Hive : Gérez vos projets et boostez votre productivité

Qu'est-ce que le logiciel Hive ? 

Hive est un logiciel de gestion de projets basé dans le cloud que les entreprises de toute taille peuvent utiliser pour gérer des équipes, collaborer, planifier des projets, attribuer des tâches et automatiser les processus de flux de travail.

L'un des outils de gestion de projet les plus récents du marché, Hive a été fondé en 2016 par les cofondateurs John Furneaux et Eric Typaldos.

L'outil est à la fois une partie de la gestion de projet et une partie de l'IA, rassemblant des fonctionnalités telles que la gestion automatisée des tâches, les flux de travail personnalisés, les modèles, la messagerie et la collaboration sous un même toit.

Hive offre plus d'une douzaine d'intégrations tierces natives avec des outils comme Microsoft Teams, Google Workspace, JIRA et Salesforce ; des connexions supplémentaires peuvent être débloquées avec un plan payant via Zapier (coûts supplémentaires).

Les entreprises peuvent organiser des projets entiers dans des tableaux Kanban, suivre la productivité à l'aide de graphiques d'utilisation des ressources et utiliser des échéances pour maintenir les tâches sur la bonne voie.

Hive propose un plan gratuit pour un maximum de deux utilisateurs, avec quelques limitations de fonctionnalités.

Fonctionnalités

Voici quelques-unes des meilleures fonctionnalités de Hive.

1. Système de messagerie intégrée

Hive dispose d'une fenêtre de messagerie intégrée qui fonctionne comme Slack ou Google Hangouts ; vous pouvez glisser-déposer des messages de chat dans votre fenêtre de tâches pour les transformer en éléments à faire.

J'aime garder la communication dans l'outil de gestion de projet. Tout est ainsi organisé et il est plus facile de trouver des messages concernant des tâches ou des projets spécifiques sans avoir à passer d'une fenêtre à l'autre.

Le panneau de messagerie de Hive se connecte au panneau de messagerie du tableau de bord de l'outil. Vous pouvez y lancer des discussions privées ou de groupe avec le reste de votre équipe, mentionner @ des personnes pour les avertir de quelque chose et même réagir aux messages à l'aide d'émojis. Et si vous ne voulez pas être dérangé, il vous suffit de désactiver vos notifications ou de changer votre statut en "occupé".

Si vous souhaitez ajouter quelqu'un à un groupe, vous pouvez l'inviter par email électronique. Dans chaque discussion, vous pouvez glisser-déposer du contenu et des pièces jointes pour partager facilement des ressources.

2. Communications

Hive fait office de système de messagerie instantanée, de plateforme de collaboration aux tâches et de solution de messagerie électronique (intégration avec le service que vous utilisez déjà).

Personne - je dis bien personne - n'aime parcourir les différentes plateformes de communication à la recherche d'un message que quelqu'un a envoyé il y a plusieurs semaines.

Hive regroupe toutes vos communications sous un même toit. La fonction de communication centralisée signifie que vous pouvez ajouter les applications que vous utilisez déjà pour parler, comme Slack, Skype et Google Hangouts, et les utiliser toutes à partir du tableau de bord de Hive. La fonction de recherche avancée de Hive peut même vous aider à repérer des éléments de communication par mot-clé ou par destinataire.

3. Options de mise en page

Chaque utilisateur peut personnaliser la façon dont il visualise le calendrier de ses projets (Kanban, diagramme de Gantt, liste, calendrier) en passant de l'un à l'autre selon ses préférences personnelles.

Les visuels souples de la mise en page de gestion de projet de Hive vous offrent plusieurs façons de visualiser et d'organiser vos tâches.

Vous disposez des options habituelles telles que le diagramme de Gantt et les tableaux Kanban, mais aussi d'un tableau intégré, d'une vue de portefeuille et d'une vue de calendrier. Vous pouvez également utiliser la vue d'état pour visualiser les tâches qui ont été réalisées et celles qui restent à terminer.

La vue d'équipe est également un moyen rapide pour les chefs de projet de voir la quantité de travail de chaque membre de l'équipe sur leur calendrier. Elle ressemble à un tableau Kanban, et chaque membre de l'équipe a sa propre colonne et les tâches sur lesquelles il travaille en dessous :

Hive prend en charge la planification des projets à l'aide d'un tableau Kanban avec des tâches basées sur des cartes et organisées en fonction de l'état, du destinataire ou d'autres indicateurs.

4. Tableau récapitulatif des projets

La fonction de vue récapitulative vous permet de visualiser chaque tâche sur laquelle vous travaillez ou qui vous a été assignée.

