Pourquoi choisir Asana? Avis, Test, Avantages (2023)

Asana c'est quoi ? 

De nombreuses techniques de gestion de projet étaient autrefois réservées aux grands projets disposant de nombreuses ressources. Cependant, bon nombre de ces techniques sont désormais accessibles à tous, facilement et sans douleur, grâce à l'un des nombreux outils de gestion de projet basés sur le cloud. Asana est l'une des options les plus populaires et a la réputation d'être facile à utiliser.

C'est bien beau d'être facile à utiliser, mais offre-t-il aussi toutes les fonctionnalités importantes dont vous avez besoin pour organiser votre projet, à un prix abordable ? Consultez notre avis sur Asana pour savoir s'il répond à vos besoins.

Fonctionnalités - Asana

Gestion d'équipe

Il est important de garder une communication d'équipe simple, mais la tâche principale d'un chef d'équipe est souvent la gestion du temps. Le planificateur de tâches d'Asana est intuitif et flexible, et vous permet d'assigner des membres de l'équipe, de diviser des sous-tâches ou d'ajouter tout le monde pour créer une tâche d'équipe. Cela vous permet de suivre les progrès, de contrôler les délais et d'utiliser facilement toutes les autres fonctionnalités d'Asana.

Les fonctionnalités de gestion des ressources offertes par Asana se présentent sous la forme d'un outil de gestion des tâches au sein de la fonctionnalité Portefeuilles. L'onglet Charge de travail offre un moyen de surveiller les engagements en temps de votre équipe. Vous pouvez également ajouter la quantité d'effort qu'une tâche requiert en donnant plus de poids aux tâches difficiles. La charge de travail donne également accès aux affectations de tâches, de sorte que vous pouvez modifier les affectations sans changer de vue.

Gestion de la réalisation des projets

Un projet peut être n'importe quoi, de la planification d'initiatives stratégiques et d'objectifs d'entreprise à la planification de votre prochain sprint. L'une des raisons pour lesquelles les fonctionnalités de gestion de projet d'Asana sont si attrayantes est la facilité avec laquelle il est possible de passer d'un projet à l'autre. Il existe également de nombreuses façons de passer de la visualisation d'une tâche à celle d'un projet, quel que soit l'onglet sur lequel vous vous trouvez. 

Lors de la création de projets, il est également facile de faire un "zoom arrière" pour voir d'un coup d'œil le pourcentage d'avancement de chaque projet. Chaque projet peut également être examiné dans plusieurs vues, à l'aide de diagrammes à barres, de calendriers et de diagrammes d'absorption. Les dépendances peuvent être cartographiées dans la ligne de temps du projet, où des jalons peuvent également être utilisés pour les principales dates d'achèvement.

Asana ne dispose pas d'une fonction de suivi du temps, bien qu'il ait conclu un partenariat avec Harvest et s'intègre à plusieurs autres options.

Une étude du Project Management Institute (PMI) montre que les entreprises gaspillent plus de 122 millions de dollars par milliard de dollars investi en raison de la faible ou de la mauvaise performance des projets.

Gestion des risques et des problèmes

Asana fournit un outil qui vous permet d'étiqueter un projet :

• En cours.
• En danger.
• En retard.

L'outil n'est accessible qu'aux chefs de projet, qui peuvent sélectionner les personnes avec lesquelles il sera partagé dans le cadre d'une mise à jour régulière du statut. 

Sinon, il n'existe pas d'outil de suivi spécifique pour le suivi des problèmes, bien qu'il y ait des outils qui peuvent fonctionner. La Timeline comprend un tableau personnalisable, par exemple, dans lequel les tâches difficiles peuvent être séparées. Le même outil peut être configuré avec une série d'automatisations et de notifications. Bien entendu, pour un projet complexe, la gestion des risques peut faire l'objet d'un projet à part entière.

Reporting d'Asana

Le centre de chaque projet est la ligne de temps du projet, où les chefs de projet peuvent voir les tâches quotidiennes dans la vue calendrier, voir les messages importants et suivre l'avancement du projet. Elle constitue également l'interface de l'outil pour la plupart des fonctions de rapport. La vue d'ensemble offre un aperçu rapide des membres de l'équipe, des jalons et des objectifs. La vue d'ensemble offre également un moyen simple de créer des mises à jour attrayantes, même pour des projets complexes.

