Asana : Gérez vos projets et tâches avec efficacité

Asana c'est quoi ? 

Asana a rapidement gagné en popularité en tant qu'outil de gestion de projet et tâches basé sur le cloud, rendant des méthodes auparavant destinées à des initiatives de grande taille à la portée de tous.

Mais à propos, que se cache-t-il derrière ce nom désormais bien connu dans le monde du travail en équipe ?

• Origine et fondateurs: Asana a été fondée en 2008 par deux des cerveaux derrière Facebook, Dustin Moskovitz et Justin Rosenstein. Leur vision était de créer un logiciel pour améliorer la collaboration et la productivité au sein des équipes.
• Accessibilité: Asana a démocratisé les techniques professionnelles en les rendant accessibles à tous, grâce à sa plateforme cloud.
• Simplicité: Application connue pour sa facilité d'utilisation, Asana a conquis une large audience, des start-ups aux grandes corporations.
• Fonctionnalités: Outre sa simplicité, Asana offre une riche palette de fonctionnalités pour aider à organiser efficacement votre projet et chaque membre de vos équipes
• Tarification: Asana propose une structure de tarification adaptée à tous les budgets, faisant d'elle un choix viable pour toutes les tailles d'entreprises.

Asana n'est pas juste un logiciel de gestion de projet. C'est une solution conçue pour simplifier la coordination de vos projets, peu importe leur envergure, tout en offrant un équilibre entre fonctionnalités robustes et simplicité d'utilisation.

Qui sont les utilisateurs d'Asana ?

Asana est utilisé par une grande variété d'entreprises, des petites équipes aux grandes organisations.

• Petites équipes et entreprises : Asana est idéal pour les équipes de moins de 15 personnes avec son plan gratuit. Il offre une gamme de fonctionnalités pour la gestion de projet, incluant un nombre illimité de projets, de tâches et de commentaires, ainsi que des flux de travail basiques et le soutien communautaire.
• Équipes plus grandes : Pour les équipes de plus de 15 personnes, Asana propose un plan Premium avec des fonctionnalités supplémentaires comme les vues de la chronologie, les flux de travail automatisés et des rapports standard. Une période d'essai gratuite de 30 jours est également proposée.
• Grandes équipes et gestion de projets complexes : Le plan Business d'Asana est conçu pour les grandes équipes avec des besoins plus complexes en gestion de projet. Il comprend des fonctionnalités avancées comme les rapports avancés, les portfolios, les objectifs et la gestion des ressources.

Fonctionnalités

Asana, un outil de gestion de projet robuste et bien-aimé, facilite l'organisation, le suivi et la gestion des tâches pour les individus et les équipes.

De la planification des projets à la collaboration en temps réel, Asana offre une panoplie de nombreuses fonctionnalités pour aider à rendre vos processus de travail plus efficaces et plus productifs. Examinons de plus près.

1. Gestion d'équipe

Asana se distingue par son approche intuitive et flexible de la gestion des tâches.

Ses capacités permettent aux chefs d'équipe de :

• Assigner chaque membre des équipes de toute entreprise à des tâches spécifiques.
• Fait de diviser les tâches en sous-tâches pour une meilleure organisation.
• Créer des tâches d'équipe pour une collaboration optimale.
• Suivre les progrès et contrôler les délais.
• Utiliser efficacement toutes les autres capacités d'Asana pour votre entreprise

En plus de cela, la plateforme Asana propose la gestion des ressources pour leurs équipes, comme la fonctionnalité Portefeuilles, qui vous permet de surveiller la charge de travail d'équipe et de modifier les assignations de tâches sans changer de vue.

2. Gestion de Projet

Asana se distingue par sa facilité de gestion de divers projets. Que ce soit pour planifier des initiatives stratégiques ou prévoir le prochain sprint, la plateforme Asana simplifie le processus en vous permettant de :

• Passer facilement d'un projet à un autre.
• Avoir une vue d'ensemble du pourcentage d'avancement de chaque projet.
• Examiner chaque projet sous plusieurs vues à l'aide de diagrammes à barres, de calendriers et de graphiques.
• Cartographier les dépendances dans la chronologie du projet.