Le navigateur de projets de Hive offre aux utilisateurs un aperçu rapide des projets dont ils font partie, des personnes avec lesquelles ils travaillent et des dates d'échéance à venir.

Dans cette vue, chaque tâche sera affichée avec le nom du projet, la date d'échéance et le statut. Les chefs de projet peuvent afficher un résumé du projet pour l'ensemble de leur équipe. Et si vous souhaitez envoyer la mise à jour par e-mail à vous-même, au reste de votre équipe ou même à vos clients pour les tenir au courant, il vous suffit de sélectionner l'option e-mail dans l'écran de résumé :

Vous pouvez envoyer par e-mail, exporter ou créer un lien vers les résumés et les mises à jour de l'état d'avancement du projet afin de les partager avec les parties prenantes externes.

Tarifs

Le prix de Hive ne comporte que deux niveaux : professionnel et entreprise.

1. Plan Solo

L'utilisation de Hive Solo est gratuite pour un maximum de deux utilisateurs. Vous aurez accès à toutes les fonctions de base de gestion de projet et de collaboration, ainsi qu'à un stockage illimité des données. Les fonctions avancées et les modules complémentaires ne sont pas inclus.

2. Plan professionnel

Le plan professionnel commence à 12 $/utilisateur/mois si vous payez pour un abonnement annuel et si vous voulez payer mensuellement, cela passera à 16 $/utilisateur/mois.

Le niveau professionnel comprend la plupart des fonctionnalités dont une petite entreprise a besoin pour gérer ses projets. Votre équipe pourra envoyer des messages, collaborer dans des tableaux et intégrer ses emails dans le tableau de bord de Hive. Les chefs de projet peuvent également créer des automatisations de flux de travail, stocker des notes de réunion et créer des modèles d'action pour réduire les tâches manuelles.

3. Plan d'entreprise

Le plan d'entreprise présente-t-il un bon rapport qualité-prix ?

J'aimerais pouvoir vous le dire. Les entreprises doivent contacter Hive pour se faire une idée de ce niveau de prix. Je peux vous dire que le plan d'entreprise comprend toutes les fonctionnalités du plan professionnel et des ajouts comme l'analyse, les intégrations personnalisées et l'assistance au déploiement. 

La tarification du plan d'entreprise est moins souple : les entreprises ne peuvent être facturées que sur une base annuelle.

Modules complémentaires d'espace de travail

J'ai mentionné précédemment que certaines fonctionnalités (tout à fait nécessaires) sont absentes du plan professionnel de Hive, et que vous devrez payer un supplément pour les obtenir. Ces ajouts à l'espace de travail sont :

• Épreuves et approbations : 4 $/utilisateur/mois + prix de base
• Ressourcement : 4 $/utilisateur/mois + prix de base
• Feuilles de temps : 4 $/utilisateur/par mois + prix de base
• Enterprise Hive Security : 4 $/utilisateur/mois + prix de base
• Utilisateurs externes : 4 $/utilisateur/par mois + prix de base
• Hive Analytics : $6/utilisateur/par mois + prix de base

N'oubliez pas de tenir compte de ces suppléments lorsque vous décidez si Hive est l'outil qui vous convient, car les coûts supplémentaires peuvent s'accumuler.

Intégrations

1. Intégrations natives

Hive propose des dizaines d'intégrations natives tells que Microsoft Teams, Slack Salesforce ou encore Gmail. 

Même si cela peut encore resté limité, Hive ne continue au fil du temps à étoffer l'ensemble de ses intégrations natives pour simplifier la connexion de cet outil de gestion de projet avec l'écosystème technique de ses clients. 

2. Intégrations non natives

Les intégrations non natives nécessitent un compte Zapier.

L'accès à la liste complète de plus de 1000 intégrations tierces est payant. Attendez-vous à payer un supplément de 19,99 $/mois+.

Comment connecter Hive à Zapier ?

1. Connectez-vous à votre compte Zapier ou créez un nouveau compte.
2. Naviguez vers "Comptes connectés" dans la barre de menu supérieure.
3. Cliquez maintenant sur "Connecter un nouveau compte" et recherchez "Hive".
4. Utilisez vos informations d'identification pour connecter votre compte Hive à Zapier.
5. Une fois que c'est fait, vous pouvez commencer à créer une automatisation ! Utilisez un Zap préétabli ou créez le vôtre avec l'éditeur de Zap.
6. La création d'un Zap ne nécessite aucune connaissance en développement et vous serez guidé pas à pas dans la configuration.

