité.

Il offre également de puissants outils de collaboration, notamment le partage de groupe et la synchronisation bidirectionnelle, pour vous aider à travailler efficacement avec des clients et des employés distants.

Fonctionnalités

• Stockage de documents - Il permet aux utilisateurs de stocker facilement des fichiers volumineux, notamment des vidéos, des dossiers et même des bases de données complètes.
• Envoi par courriel - Envoyez instantanément des documents depuis votre courriel ou votre scanner vers le stockage en nuage sans vous connecter.
• Organisation propre - Créez facilement des dossiers et des sous-dossiers pour une catégorisation propre des fichiers en fonction du projet, de la fonction et du type de fichier.
• Synchronisation bidirectionnelle - Vous pouvez travailler en ligne ou hors ligne sur votre bureau - les fichiers sont automatiquement mis à jour dès que vous êtes de nouveau en ligne.

Avantages

• Vous permet de transférer un grand nombre de dossiers sans en perturber l'ordre.
• Crée une sauvegarde automatique des fichiers pour éviter la perte de données.
• Permet de télécharger des fichiers en masse
• Vous permet de créer un groupe pour partager des fichiers avec plusieurs utilisateurs à la fois.
• Une fonction de chat dans l'application permet de collaborer avec différents membres de l'équipe.
• Définir des rappels et des tâches pour gérer et déléguer le travail entre les équipes
• Sauvegardez vos fichiers sur différents serveurs à plusieurs endroits.
• Il offre une sécurité rigoureuse en chiffrant les fichiers au moyen d'une clé RSA de 2048 bits construite via le système Perfect Forward Secrecy (PFS).
• Offre la fonction de piste d'audit pour suivre les modifications effectuées par d'autres utilisateurs.
• Vous pouvez le personnaliser en fonction de votre image de marque.
• Offre une version gratuite pour un maximum de 5 utilisateurs

Inconvénients

• L'interface utilisateur de Zoho Docs semble basique et datée
• Le temps de chargement de l'application est lent

Tarifs

Ses formules payantes commencent à partir de 4 $ par mois. Vous bénéficiez également d'un essai gratuit avant de vous engager.

Démarrez gratuitement avec Zoho Docs ->

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3. eFileCabinet.

La meilleure solution pour rechercher facilement dans les documents.

eFileCabinet est un autre système de gestion de documents (SGD) puissant qui vous aide à numériser et à convertir instantanément des fichiers physiques en documents numériques.

Il vous permet également d'envoyer un seul fichier dans plusieurs formats avec des liens protégés par un mot de passe et de catégoriser et localiser facilement les fichiers.

Fonctionnalités

• Recherche puissante - Il permet une recherche en texte intégral pour rechercher n'importe quel fichier situé dans n'importe quel dossier. Il organise, reconnaît, nomme et stocke automatiquement tous les documents en utilisant les informations présentes dans les fichiers.
• Gestion du flux de travail - Examinez facilement l'instantané de votre flux de travail de documents. Il vous permet également de jeter un coup d'œil à des étapes spécifiques du flux de travail.
• Modèles intégrés - Utilisez des modèles pour la structure des dossiers que vous souhaitez conserver dans l'ensemble du système. Vous pouvez également créer des documents avec des noms prédéfinis.
• Demandes de fichiers - Permettez aux clients et aux employés distants de télécharger des fichiers sur le système par le biais d'un accès invité en tirant parti de sa fonction de demande de fichiers.

Avantages

• Permet de définir la gouvernance des dossiers individuels, des armoires et des tiroirs de fichiers.
• Vous pouvez envoyer une demande de signature électronique à n'importe qui pour n'importe quel document.
• Vous permet de conserver une piste d'audit distincte pour les documents signés afin de garantir la conformité et la sécurité.
• Fournit une application de bureau conviviale
• Importe les e-mails et les pièces jointes dans un dossier prédéfini
• Offre un support technique réactif
• Est équipé d'applications mobiles Android et iOS
• Permet de télécharger des documents directement à partir de la caméra
• Tirez parti de l'authentification à deux facteurs et des autorisations basées sur les rôles pour une sécurité renforcée.
• Cryptage de bout en bout du partage et du stockage des fichiers
• Offre une intégration avec des applications tierces, notamment Salesforce et Microsoft Office.

Inconvénients

• Il pourrait être plus convivial

Tarifs

Vous êtes tenu de prendre contact avec Efilecabinet afin d'obtenir un devis pour votre entreprise.