Il convient de noter que la plateforme Asana ne propose pas de fonctionnalité de suivi du temps en interne, mais s'intègre parfaitement avec des logiciels externes comme Harvest.

3. Gestion des Risques et des Problèmes

Asana ne propose pas d'outil de suivi spécifique pour le suivi des problèmes, mais offre des alternatives comme le tableau Timeline, où vous pouvez séparer les tâches difficiles et définir des automatisations et des notifications.

4. Reporting

Asana excelle en matière de reporting dans son application, avec des vues de calendrier, des messages importants, et le suivi de l'avancement du projet et collaborateurs tout en un.

De plus, il propose des options de rapport pour les besoins quotidiens, y compris des graphiques et d'autres méthodes graphiques de suivi des tâches.

5. Gestion Financière

La plateforme Asana n'offre pas de fonctionnalité de gestion financière en interne mais s'intègre parfaitement avec des logiciels externes comme Power Bi pour une gestion financière plus robuste.

6. Collaboration et Communication

La communication est clé dans tout projet, et Asana fait de la collaboration entre collaborateurs une expérience fluide avec :

• Des commentaires pouvant être ajoutés à n'importe quel niveau.
• Des autorisations d'accès personnalisables pour les projets des clients.
• Un onglet unique qui répertorie tous les fichiers téléchargés dans le cadre du projet.

7. Listes de tâches, sous-tâches et dépendances

Asana offre une gamme d'outils pour une gestion de projet plus organisée et précise, avec l'utilisation de listes de tâches et de sous-tâches, ainsi qu'à la gestion des dépendances.

• Listes de Tâches et Sous-Tâches : Asana permet de créer des listes de tâches détaillées pour chaque projet, avec la possibilité d'ajouter des sous-tâches à chaque tâche. Cela facilite la gestion de projets complexes en fournissant une structure hiérarchique pour une organisation optimale.
• Gestion des Dépendances : Cette fonctionnalité permet de lier les tâches entre elles pour indiquer une dépendance, ce qui donne une vue claire de l'ordre dans lequel les tâches doivent être effectuées et aide à prévenir les retards.

En bref, les listes de tâches et sous-tâches, et la gestion des dépendances d'Asana, permettent une gestion plus fluide et structurée des projets, assurant un suivi précis et efficace de chaque tâche.

8. Marqueurs et Annotations

Asana stimule l'efficacité du travail d'équipe en utilisant des outils de collaboration et d'organisation efficaces, tels que les marqueurs et étiquettes, ainsi que les commentaires et annotations.

• Marqueurs et Étiquettes : Asana offre des options de personnalisation pour organiser les tâches. Ces outils aident à filtrer et à trier les tâches, tout en indiquant l'état d'avancement ou la priorité d'une tâche.
• Commentaires et Annotations : Pour favoriser une communication transparente au sein de l'équipe, chaque tâche dans Asana peut être commentée ou annotée, permettant un suivi des discussions et l'ajout de détails supplémentaires, de fichiers ou de liens pertinents à une tâche.

Ces capacités intégrées à Asana favorisent une meilleure organisation et une collaboration fluide, assurant une compréhension partagée entre tous les membres de l'équipe.

9. Application mobile

Asana dispose d'une application mobile pour gérer vos projets à tout moment et en tout lieu.

• L'application mobile offre toutes les capacités du site web sur votre téléphone.
• Vous pouvez gérer vos tâches, ajouter des commentaires, et suivre la progression de vos projets où que vous soyez.
• L'application est synchronisée avec le site web, assurant que votre travail est toujours à jour.

L'application mobile d'Asana vous offre la liberté de rester productif, même lorsque vous êtes en déplacement.

10. L'Intelligence Artificielle (IA)

Asana intègre l'Intelligence Artificielle (IA) à son arsenal pour automatiser les tâches et optimiser le travail d'équipe avec sa fonction Work Graph d'Asana.

