FileHold : Système de gestion documentaire sécurisé pour entreprises

Qu'est-ce que Filehold ?

Filehold est un outil de stockage de documents (GED) et de workflow documentaire spécialement conçu pour les organisations.

Il s'agit d'une armoire à dossiers numérique centralisée qui stocke tous les fichiers de manière sécurisée afin que les utilisateurs puissent y accéder facilement en cas de besoin.  Filehold dispose d'un puissant moteur de recherche qui permet de trouver rapidement tous les fichiers nécessaires.

Les recherches fréquentes peuvent être enregistrées et réutilisées d'un simple clic.  En utilisant ce système de gestion de documents, les équipes auront plus de temps pour se concentrer sur d'autres choses significatives plutôt que sur la recherche de documents. Ce logiciel a été conçu avec de nombreuses fonctionnalités qui le distinguent de tous les autres produits de gestion de documents, il est de niveau entreprise tout en restant abordable.

Fonctionnalités

Parmi les fonctionnalités offertes par Filehold, on peut citer :

1. Stockage centralisé

La caractéristique la plus évidente et la plus utile de Filehold est qu'il fournit un système de stockage centralisé sécurisé basé sur le cloud.

Tout ce qui est mis dans ce système est sauvegardé dans le nuage et ne sera donc jamais perdu. Les données sont disponibles dès que quelqu'un les demande. Tous les documents de votre organisation sont présents en un seul endroit, et tout le monde y a un accès total. Filehold peut facilement tout organiser.

Les organisations doivent disposer d'un système de gestion des documents centralisé et sécurisé, car il garantit que leur propriété intellectuelle est toujours protégée de la meilleure façon possible. Les utilisateurs peuvent y déposer des documents classifiés afin qu'ils restent en sécurité.  Il est possible d'archiver certains documents afin qu'ils ne puissent pas être modifiés. Des politiques de conservation et de disposition peuvent leur être appliquées.

2- Liaison de documents

Filehold offre également la possibilité de lier des documents entre eux selon une relation parent-enfant. Par exemple, tous les contrats relatifs aux voitures peuvent être liés au document principal, la salle d'exposition de voitures. Cela permet d'organiser et de rappeler facilement les documents. La liaison et l'organisation des documents peuvent être réalisées en peu de temps et avec un minimum d'effort.

3. Recherche

La caractéristique la plus importante d'un système de gestion de documents est un puissant moteur de recherche. Si la bibliothèque possède des milliers de documents et qu'un utilisateur souhaite en ouvrir un, le moyen le plus simple de le trouver sera de rechercher un mot clé dans ce document.  Avoir un bon système de recherche permet de gagner beaucoup de temps. Le moteur de recherche de Filehold permet aux utilisateurs de rechercher les fichiers de la manière suivante :

• Recherche en texte intégral de tout document ayant fait l'objet d'une reconnaissance optique de caractères.
• Par nom de fichier
• Par métadonnées

Ces options permettent aux utilisateurs de rechercher et de trouver rapidement le document qu'ils recherchent. Il s'agit d'une solution simple mais efficace pour trouver un seul document dans une grande bibliothèque. Les utilisateurs peuvent rechercher soit les documents actifs, soit les documents archivés.  Lors de la recherche d'un document, l'utilisateur trouvera également les différentes versions de ce document.

4. OCR

La conversion de documents en fichiers OCR lisibles est l'une des fonctionnalités les plus puissantes de Filehold.  Pour en savoir plus, consultez la page OCR (Optical Character Recognition) côté serveur.

Cette fonctionnalité permet à l'utilisateur d'identifier le texte des documents scannés et de capturer les métadonnées importantes qui permettent de les classer correctement. Il est également possible d'améliorer la classification en ajoutant manuellement des métadonnées.

Le processus d'OCR peut être effectué pendant la numérisation des documents.  Si les documents ont été saisis et n'ont pas été OCRés, il est possible de le faire en utilisant la fonction d'OCR côté serveur de Filehold. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent indexer et rechercher des documents PDF ou TIFF.

5. Collaboration

De nombreux outils de collaboration sont présents sur Filehold et facilitent la communication entre les équipes de manière efficace.

L'outil principal est le workflow et l'approbation des documents. Le workflow permet de partager facilement des documents avec d'autres membres de l'équipe pour qu'ils contribuent à un document ou le révisent.  Un bon exemple pourrait être un contrat qui doit être signé par de nombreuses personnes dans une organisation.

Tout se fait par voie électronique. Peu importe l'endroit où un membre de l'équipe travaille, Filehold fournit les outils nécessaires pour être efficace de n'importe où dans le monde. Filehold agit comme un pont entre les membres de l'équipe et le travail.

L'un des points forts de ces outils de collaboration est la fonction d'enregistrement et de retrait. Elle permet de déterminer si une personne a travaillé sur un document ou non. Il existe un journal d'audit qui permet de suivre tout ce que l'on fait sur un document. Si une personne a accédé à un document et y a apporté des modifications, cela sera indiqué dans le journal d'audit, y compris la date et l'heure de l'accès.