Le tableau de bord personnalisable offre de nombreuses options de rapport pour les besoins quotidiens, y compris des diagrammes d'absorption et d'autres méthodes graphiques de suivi des tâches. La ligne de temps peut fournir des diagrammes de Gantt pour les projets lorsque des dépendances sont ajoutées aux tâches. Enfin, l'onglet Tableau peut facilement servir de tableau Kanban, pour les rapports Agile.

Gestion financière

Bien que la budgétisation du projet soit un aspect essentiel de la gestion de projet, la plupart des logiciels laissent cet aspect aux applications intégrées axées sur la budgétisation, la facturation, etc. C'est une option, avec Asana qui facilite la tâche du gestionnaire de projet de plusieurs façons. Par exemple, l'intégration avec une application de suivi du temps permet d'établir des feuilles de temps, des budgets, des salaires et des factures de manière assez simple.

Asana s'intègre à une autre application, Power Bi, pour une gestion financière plus puissante. Elle permet de créer des graphiques pour suivre les dépenses prévues par rapport aux dépenses réelles. Power Bi permet également d'établir des prévisions budgétaires jusqu'à la fin du projet. 

Asana dispose de quelques outils natifs, tels que la définition d'une année fiscale personnalisée pour le projet.

Collaboration et communication

Comme tout autre outil de gestion de projet basé sur le cloud, Asana s'efforce de faciliter la communication. Il est facile de travailler avec plusieurs utilisateurs, y compris l'accès aux projets des clients, car vous pouvez accorder différents niveaux d'autorisation. Les mises à jour de statut peuvent être partagées avec l'ensemble de l'équipe ou avec des parties prenantes spécifiques. 

La collaboration sur les projets est aussi facilement encouragée. Des commentaires peuvent être ajoutés à n'importe quel niveau, aux tâches et également aux fichiers téléchargés, tels qu'un contrat client ou une campagne de courrier électronique. Le stockage des fichiers est facile à gérer, car un seul onglet répertorie tous les fichiers téléchargés dans le cadre du projet. En outre, l'accès aux projets des clients peut être personnalisé en fonction des besoins du projet.

Bien qu'il s'agisse d'un excellent outil de collaboration, il ne dispose pas de toutes les fonctionnalités que proposent certaines alternatives, comme le chat en temps réel. 

Intégration

Asana offre de nombreuses options pour la gestion et le suivi des tâches, et presque tous les outils tournent autour de l'attribution, du rapport ou de la communication d'une tâche. Comme nous l'avons déjà noté, certains outils de gestion de projet importants ne sont pas natifs d'Asana et doivent être intégrés à une application externe. Nous en avons déjà mentionné deux, Harvest pour le suivi du temps et Power Bi pour les analyses, mais il en existe bien d'autres.

Slack, les produits Microsoft et les produits Google sont tous faciles à intégrer. Il existe également de nombreuses autres options, les entreprises proposant des intégrations devant rejoindre le programme de partenariat d'Asana.

Intelligence artificielle

L'automatisation de chaque tâche quotidienne répétitive permet à un chef de projet de se concentrer sur des choses plus importantes, à savoir garder son projet organisé. Asana offre un certain nombre de moyens différents de mettre en place des tâches récurrentes automatiques ou d'envoyer gratuitement des notifications par e-mail aux membres de l'équipe. 

Des notifications peuvent être envoyées lorsque les responsables assignent des tâches, que les tâches sont terminées ou que les délais sont dépassés. Vous pouvez également configurer des rappels pour les publications quotidiennes de votre projet sur les médias sociaux ou d'autres tâches quotidiennes.

D'autres types d'automatisation ont pour but de vous aider à rester organisé. Par exemple, le tableau de style kanban permet de déplacer automatiquement les tâches d'une section à l'autre, selon des règles définies par l'utilisateur. 

L'automatisation facilite également l'établissement de rapports, en permettant de créer et de partager facilement des rapports d'état.