4. Digital Drawer.

La meilleure solution pour importer facilement des dossiers de votre ordinateur vers leur lecteur.

Digital Drawer est l'une des options préférées des entreprises de taille moyenne dans les secteurs du commerce de détail, de la fabrication et de l'éducation, entre autres.

Il est capable de numériser et de stocker des documents instantanément et offre un stockage de documents sur place pour une couche de sécurité supplémentaire.

Fonctionnalités

• Organisation des documents - Organisez facilement tous vos documents dans un emplacement centralisé avec une structure familière de fichiers/dossiers basée sur Windows. Il vous permet également de stocker des fichiers dans plusieurs armoires pour une ségrégation facile.
• Flexible - Fusionnez facilement des documents ou ajoutez des pages aux documents déjà existants. Vous pouvez également ré-étiqueter des documents avec des index différents.
• Importation facile - Tirez parti des fonctions glisser-déposer, copier-coller et numériser ou importer pour importer facilement des fichiers directement dans le lecteur.
• Sécurité - Il offre une sécurité puissante de tous les documents grâce au cryptage AES-128 bits. Vous pouvez également tirer parti de la piste d'audit pour garder la trace des modifications apportées à tout document.

Avantages

• Personnalisez instantanément les armoires à dossiers en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.
• Exploiter le contrôle de version pour accéder aux anciennes versions d'un même fichier.
• Grâce à la recherche par mot-clé et par texte, vous pouvez facilement trouver des fichiers stockés dans n'importe quel dossier du disque.
• Permet d'imprimer des documents directement à partir du lecteur.
• Capture et importation de plusieurs documents en même temps
• Il synchronise les modifications apportées aux fichiers depuis n'importe quel appareil.
• Collaborez facilement avec les différentes parties prenantes en examinant les modifications apportées au fichier en temps réel.
• Offre un essai gratuit

Inconvénients

• Offre des fonctionnalités limitées
• Ne convient pas aux grandes organisations

Tarifs

Vous pouvez acheter une licence mono-utilisateur du logiciel pour un coût unique de 1 200 dollars ou opter pour un abonnement de 500 dollars par an. Plusieurs licences sont également disponibles si vous avez besoin de plus d'un utilisateur pour accéder au système.

5. FileHold.

Le meilleur pour la numérisation directe.

FileHold est une solution de gestion de documents d'entreprise (GED) abordable et facile à installer.

Vous pouvez facilement numériser, stocker et indexer des documents grâce à ce logiciel.

Pour garantir une sécurité absolue, vous pouvez également installer le logiciel sur votre serveur local.

Fonctionnalités

• e-Forms - Extrayez facilement des informations sur les métadonnées des formulaires électroniques en utilisant les outils standard de Microsoft Word présents dans Office, ou formulaires PDF ou formulaires Google Forms.
• Courrier - Il s'agit d'une méthode sécurisée d'envoi de documents qui envoie également une preuve de livraison. Elle permet également d'informer les destinataires par courrier électronique avec un lien vers le document.
• Gestion des fichiers - Il vous permet de gagner en efficacité en différenciant vos tâches quotidiennes et en faisant de la gestion des fichiers un processus efficace.
• Numérisation et imagerie - Passez à la dématérialisation en numérisant et en imitant directement les documents pour les envoyer à différents utilisateurs dans le monde entier.

Avantages

• Prise en charge de plusieurs navigateurs
• Livré avec un logiciel performant pour smartphone permettant de gérer facilement tous les documents.
• Il est équipé d'une recherche avancée de type Google qui exploite les métadonnées du document pour vous aider à trouver des résultats pertinents.
• Vous pouvez l'intégrer efficacement à Microsoft Office pour permettre un accès direct à des outils comme Outlook, Word, PowerPoint, Excel et Visio.
• Gérez facilement les documents les plus récents et les documents d'archives grâce à des politiques avancées d'élimination et de conservation.
• Tirez parti de la fonction d'archivage et d'extraction pour éviter les écrasements lorsque vous travaillez sur un document particulier.
• Créez des dossiers virtuels pour obtenir une agrégation infinie de fichiers.
• Vous pouvez travailler sur les documents hors ligne, et toutes les modifications seront enregistrées une fois que vous serez de retour en ligne.
• Offre de systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM) et d'archivage

Inconvénients

• Si vous êtes un débutant, vous risquez de trouver un peu difficile de comprendre ses fonctionnalités.
• L'interface utilisateur n'est pas conviviale

Tarifs

Vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit ou regarder un webinaire gratuit afin d'en savoir plus sur la structure de prix de FileHold.