• Gestion des ressources basée sur les objectifs avec le Work Graph: Ajustez les ressources de votre équipe en fonction des capacités passées et futures pour répondre aux besoins changeants de votre entreprise et éviter le burnout.
• Identifiez les problèmes, les questions non résolues et les obstacles grâce à l'IA d'Asana pour naviguer plus efficacement vers le succès.
• Processus auto-optimisés : Créez des processus automatisés et optimisés pour des objectifs spécifiques grâce à Asana.
• Assistant de Rédaction : Rédigez des réponses plus claires et plus convaincantes avec l'assistant de rédaction d'Asana.
• Résumés instantanés : Gérez mieux les informations grâce à la capacité d'Asana à extraire les actions importantes et les éléments clés des réunions, tâches et commentaires.
• Mises à jour sur les projets : Asana répond à toutes vos questions sur les projets, permettant de réduire le nombre de réunions.
• Organisation de Travail : Débutez vos projets avec vos et collaborateurs avec des recommandations personnalisées, des champs générés automatiquement et des règles intelligentes grâce à Asana.

Le Work Graph d'Asana transcende l'automatisation simple grâce à l'incorporation de l'IA dans sa plateforme.

Que vous soyez une petite équipe ou une grande entreprise, Asana, avec son IA, peut améliorer le travail de votre équipe.

11. Modèles Proposés

Asana offre divers modèles prédéfinis pour faciliter la gestion de projet.

Ces modèles, adaptés à divers besoins, vont de la planification de projet à la gestion d'équipe / et collaborateurs.

Planification de Projet

• Lancement de Produit : Modèle pour planifier et suivre un lancement de produit, comprenant le développement de produit, les échéances, les responsabilités de l'équipe, etc.
• Gestion de Campagne de Marketing : Modèle organisant les détails de la campagne marketing, les responsabilités de l'équipe marketing, les échéances marketing et priorité.
• Planification d'Événement : Modèle pour suivre l'échéancier, les tâches, les responsabilités et les dépendances associées à chaque événement.

Gestion d'Équipe

• Gestion des Objectifs et des Résultats Clés (OKR) : Modèle pour définir, suivre et atteindre les OKRs.
• Suivi des Demandes de Travail : Modèle permettant aux gestionnaires de suivre l'avancement des demandes de travail, attribuer des tâches et gérer les échéances.

Asana propose une variété de modèles détaillés pour répondre aux divers besoins de votre organisation, simplifiant le démarrage et la gestion de projets grâce à une structure prédéfinie adaptée à chaque situation et collaborateurs

Intégrations

Asana s'intègre parfaitement avec d'autres pour avoir le contrôle afin d'augmenter sa flexibilité et son efficacité.

• Asana s'intègre avec des logiciels de communication comme Slack et Microsoft Teams pour vos collaborateurs.
• Les services de stockage de fichiers comme Google Drive, Box et Dropbox sont également pris en charge.
• Ces intégrations permettent à votre équipe de travailler de manière plus efficace et coordonnée.

En fin de compte, les intégrations d'Asana vous permettent d'avoir le contrôle de créer un environnement de travail unifié et efficace.

Sécurité et Confidentialité

Asana prend au sérieux la confidentialité et la sécurité, la confiance est au cœur de leurs stratégies et processus, mais chaque utilisateur à distance doit comprendre les implications des pratiques de l'entreprise et collaborateurs.

Confidentialité

• Les abonnés d'Asana bénéficient d'un processus de confidentialité robuste, avec une collecte de données minimale principalement destinée à l'amélioration du service.
• Les utilisateurs gratuits ont plus de données collectées, y compris les données mobiles, e-mails et les métadonnées générales, mais ces données ne sont pas vendues ou partagées

Sécurité

• Asana suit une série de bonnes pratiques de sécurité, y compris les audits réguliers, le détention des certificats SOC 2 de type I et II, et le cryptage des données en transit.
• Toutefois, il faut noter que Asana stocke les données sur les serveurs Amazon, ce qui pourrait poser des préoccupations pour certains utilisateurs.