Facilité d'utilisation

L'expérience de chacun varie. Dans l'ensemble, la plupart des commentaires des clients indiquent que le service propose un logiciel de gestion de projet simple qui offre néanmoins de vastes possibilités de planification de projet. L'interface utilisateur peut demander un peu d'exploration pour la comprendre, mais il y a beaucoup de conseils, y compris des cours fournissant des conseils pour des cas d'utilisation spécifiques. 

Sinon, il est possible d'assigner des tâches quelques instants après l'inscription. Les modèles de projet proposés offrent un moyen simple d'organiser les tâches. Il est également possible de définir vos propres modèles, afin d'assurer la cohérence des projets au sein de votre organisation. 

La facilité avec laquelle on peut gérer les tâches à partir de n'importe quel écran facilite les changements à la volée, permettant à un utilisateur de suivre une tâche spécifique dans les vues Calendrier, Tableau ou Chronologie. Et, grâce à leur application mobile, vous n'êtes jamais à plus d'un coup de fil de votre équipe.

Sécurité et confidentialité

La sécurité et la confidentialité d'Asana sont... pas terribles : ce n'est pas Airtable. Il y a quelques défauts dans la façon dont Asana aborde la sécurité et la confidentialité, mais ils ne sont pas vraiment rédhibitoires. Considérez-les comme des éléments à surveiller avant tout.

Confidentialité d'Asana

En lisant la politique de confidentialité, vous verrez rapidement qu'Asana reconnaît deux types de clients : les abonnés et les utilisateurs gratuits. Le premier groupe est assez sûr, car Asana ne collecte que le strict minimum de données, qui sont utilisées pour améliorer le service. Nous doutons qu'il y ait un seul service qui ne fasse pas cela dans une certaine mesure, et tant que les données sont anonymisées, cela n'a pas vraiment d'importance.

Les utilisateurs gratuits, cependant, ont beaucoup plus de données collectées, y compris des données mobiles et des métadonnées générales. En principe, comme pour les informations relatives aux abonnés, ces données ne sont ni vendues ni partagées, mais Asana semble vouloir en savoir plus sur les utilisateurs gratuits que sur ses abonnés.

Cependant, les citoyens de l'UE ont leurs droits protégés par le GDPR et il ne semble pas qu'Asana fasse quelque chose de particulièrement infâme avec ces données. Il semble plutôt que les utilisateurs gratuits, qui bénéficient d'un outil plutôt intéressant pour rien, se voient simplement siphonner un peu plus de données pour les besoins de l'entreprise. Si vous pensez que c'est juste, alors vous pouvez utiliser Asana.

Sécurité d'Asana

La sécurité d'Asana est bonne en ce sens qu'elle coche toutes les bonnes cases, mais nous devons dire que nous nous sentons toujours un peu mal à l'aise après avoir lu la déclaration de l'entreprise sur la sécurité. Nous apprécions le fait que le système soit régulièrement audité, qu'il détienne des certificats SOC 2 de type I et II et que les données soient cryptées avec TLS lorsqu'elles transitent. Ce sont toutes de bonnes choses.

Le problème est qu'Asana utilise des serveurs Amazon pour stocker les données. Il y a tellement de problèmes avec Amazon que nous nous sentons un peu mal à l'aise de dire à quiconque de stocker des données avec eux. Le résultat est que si vous stockez des données sur Asana, ne le faites que pour des choses non sensibles. Nous stockons notre recette secrète aux 11 épices et d'autres données de ce type dans des services de stockage en cloud sécurisés comme pCloud ou Sync.com.

Vie privée

La sécurité et la confidentialité font partie des objectifs de l'entreprise Asana, décrits en détail sur son site Web. Ils offrent plusieurs garanties, notamment qu'ils ne partageront les informations qu'avec les tiers avec lesquels vous choisissez de travailler. Vous pouvez également retirer ou supprimer des informations à volonté. Le plus impressionnant est peut-être qu'Asana vous permet également de choisir où vos données sont stockées dans le monde, mais uniquement si vous êtes une entreprise cliente.