6. Gestion des tâches

Filehold permet aux utilisateurs d'être plus productifs que jamais. Des fonctionnalités telles que le calendrier rappellent aux managers d'assigner certaines tâches de workflow aux équipes. Les responsables peuvent vérifier si la tâche est toujours active ou terminée. Cela permet aux organisations de responsabiliser les personnes qui ne terminent pas leurs tâches de workflow.

8. Numérisation et imagerie

Filehold fournit à ses utilisateurs un très bon logiciel de numérisation de documents qui fonctionne sur le bureau.

De plus, FileScan Bridge supporte tous les logiciels de numérisation et d'imagerie tiers. Grâce à l'intégration de ce logiciel de numérisation, les utilisateurs peuvent numériser des documents très facilement et capturer automatiquement les métadonnées qui sont incorporées dans le document.

Il est parfois difficile de télécharger certains documents, mais avec Filehold, les utilisateurs peuvent télécharger n'importe quel document depuis n'importe quelle source de numérisation.

9. Caractéristiques optionnelles

Il existe de nombreuses fonctions optionnelles qui peuvent être ajoutées à Filehold à tout moment.  L'une des fonctions les plus précieuses est Courier (Service d'emails sécurisés). 

Courier permet aux utilisateurs d'envoyer un lien vers un document à toute personne disposant d'une adresse e-mail.  Une fois qu'ils ont reçu le lien protégé par un mot de passe, ils peuvent accéder au document directement dans Filehold.

S'il s'agit d'un document de workflow, ils peuvent l'approuver et le renvoyer.

Tarifs

Filehold propose 3 plans tarifaires à ses clients :

1. Filehold Express

Cette formule est conçue pour les petites organisations qui ne comptent que 5 à 20 utilisateurs. Le prix d'entrée est abordable pour les petites organisations.  Si l'organisation souhaite passer à Filehold Enterprise, elle peut facilement le faire par un simple changement de licence.

Cette formule est idéale pour les organisations qui viennent de démarrer ou qui n'ont besoin que d'une solution départementale pour un maximum de 20 utilisateurs. Les utilisateurs disposent de toutes les fonctionnalités dont ils ont besoin, mais une fois que l'organisation s'est développée ou qu'il est nécessaire d'ajouter un nouveau département, il est facile de passer à Filehold Enterprise.

2. Filehold Entreprise

Filehold Enterprise est destiné aux grandes organisations de plus de 20 utilisateurs.  Tout comme Filehold Enterprise, il y a de nombreuses fonctionnalités standard. Et un éventail de fonctionnalités optionnelles à choisir parmi les fonctionnalités optionnelles.  La tarification est conçue de telle sorte que plus le nombre d'utilisateurs ajoutés au système est important, plus le coût par utilisateur est faible.

3. Essai gratuit

Filehold offre des essais gratuits à toute personne disposant d'un serveur correctement préparé, sur site ou dans le cloud.  Pour ceux qui souhaitent une solution totalement hébergée par Filehold, elle peut être fournie sur le cloud Microsoft Azure.  Le logiciel peut être testé pendant 10 jours pour explorer toutes les fonctionnalités et déterminer si elles peuvent aider votre organisation ou non.

Support Client

Filehold propose un package de support appelé FileCare qui fournit un support technique et des mises à jour logicielles. Cette formule de support est disponible pour les versions Express et Enterprise. FileCare comprend également un support tel que :

• conseil en matière de meilleures pratiques de gestion des documents
• l'administration des serveurs, y compris les questions de sécurité
• vérification du serveur
• archivage de données
• reprise après sinistre
• rapports personnalisés
• l'intégration des données, et
• aider à résoudre les problèmes de compatibilité des logiciels et du matériel des tiers.

L'assistance technique générale comprend le courrier électronique, le téléphone et l'assistance en ligne via un portail d'assistance. FileCare est optionnel, mais notez que les entreprises qui n'ont pas FileCare devront payer 250 $ par heure pour un minimum de deux heures pour une demande de support technique.

Il existe également une base de connaissances où les utilisateurs peuvent obtenir des réponses et des informations sur le logiciel, comme des guides de produits.

Avis final

Disposer d'un bon système de gestion de documents est nécessaire pour les organisations, surtout si la conformité des documents, comme le GDPR, est nécessaire. Les fonctionnalités du système de gestion documentaire Filehold en font l'un des meilleurs. Les documents d'une organisation peuvent être sécurisés et organisés.  Les processus de workflow et d'approbation permettent de vérifier que le travail lié aux documents est bien effectué.  Les fonctions de piste d'audit garantissent un enregistrement complet de chaque activité liée aux documents.  Les fonctions de numérisation et d'ingestion de documents peuvent mettre toute organisation sur la voie d'un bureau sans papier.

Au final, Filehold est le meilleur système de gestion de documents du marché et convient aussi bien aux petites qu'aux grandes entreprises. Si votre organisation souhaite que vos documents soient organisés et sécurisés, Filehold est la solution qu'il vous faut.