Protection de la Vie Privée

• Asana s'engage à ne partager les informations qu'avec les tiers autorisés par l'utilisateur comme leurs e-mails.
• Les usagers ont le droit de supprimer ou de retirer des informations à tout moment.
• Les clients d'entreprise ont la possibilité de choisir où leurs données sont stockées.

Asana offre un impact et des garanties solides pour chacun en matière de sécurité et de confidentialité, tout en laissant à chaque utilisateur la responsabilité de décider du niveau de partage de données acceptable pour lui comme ses e-mails.

Service Client d'Asana

L'assistance client d'Asana affiche une performance inégale.

D'un côté, ils brillent par leur réactivité face aux problèmes commerciaux et techniques. De l'autre, ils laissent à désirer dans le contrôle de l'aide aux utilisateurs à se familiariser avec l'outil.

• Réactivité sur les problématiques commerciales et techniques : En cas de question sur les tarifs d'entreprise, par exemple, Asana est capable de fournir une réponse en une heure.
• Excellente documentation : Asana propose une documentation complète et bien organisée accessible aussi bien sur leur site web que sur le client web.
• Asana Academy : Pour une formation plus complète, Asana met à disposition une série de cours qui couvrent toutes les capacités de l'outil.
• Ressources pour les développeurs : Asana dispose également de ressources destinées aux utilisateurs plus techniques, et propose même des études de cas pour ceux qui préfèrent apprendre par l'exemple.
• Aide limitée pour la prise en main du logiciel : Si vous recherchez de l'aide pour mieux comprendre et utiliser Asana, le personnel peut ne pas être aussi réactif qu'espéré.
• Forums d'Asana : les forums d'Asana, alimentés par les utilisateurs et le personnel d'Asana, constituent une autre plateforme d'assistance. La plupart des sujets reçoivent une réponse, ce qui indique que l'aide est disponible si nécessaire.

Malgré des domaines à améliorer, le support client d'Asana offre de nombreux canaux pour aider les utilisateurs à profiter pleinement de l'outil.

Réponse rapide aux demandes commerciales et techniques, documentation riche, Asana Academy et forums actifs sont autant de ressources qui valorisent le service client d'Asana.

Méthodologies de Gestion de Projet Supportées

Asana est un outil de gestion de projets flexible qui s'adapte à une multitude de méthodologies de gestion de projet, que ce soit Waterfall ou Agile.

Il offre une solution puissante pour faciliter la collaboration en équipe dans le travail, en fournissant des outils pour créer, attribuer et suivre les tâches et objectifs dans le contexte de n'importe quel style de projet.

• Méthodologies Waterfall et Agile: Asana peut être efficacement utilisé pour des projets organisés selon les méthodologies Waterfall et Agile. Sa flexibilité innée, centrée sur l'attribution des tâches, permet son intégration sans faille dans des projets de nature variée et complexe.
• Tableau Kanban: L'onglet "Tableau de la ligne de temps" peut aisément être transformé sous forme de tableau Kanban. Cela permet de visualiser et de suivre l'avancement de diverses tâches de manière publique, optimisant ainsi l'approche Agile.
• Flux de travail Scrum: Le système de tableau de bord/mise à jour peut s'intégrer parfaitement dans un flux de travail Scrum. Il est capable de détailler avec précision le sprint le plus récent, facilitant ainsi la gestion des projets Agile.
• Diagramme de Gantt: L'onglet "Calendrier" permet de cartographier les dépendances, le transformant ainsi en un outil similaire à un diagramme de Gantt. C'est un élément précieux pour la gestion de projets Waterfall.

Asana est un outil polyvalent qui offre la possibilité de fusionner des activités ou méthodes traditionnelles de gestion de projet dans un contexte de travail moderne pour vos collaborateurs.

Sa capacité à supporter une variété de méthodologies assure une flexibilité inégalée, rendant la gestion de projet un processus simplifié et efficient pour arriver à vos objectifs.