Support

Si vous recherchez un support client, Asana n'est pas le meilleur. Le personnel d'Asana semble répugner à parler des problèmes des utilisateurs, mais les problèmes commerciaux et techniques sont traités rapidement. Ils nous ont répondu dans l'heure lorsque nous avons posé des questions sur les tarifs pour les entreprises, par exemple. Cependant, si vous avez besoin d'aide pour vous familiariser avec le programme, ils ne sont pas d'une grande aide.

Pour cela, vous devez soit consulter les guides et les tutoriels d'auto-assistance, soit visiter les forums, qui se trouvent tous sur la page d'assistance. Nous devons dire que la documentation fournie par Asana est excellente, et nous apprécions le fait que vous puissiez y accéder à partir du site Web et du client Web.‍

Outre les guides d'aide habituels et les tutoriels pour débutants, Asana propose également l'Asana Academy, qui est un ensemble de cours guidant les utilisateurs à travers tout ce que le logiciel a à offrir. Si vous voulez quelque chose de plus technique, il existe des ressources destinées spécifiquement aux développeurs, et il y a même des cas d'utilisation pour les personnes qui aiment les modèles.

Si, d'une manière ou d'une autre, vous ne trouvez pas votre réponse parmi toutes ces ressources, vous pouvez consulter les forums, qui sont alimentés à la fois par des utilisateurs compétents et par le personnel d'Asana. Nous y avons navigué pendant un certain temps et avons constaté que peu de messages du forum restent sans réponse, donc l'aide est là si vous en avez besoin.

Méthodologies Supportées

Avec Asana, vous pouvez gérer des projets organisés selon les méthodologies Waterfall ou Agile. La flexibilité du système, centré sur l'attribution des tâches, signifie qu'il peut être intégré à des projets plus complexes. Toutefois, certaines fonctionnalités pourraient être mieux adaptées à une approche Agile.

En particulier, l'onglet Tableau de la ligne de temps semble prêt à devenir un tableau Kanban, permettant de suivre l'avancement de diverses tâches de manière publiquement visible. Le système de tableau de bord/mise à jour pourrait bien s'intégrer dans un flux de travail Scrum, en détaillant le sprint le plus récent.

D'autre part, l'onglet Calendrier permet de cartographier les dépendances, ce qui le transforme en diagramme de Gantt. Il existe de nombreuses façons d'utiliser Asana pour intégrer les méthodes traditionnelles dans un projet moderne.

Tarifs

Asana n'est peut-être pas un logiciel de gestion de projet bon marché, mais il offre un bon rapport qualité-prix si vous avez besoin d'un outil de gestion de projet polyvalent. Il existe une version gratuite qui est idéale pour organiser un projet individuel ou de base. Vous devrez passer à l'un des plans payants pour obtenir de nombreuses fonctionnalités importantes, comme les dates de début et de fin des tâches, ou les rapports et analyses de qualité. Les options comprennent :

• Asana Basic : 0 $, jusqu'à 15 utilisateurs.
• Asan Premium : 13,49 $/utilisateur par mois.
• Asana Business : 30,49 $/utilisateur par mois.
• Asana Enterprise : Requiert une enquête.

Les prix sont plus élevés que ceux de certains concurrents, comme ClickUp, mais vous pouvez bénéficier d'une réduction si vous choisissez de payer annuellement. Il est également plus complexe que certaines options, comme Basecamp, qui offre un nombre illimité d'utilisateurs et d'équipes pour un prix forfaitaire. Cependant, chacun des niveaux de paiement offre un essai gratuit de 30 jours, ce qui vous permet de savoir sans risque si le jeu en vaut la chandelle.

Alternatives

Consultez notre sélection des meilleurs outils de gestion de projet pour découvrir des alternatives populaires à Asana :

1. ClickUp - Le meilleur logiciel de gestion de projet pour la plupart des entreprises
2. ‍Trello - Le coût le plus bas pour mettre en place votre logiciel de gestion de projet dès aujourd'hui
3. Travail d'équipe - idéal pour les entreprises axées sur la clientèle et les services
4. Monday.com - Le meilleur pour associer les ventes à la gestion de projet
5. Smartsheet - La meilleure façon de transformer les feuilles de calcul en or de la gestion de projet.