6. Localisateur de documents.

La meilleure solution pour créer des flux de travail qui permettent de gagner du temps et de l'énergie.

Document Locator offre une intégration puissante avec Windows et un hébergement en nuage efficace pour une gestion pratique des fichiers.

Parmi ses fonctions les plus impressionnantes, citons le contrôle des versions, la numérisation sans papier, le logiciel de contrôle des documents, la gestion du courrier électronique, etc.

Fonctionnalités

• Numérisation - Document Locator vous permet de convertir facilement des documents papier en fichiers entièrement consultables. Vous pouvez également effectuer la capture de documents et comprendre les faits importants concernant le document en tant que métadonnées de fichier.
• Flux de travail automatisés - Il offre une variété de fonctions de flux de travail, notamment des délais d'attente, des processus basés sur les rôles, des points de contrôle de la qualité et des modèles de notification personnalisables, entre autres.
• Options de recherche - Vous pouvez rechercher des fichiers à l'aide de plusieurs fonctions, notamment la recherche rapide, la recherche avancée et la recherche Mon DL.
• Approbation des documents - Saisissez facilement l'approbation électronique des documents pour garantir la transparence et la conformité. Il prend également en charge les étapes d'approbation unique et les étapes complexes d'approbation multiple.

Avantages

• Permet de capturer les métadonnées des fichiers numérisés à partir des zones, des pages de couverture, des codes-barres, ou de les sélectionner individuellement à l'écran en utilisant l'aperçu dans le Document Pro
• Prise en charge de tous les navigateurs, appareils mobiles et plateformes.
• Améliore la flexibilité du processus grâce aux options de délégation
• Vous pouvez automatiser les opérations centrées sur les documents pour éviter la répétitivité et améliorer l'efficacité de l'opération.
• Examiner un échantillon défini de flux de travail pour un meilleur contrôle de la qualité.
• Vous permet de suivre l'état d'avancement de la révision du document et les étapes de l'approbation.
• Les rappels et notifications automatiques accélèrent le processus d'approbation des documents.

Inconvénients

• L'interface utilisateur est un peu négligée
• Offre de formation proposée seulement quelques fois par an

Tarifs

Vous pouvez demander une démonstration pour en savoir plus sur Document Loctaor et ce qu'il peut apporter à votre entreprise.

7. HighTail.

C'est le meilleur moyen de prévisualiser vos documents sur-le-champ.

HighTail rend la gestion des documents plus conviviale et intuitive.

De plus, il permet aux professionnels de la création de partager facilement des fichiers volumineux, notamment des fichiers vidéo, des œuvres d'art, des dessins, des photographies et des présentations, entre autres.

Fonctionnalités

• Aperçu haute résolution - Vous pouvez prévisualiser ou diffuser des fichiers volumineux sans les télécharger.
• Conversation en temps réel - Les personnes ou les équipes peuvent recevoir des courriels, des mises à jour de projets et des commentaires en temps réel.
• Annotations à main levée - Vous permet de relire les fichiers en dessinant une boîte, une flèche, une ligne ou une forme à main levée pour marquer les fichiers multimédias.
• Comparaison des versions - Vous pouvez exploiter la comparaison côte à côte des versions des fichiers sur le même écran pour évaluer les changements et donner facilement un feedback.

Avantages

• Permet aux utilisateurs de donner un avis plus clair grâce à un commentaire direct sur le fichier, ce qui permet de réduire le nombre de résultats et d'obtenir un meilleur produit final.
• Rationalise et consolide le processus de création afin de réduire les délais de commercialisation.
• Une fois que vous avez partagé des documents, les destinataires n'ont pas besoin d'un compte pour les contrôles d'accès.
• Le cryptage AES 256 bits et les offres de sécurité de niveau entreprise garantissent une sécurité rigoureuse dans tout le système.
• Fournit une fonction de "suivi des envois" pour savoir quand les fichiers sont livrés et téléchargés.
• Visualiser plusieurs fichiers à la fois grâce à des dossiers visuels
• Offre une version gratuite pour les particuliers

Inconvénients

• Les liens partagés expirent trop rapidement
• La fonction de recherche n'est pas conviviale

Tarifs

Ses plans premium commencent à 12 $ par mois et vont jusqu'à 36 $ par mois.

8. Evernote Business.

Le meilleur pour améliorer la productivité par la prise de notes et les captures d'écran.