Tarifs

Asana propose divers plans tarifaires pour répondre aux besoins de divers types d'entreprises :

1. Asana Basic : Gratuit, adapté aux petites équipes ou projets individuels nécessitant une organisation de base. Inclut la capacité d'ajouter jusqu'à 15 utilisateurs, la gestion des tâches de base, et une collaboration en équipe limitée.
2. Asana Premium : Coûte 13,49 $/utilisateur par mois, offrant des capacités avancées telles que les dates de début et de fin des tâches, des rapports avancés, des outils d'analyse et un support prioritaire.
3. Asana Business : Coûte 30,49 $/utilisateur par mois, destiné aux grandes entreprises nécessitant une gestion de projet à grande échelle. Il comprend la gestion de la charge de travail, des aperçus de la timeline du portefeuille et les approbations de tâches.
4. Asana Enterprise : Le prix nécessite un contact avec Asana, offrant des solutions de gestion de projet à l'échelle de l'entreprise avec des capacités avancées de sécurité et de contrôle.

Chaque plan payant offre un essai gratuit de 30 jours pour tester le service avant de s'engager.

Alternatives

Consultez notre sélection des meilleurs outils de gestion de projet pour découvrir des alternatives populaires à Asana :

1. Monday.com

Un outil de gestion de projet innovant qui favorise une intégration efficace des ventes et des opérations de projet.

Fonctionnalités

• Collaboration efficace : Permet aux équipes de communiquer et de collaborer sur une seule plateforme.
• Gestion des tâches : Organisez vos tâches en listes, timelines et tableaux pour une meilleure visibilité.
• Automatisation : Automatisez les tâches répétitives pour améliorer l'efficacité des activités à votre équipe.
• Rapports : Dispose de puissants outils de reporting pour suivre et mesurer la performance de votre équipe.
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Tarifs

• Basic : 8$ par utilisateur/mois, facturation annuelle
• Standard : 10$ par utilisateur/mois, facturation annuelle
• Pro : 16$ par utilisateur/mois, facturation annuelle

Une solution puissante pour les entreprises cherchant à synchroniser leurs activités de vente et de gestion de projet.

2. ClickUp

Une plateforme de gestion de projet polyvalente qui s'adapte à une multitude de besoins d'entreprise.

Fonctionnalités

• Gestion des tâches : Suivez les tâches, les projets et les objectifs sur une seule plateforme.
• Collaboration : Collaborez en temps réel avec votre équipe.
• Automatisation : Automatisez vos processus de travail et activités pour gagner du temps.
• Intégrations : S'intègre avec vos outils préférés pour un flux de travail unifié.

Tarifs

• Licence Free : Gratuit pour un nombre illimité d'utilisateurs
• Licence Unlimited : 5$ par utilisateur/mois, facturation annuelle
• Licence Business : 9$ par utilisateur/mois, facturation annuelle

Un outil intuitif et abordable qui peut être adapté à presque toutes les entreprises.

3. Trello

Une plateforme de gestion de projet conviviale et abordable pour une mise en route rapide.

Fonctionnalités

• Gestion des tâches : Suivez les tâches et les projets sur des tableaux visuellement attrayants.
• Collaboration : Travaillez en collaboration avec votre équipe en temps réel.
• Automatisation (Butler) : Automatisez les tâches courantes et activités pour améliorer la productivité.
• Intégrations : Intégrez Trello avec vos outils favoris pour un flux de travail fluide.

Tarifs

• Free : Gratuit pour un usage de base
• Business Class : 10$ par utilisateur/mois, facturation annuelle
• Enterprise : Prix sur demande, dépend du nombre d'utilisateurs

Trello est une excellente option pour ceux qui recherchent une plateforme simple et économique pour gérer leurs projets.

Avis final

Asana a trouvé un équilibre difficile à trouver, réussissant à la fois à offrir presque tous les outils nécessaires à un projet moderne et sophistiqué tout en étant relativement facile à utiliser pour vos activités.

Comme nous l'avons vu tout au long de notre revue d'Asana, le résultat est un outil puissant pour garder votre équipe et votre organisation à la tâche avec de nombreuses capacités.

Toutefois, comme le dit l'adage, vous en avez pour votre argent. L'accès à ces outils puissants a un prix plus élevé que certaines autres solutions.