Sécurité et confidentialité

Hive fait un bon travail pour garder vos données à l'abri des tiers non autorisés. La société est certifiée SOC 2, ce qui signifie qu'un évaluateur indépendant a conclu que les pratiques de sécurité de Hive et son approche de la protection des données des utilisateurs sont conformes aux attentes de l'American Institute of CPAs.

Hive utilise le cryptage SSL pour sécuriser son réseau et repousser les intrus, et affirme également que tous ses serveurs sont protégés par un pare-feu de niveau entreprise. L'expression "de niveau entreprise" semble tout droit sortie du département marketing qui sirote un café au lait ; nous préférerions savoir quel est exactement le pare-feu qui protège les données des utilisateurs.

La politique de confidentialité est longue et Hive utilise une petite police de caractères, ce qui peut sembler pédant, mais c'est généralement le signe qu'une entreprise préférerait que vous ne vous plongiez pas dans sa politique. Cependant, nous ne nous laissons jamais décourager et nous avons pris le temps de voir exactement ce que fait Hive pour préserver la confidentialité des données des utilisateurs. 

Drapeaux rouges en matière de protection de la vie privée
Le premier drapeau rouge concernant les informations sur les utilisateurs est que Hive déclare qu'il (et les fournisseurs tiers) peut utiliser vos données pour "vous proposer des publicités basées sur vos intérêts". Ce n'est jamais un bon signe, surtout pour un service qui demande déjà un abonnement élevé.

Hive déclare également qu'il existe certains scénarios dans lesquels elle peut partager les données des utilisateurs sans leur consentement. Bien que nous acceptions que cette société basée à New York puisse avoir besoin de transmettre des données aux forces de l'ordre, il y a une section qui est beaucoup trop vague à notre goût.

Hive déclare qu'il peut céder vos données sans votre consentement si "cela est nécessaire pour protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété de Hive, ou de ses concédants, affiliés, utilisateurs ou autres tiers". 

Il s'agit là d'un excellent exemple de politique de confidentialité qui en dit beaucoup sans vraiment dire quoi que ce soit, et nous attendons des exemples de la raison pour laquelle Hive estime devoir "protéger ses droits" et ceux des tiers.

‍

Support Client

En ce qui concerne le service clientèle, nous avons parlé à l'équipe de Hive à deux reprises par e-mail et avons eu une expérience plutôt positive. Nos deux requêtes ont reçu une réponse dans les deux heures, et l'agent a répondu à nos questions de manière claire et avec les informations demandées.

Dans l'application web, il y a un onglet pour contacter le support client de Hive. Cependant, lorsque nous avons cliqué sur cet onglet, il ne répondait pas du tout. Au final, nous avons dû nous rendre sur la page d'accueil de Hive et les contacter via une application de messagerie, qui n'est en fait qu'un autre moyen d'envoyer un e-mail.

Les choses s'améliorent considérablement lorsqu'il s'agit de tutoriels, de FAQ et d'options de base de connaissances. Hive a créé une chaîne YouTube pleine de tutoriels vidéo qui vous font découvrir l'application et toutes ses fonctions. La FAQ est assez complète et il a été facile de trouver des informations sur un grand nombre de sujets. 

Nous apprécions également le fait que vous puissiez réserver des webinaires, qui sont gratuits, et qu'une personne de Hive vous guide à travers le logiciel.

FAQs

La gestion de projet Hive est-elle bonne ? 

Hive est un bon outil pour les chefs de projet à la recherche d'un service de planification de projet bien conçu et fonctionnant bien.

Les données de Hive sont-elles sécurisées ?

Hive dispose d'une solide sécurité pour les données des utilisateurs et est certifié SOC 2. Cela signifie qu'il est hautement capable de repousser les attaques et les accès non autorisés aux données des utilisateurs.

Avis final

Hive est un outil génial qui mérite au moins d'être testé si vous envisagez d'investir dans un logiciel de gestion de projet.

Non seulement il possède une interface claire, mais ses capacités de collaboration, ses fonctions de gestion de projet et ses analyses avancées en font un outil tout-en-un. Les entreprises pourront l'utiliser dès sa sortie de l'emballage, mais gardez à l'esprit que cet outil comporte de nombreuses fonctionnalités et qu'il faudra donc un temps d'apprentissage pour que votre équipe soit parfaitement rodée.

Mon plus gros reproche - les ajouts supplémentaires - est une chose que je vous invite à prendre en compte lorsque vous testez Hive. Vous devez être honnête quant aux fonctionnalités dont vous aurez besoin, puis vous demander si vous pouvez vous les offrir dans votre budget.