Evernote Business est, sans aucun doute, l'un des outils les plus populaires pour la gestion des fichiers.

Il vous aide à créer et à partager facilement des notes et des fichiers afin de créer un lieu de travail plus intelligent et plus productif.

Toutes ses fonctionnalités visent principalement à améliorer la productivité de l'entreprise.

Fonctionnalités

• Améliorer la productivité - Les équipes peuvent recueillir, classer et partager efficacement les idées pour améliorer la productivité.
• Web Clipper - Stockez instantanément des captures d'écran de sites Web dans votre compte EverNote. Vous pouvez facilement enregistrer toutes les informations utiles en ligne et les retrouver clippées quand vous en avez besoin.
• Modèles intégrés - Vous pouvez exploiter les modèles intégrés d'Evernote pour économiser du temps et des efforts tout en répondant à des besoins spécifiques. Ces modèles, faciles à installer, sont hautement personnalisables, et vous pouvez même les utiliser à l'infini.
• Intégration étendue - Il offre une intégration étendue avec des applications tierces comme Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive et Slack, entre autres.

Avantages

• Permet de recadrer les captures d'écran pour capturer les informations dont vous avez besoin.
• Offre de multiples raccourcis clavier pour améliorer votre efficacité
• Permet de modifier les fichiers et les comptes en temps réel
• Il vous permet également de rechercher des notes manuscrites, des images de tableau blanc et des images numérisées.
• Il est capable d'identifier 11 langues manuscrites et 28 langues dactylographiées.
• Evernote for Business prend également en charge Penultimate pour iPad
• Permet de gérer les documents en numérisant la version physique et en les conservant sous forme de fichiers sécurisés.

Inconvénients

• L'organisation des articles n'est pas exempte d'erreurs
• La synchronisation des gros fichiers est un peu lente.

Tarifs

Les plans payants commencent à partir de 7,99 $ par mois et par utilisateur.

9. Smartsheet.

La meilleure solution pour combiner la gestion de projets et la gestion de documents.

Smartsheet est l'un des choix préférés des entreprises pour assurer une gestion de projet, un partage de fichiers et une collaboration sans faille.

L'une de ses principales caractéristiques est qu'il offre une intégration poussée avec des applications tierces, notamment Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier, etc.

Fonctionnalités

• Modèles prédéfinis - Il offre des modèles prédéfinis pour vous aider à définir les flux de travail et les processus d'affaires d'une manière beaucoup plus facile.
• Collaboration en matière de contenu - Supervisez facilement l'avancement de la production à partir de votre feuille, attribuez des tâches, tirez parti des rappels automatiques, permettez à d'autres utilisateurs de réviser le contenu et donnez un retour détaillé par le biais d'annotations épinglées.
• Haute sécurité - Smartsheets exploite la redondance des données sur plusieurs sites, l'hébergement chez Equinix et les installations AWS pour garantir la sécurité de vos documents.
• Automatisation - Vous pouvez automatiser les processus répétitifs en demandant des approbations ou en envoyant des alertes et des mises à jour.

Avantages

• Vous pouvez combiner des chemins conditionnels et des actions multiples pour automatiser facilement vos flux de travail.
• Permet une collaboration efficace en mettant à jour les données en temps réel dans différentes applications.
• Remplacez ou fusionnez facilement les données de feuilles de calcul Excel, de fichiers CSV et de Google Sheets dans Smartsheet.
• Fournit une interface utilisateur facile à utiliser par glisser-déposer pour personnaliser votre tableau de bord.
• Accès en temps réel sur votre smartphone grâce aux applications mobiles pour iOS et Android.
• Permet aux utilisateurs tiers d'examiner les fichiers et les documents.

Inconvénients

• Vous devez consacrer beaucoup d'efforts à l'apprentissage de sa longue liste de fonctionnalités.

Tarifs

Le prix standard commence à 7 $ par mois pour la version Pro. La version entreprise commence à 25 $ par utilisateur et par mois et nécessite un minimum de 3 membres de l'équipe. Pour les plans d'entreprise avec des fonctionnalités plus avancées, vous devez prendre contact avec le fournisseur.

10. Onehub.

Le meilleur pour une sécurité optimale de vos documents.

Onehub est un autre logiciel de gestion de documents puissant de cette liste. Il permet de télécharger facilement des fichiers grâce à sa fonctionnalité de glisser-déposer.

En outre, il permet aux utilisateurs de contrôler les versions, d'organiser les fichiers en sous-dossiers et de les partager en toute sécurité.