Avis final

Asana a trouvé un équilibre difficile à trouver, réussissant à la fois à offrir presque tous les outils nécessaires à un projet moderne et sophistiqué tout en étant relativement facile à utiliser. Comme nous l'avons vu tout au long de notre revue d'Asana, le résultat est un outil puissant pour garder votre équipe et votre organisation à la tâche.

Toutefois, comme le dit l'adage, vous en avez pour votre argent. L'accès à ces outils puissants a un prix plus élevé que certaines autres solutions.

FAQs

Asana fonctionne-t-il vraiment ?

Asana semble convenir à de nombreuses personnes, offrant une gamme d'outils de gestion de projet importants pour tous les types de projets, des particuliers jusqu'aux grandes entreprises. Il est généralement considéré comme un très bon outil pour rester organisé et sur la bonne voie dans un projet. Cependant, vous devrez payer pour Asana Premium, Business ou Enterprise pour accéder à de nombreuses fonctionnalités utiles

Y a-t-il quelque chose de mieux qu'Asana ?

Asana n'est peut-être pas la solution idéale pour tous les besoins. Il existe peut-être d'autres options mieux adaptées aux projets solo, par exemple. Cependant, les avis des clients semblent considérer qu'Asana est un excellent outil de gestion de projet qui offre un bon rapport qualité-prix. Il offre un bon équilibre entre facilité d'utilisation et outils puissants. 

Asana présente toutefois des lacunes dans certains domaines. En particulier, il n'offre pas d'outils spécifiques pour la facturation ou d'autres aspects financiers de la gestion de projet. Le suivi du temps nécessite également une intégration avec une autre application.

Lequel est le meilleur, Jira ou Asana ?

Bien que les deux logiciels soient tout simplement remarquables, Jira et Asana répondent à deux besoins différents. Asana fournit un outil de gestion de projet complet pour tout type de projet, y compris la gestion des tâches, les diagrammes de Gantt, les flux de travail automatisés et une série d'autres fonctionnalités visant à maintenir l'organisation d'un projet. 

Jira a été conçu à l'origine comme un outil de suivi des problèmes pour le développement de logiciels et il a été optimisé pour être utilisé dans ce type de projets. Il peut fonctionner particulièrement bien avec les méthodologies Agile, avec des fonctionnalités de suivi des sprints, par exemple.

Quoi de neuf dans Asana ?

Les mises à jour les plus récentes d'Asana offrent de nouvelles fonctions aux utilisateurs d'Enterprise. Celles-ci visent à offrir un plus large éventail de fonctions de sécurité pour mieux contrôler les données, comme la possibilité de limiter les informations ou les connexions à des postes de travail spécifiques. 

Les comptes d'entreprise peuvent aussi désormais exiger des mesures de sécurité telles que l'authentification à deux facteurs. En outre, plusieurs outils permettant d'automatiser la configuration des comptes et les autorisations ont été annoncés pour les responsables informatiques.

Asana est-il entièrement gratuit ?

Il existe une version gratuite d'Asana, appelée compte de base. Elle est toutefois très limitée à plusieurs égards. Le niveau de base offre 15 comptes, ce qui est en fait plus que de nombreuses alternatives. Cependant, des outils importants tels que certaines vues de projet, les jalons de projet et un certain nombre d'autres fonctionnalités nécessitent un niveau payant.

La plupart des utilisateurs s'accordent à dire qu'Asana offre généralement un bon rapport qualité-prix, et que la mise à niveau peut donc être intéressante. Toutefois, notez qu'Asana est plus cher que certaines autres options.

A quoi sert Asana ?

Asana est un tableau de bord de gestion du lieu de travail qui est utilisé pour divers projets au sein des équipes et des départements des entreprises.

Qu'est-ce qu'une tâche dans Asana ?

Une tâche est l'unité d'action la plus fondamentale dans Asana. Lorsque vous assignez une tâche à un membre de l'équipe, vous pouvez la voir dans le volet de droite si vous l'assignez ou si vous êtes l'assigné.

Existe-t-il une application de bureau pour Asana ?

Oui, il existe une application de bureau pour Asana. Vous pouvez la télécharger sur leur site Web pour Mac ou PC.