Fonctionnalités

• Téléchargez facilement des fichiers - Téléchargez instantanément des fichiers grâce à la fonction glisser-déposer. Il permet également le versionnage automatique des fichiers, l'organisation par dossiers et une passerelle FTP sécurisée pour les téléchargements en masse.
• Personnalisation - Personnalisez facilement les pages, le logo et les thèmes de couleur de l'application en fonction de vos besoins en matière d'image de marque. Vous pouvez également ajouter un domaine personnalisé et une marque blanche à votre compte.
• Fonctions de sécurité - Il exploite une pléthore de fonctions de sécurité, notamment les autorisations basées sur les rôles, les délais de session, les pistes d'audit et l'authentification à deux facteurs, afin de sécuriser vos données.
• Aperçu - Visualisez facilement l'aperçu des fichiers et des documents sans les télécharger sur un navigateur ou un appareil mobile.

Avantages

• Permet de contacter le collaborateur pour approuver ou réviser vos fichiers
• Offre une intégration harmonieuse avec Google Drive et Microsoft OneDrive
• Permet d'envoyer des messages pour communiquer avec chaque membre de l'équipe.
• Suivez l'activité pour savoir qui publie quoi et quand.
• Publier des commentaires sur les dossiers pour partager facilement les réactions
• Exploitez les pistes d'audit pour révoquer instantanément l'accès dès que vous voyez quelque chose de louche.
• Appliquer facilement une politique de mots de passe complexes

Inconvénients

• L'interface utilisateur semble un peu dépassée
• Vous ne pouvez pas créer de sous-groupes d'utilisateurs.

Tarifs

Ses plans payants commencent à partir de 12,50 $ par mois et vont jusqu'à 500 $ par mois. Il existe également une période d'essai gratuite de 14 jours pour toutes ses formules.

11. InfoRouter.

La meilleure solution pour le suivi des documents en temps réel.

InfoRouter est un autre outil de gestion de documents qui peut vous aider à gérer facilement tous vos documents.

Cependant, vous devez l'installer par le biais du serveur, sans composants côté client.

La bonne nouvelle, c'est qu'il est très évolutif et peut utiliser jusqu'à 100 serveurs pour partager la charge de travail.

Fonctionnalités

• Gestion des dossiers - Gérez en toute sécurité les dossiers critiques pour l'entreprise en envoyant les documents à des flux de travail prédéfinis et en suivant leur statut en temps réel.
• Rapports - Obtenez un rapport consolidé des événements survenant quotidiennement.
• Multilingue - Il offre un support multilingue que vous pouvez exploiter pour les notifications par courriel.
• Hot Folders - Il importe automatiquement les données des dossiers surveillés dans des dossiers infoRouter prédéfinis.

Avantages

• Permet de convertir des images en fichiers PDF
• Vous pouvez créer un nombre illimité de dossiers
• Permet la création de plusieurs dossiers racines
• Prise en charge de HTTPS et SSL
• Permet de personnaliser les modèles d'e-mail et de texte
• Prend en charge l'historique des classifications et les documents classifiés

Inconvénients

• Le téléchargement de gros fichiers est un peu lent.
• L'interface utilisateur est complexe

Tarifs

Son prix est disponible sur demande.

Parmi les autres outils non mentionnés dans cette liste figurent Docuware, M-Files et SharePoint.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de documents ?

Avec l'évolution des entreprises en ligne, les logiciels de gestion de documents suscitent beaucoup d'intérêt ces derniers temps.

Il s'agit tout simplement de logiciels informatiques utilisés pour organiser, indexer, stocker, gérer et suivre des documents au format numérique.

En outre, de nombreux systèmes de gestion de documents vous permettent de convertir assez facilement des documents en format numérique à l'aide de scanners.

Le traitement d'une quantité massive de données est assez difficile, surtout lorsque le document est sous sa forme physique.

En fait, une grande partie de la productivité des entreprises est perdue simplement pour surmonter les problèmes de documentation.

Une fois convertis en formats électroniques, il devient plus facile de naviguer dans les documents.

Au final, vous passez moins de temps à les chercher et pouvez vous concentrer davantage sur l'exploitation des informations.

La mise en œuvre d'un système de gestion des documents ne doit pas être compliquée.

Bien que certaines organisations puissent bénéficier de fonctionnalités avancées telles que le codage d'un système d'API ou même l'acheminement des documents à travers des emplacements spécifiques (pour une sécurité plus avancée ou à des fins ISO), les entreprises peuvent facilement commencer à utiliser un système de gestion des documents en quelques heures en fonction de leurs besoins spécifiques.

Comment utilisez-vous les logiciels de gestion de documents ?

Les outils de gestion des documents sont assez faciles à utiliser.

La plupart des étapes se chevauchent, quel que soit le logiciel que vous utilisez.

Examinons les étapes pratiques avec l'aide d'Evernote Business.

Visitez le site Web, créez votre compte et remplissez les détails nécessaires s'il s'agit d'un compte professionnel.

Vous pouvez vous connecter et commencer à créer du contenu immédiatement.

Evernote est compatible avec une grande variété de documents, notamment des photos, des feuilles de calcul, des articles, des chronologies et des notes.

La plupart des logiciels de gestion de documents autorisent également ces documents.

Ensuite, vous pouvez commencer à ajouter des utilisateurs à votre compte professionnel.

Il suffit de cliquer sur l'icône de gauche qui indique "Ajouter des utilisateurs". Vous pouvez leur envoyer des invitations par courrier électronique et leur demander de se joindre à vous.

Une fois que vous aurez ajouté un utilisateur, il sera en mesure de consulter le dépôt central de données et d'informations. Ici, cela s'appelle le répertoire de l'espace. Il pourra accéder aux documents et effectuer des modifications et des changements dans le référentiel.

Evernote vous permet également de prendre des notes, de mettre en place des chats de travail, de créer des raccourcis et des étiquettes, de numériser des documents et de collaborer en temps réel avec vos collègues.

Que devez-vous rechercher dans un système de gestion documentaire efficace ?

Vos choix et préférences varieront en fonction de vos besoins et de vos documents professionnels, mais voici quelques-unes des fonctions de base dont vous aurez toujours besoin :

1. Archives.

Le logiciel doit vous permettre d'archiver vos documents dans un dépôt central, pour un accès facile et une récupération immédiate des informations - par exemple, Zoho Docs.

2. Une intégration poussée.

Le logiciel de gestion de documents doit permettre une intégration facile et étendue avec des applications tierces telles que Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive, etc.

Il permet d'échanger des documents de manière transparente. Evernote Business en est un excellent exemple.

3. Téléchargement en masse.

Les scénarios d'entreprise impliquent de nombreux documents. Il est difficile et fastidieux de les télécharger un par un.

Par conséquent, vous devez choisir un outil de gestion des documents qui permet le téléchargement en masse de documents.

4. Sécurité des documents.

Les entreprises utilisent des outils de gestion de documents pour traiter et stocker des documents sensibles et classifiés.

La compromission de ces données a généralement de lourdes conséquences sur les entreprises et peut même menacer leur existence.

C'est pourquoi il est nécessaire de choisir un outil de gestion de documents tel que Digital Drawer pour assurer une puissante sécurité des données.

5. Prévisualisations en haute résolution.

Lorsque vous utilisez un outil de gestion de documents, vous ne devriez pas avoir à télécharger un document chaque fois que vous voulez le consulter. Le logiciel devrait permettre des aperçus en haute résolution quand vous le souhaitez.

Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive de fonctionnalités. Il existe de nombreux autres attributs essentiels que les utilisateurs recherchent, notamment un large éventail de modèles, des discussions en temps réel, le niveau d'automatisation autorisé, la fonction de gestion des dossiers, etc.

Résumé.

Il s'agissait de certains des meilleurs logiciels de gestion de documents disponibles.

Avec cette transformation numérique, l'époque des documents papier est révolue. Le stockage dans le cloud est clairement la meilleure option.

Cependant, tous ces outils présentent des capacités et des avantages différents.

Il n'y a donc pas lieu de déclarer un vainqueur incontestable - votre choix doit uniquement dépendre de vos exigences et de votre budget.

Par exemple, si vous recherchez une solution gratuite/abordable mais fiable, EverNote Business pourrait être un excellent choix.

Toutefois, si vous disposez d'un budget suffisant et que vous avez besoin d'une solution d'entreprise dotée de fonctionnalités plus avancées, vous pouvez opter pour Smartsheet.

Examinez attentivement les différents outils et leurs caractéristiques avant de prendre votre décision finale.

Autres lectures recommandées : Pour d'autres analyses de logiciels d'entreprise, consultez mes guides des meilleurs outils de prise de rendez-vous en ligne, des meilleurs logiciels de gestion de projet et des meilleurs outils de présentation à essayer cette année.

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