7 Meilleurs logiciels de Knowledge Management (2024)

J'ai classé et examiné les 7 meilleurs logiciels de knowledge management en fonction de leurs capacités de recherche, de leurs fonctions de collaboration, de leur prix, etc.
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Pourquoi s'intéresser aux logiciels de Knowledge management ? 

Vous voulez passer directement à mes meilleurs choix ? Les meilleurs logiciels de knowledge management sont Freshdesk et HubSpot Knowledge Base.

Avez-vous besoin de savoir quel logiciel de knowledge management utiliser pour votre entreprise ?

Dans ce guide, j'ai classé et passé en revue les meilleurs logiciels de knowledge management à utiliser en fonction de leur facilité d'utilisation, de leurs capacités de recherche et d'assistance, de leurs fonctionnalités, de leur prix, de leur support, etc.

Passons à la liste.

Quel est le meilleur logiciel de knowledge management ?

Voici une liste de quelques-unes des meilleures plateformes de knowledge management à utiliser cette année.

1. Freshdesk.

Meilleur logiciel global de knowledge management (gratuit - 99 $ par mois).

Freshdesk: knowledge base tool

Freshdesk est un outil de knowledge management basé sur le cloud qui fournit des solutions pour mettre en place une gestion des connaissances pratique. L'outil d'assistance vous aide à aider les clients à découvrir les réponses aux questions courantes.

Il vous aide également à maintenir la documentation à jour, à gérer l'accès aux connaissances et les autorisations, à organiser les documents, etc. Le logiciel vous aide à documenter des tutoriels, des réponses aux questions fréquemment posées, des guides de bricolage, etc.

Son éditeur de texte gratuit est un autre atout. L'éditeur de texte offre de nombreuses options de formatage pour structurer votre contenu et vos réponses. Il permet également d'intégrer plus facilement des images et d'autres graphiques pour illustrer les étapes du tutoriel.

Fonctionnalités

  • Versions et traductions - Il vous permet de diffuser du contenu en plusieurs langues et de fournir des traductions pour servir des clients dans le monde entier.
  • Actions en un clic - Il dispose d'une vue en deux volets pour aller d'un point à un autre et accéder aux catégories, articles et dossiers pertinents en un seul clic. Il vous permet également d'apporter des modifications à plusieurs articles, dossiers ou catégories simultanément.
  • Espace de stockage illimité - Il offre un espace de stockage illimité, ce qui vous permet d'héberger autant de didacticiels et de guides riches en images que vous le souhaitez.
  • Capacités de référencement - Il intègre des métabalises, des titres et d'autres éléments pour améliorer la visibilité de votre site par les moteurs de recherche.

Avantages

  • L'outil crée du contenu en recherchant des données auprès des agents.
  • Il vous aide à gérer le contenu multiproduit.
  • Suivi des performances en fonction des commentaires des clients.
  • Suivi de l'évolution du contenu pour rétablir les meilleures options.
  • Examen du contenu dans le tableau de bord pour obtenir des mises à jour instantanées sur le statut des articles.
  • Normalisation et création de modèles pour les articles de soutien.

Tarifs

Freshdesk est proposé en cinq plans (dont un plan freemium) :

  • Sprout - Plan gratuit
  • Blossom - 15 $ par mois
  • Jardin - 35 $ par mois
  • Domaine - 49 $ par mois
  • Forest - 99 $ par mois

Tous les plans bénéficient d'un essai gratuit de 21 jours.

Essayez gratuitement FreshDesk ->

2. HubSpot Knowledge Management.

La meilleure solution pour les grandes entreprises (360 $ par mois).

HubSpot Knowledge Base

HubSpot Knowledge Base est un logiciel de gestion des connaissances qui vous aide à mettre en place une gestion des connaissances pour fournir des informations ininterrompues. L'outil analyse votre billet, les conversations les plus fréquentes et les questions les plus fréquemment posées par les clients pour créer du contenu.

Il met en place des réponses aux questions et besoins courants des clients afin de réduire les demandes de support client et de gagner du temps. Dans l'ensemble, HubSpot permet aux clients de naviguer, découvrir, lire, regarder ou se référer facilement à votre base de clients.

Il aide également vos articles et documents de knowledge management à être indexés dans les moteurs de recherche. Vous pouvez même personnaliser l'aspect et la convivialité des articles et prévisualiser leur apparence sur différents appareils.

De plus, il se synchronise avec les logiciels de chatbot pour rendre votre knowledge management et le contenu le plus pertinent facilement accessibles.

Fonctionnalités

  • SEO - Il fournit des structures personnalisables, basées sur le SEO, pour obtenir un meilleur classement des articles et réduire le temps de recherche des clients.
  • Enregistre automatiquement le comportement des clients - Les articles précédemment consultés par les clients sont automatiquement triés par le CRM gratuit de HubSpot afin d'éviter d'envoyer du contenu en double lors des conversations de support.
  • Suivi de l'impact et de l'utilisation - Le tableau de bord de rapport intégré identifie les lacunes de la knowledge management en analysant l'effet des pages et de la knowledge management. Il affiche également les commentaires des clients et les données d'utilisation pour améliorer la documentation d'aide.
  • Bots conversationnels - Ils attribuent des agents de chat appropriés et des documents pertinents à des clients spécifiques. Cela permet d'améliorer les fonctions de chat en direct et les communications 1 à 1.

Avantages

  • Fournit une démo gratuite.
  • Génération de tickets pour attribuer les problèmes des clients à l'équipe.
  • Transformer les e-mails entrants en tickets ou les acheminer vers le tableau de bord des conversations.
  • Acheminement automatisé des tickets, escalade, création de tâches et marketing par email.
  • Chat en direct et options de robot sur votre site web.
  • Rapports sur les mesures des objectifs.
  • Suivre et respecter les accords de niveau de service (SLA) des clients.
  • Restreindre l'accès à certaines pages.
  • Boîte de réception multilingue et collaborative qui regroupe les communications avec les clients.

Tarifs

La plateforme knowledge management HubSpot est uniquement disponible avec les éditions Professional et Enterprise du logiciel.

Les plans tarifaires comprennent :

  • Professionnel - 360 $ par mois
  • Entreprise - 1200 $ par mois

Les 2 plans sont dotés de fonctionnalités avancées telles que la création de vidéos 1:1, l'hébergement de vidéos, un outil de sondages sur l'expérience client, etc.

Essayez gratuitement HubSpot -> 

3. LiveAgent.

Idéal pour créer une gestion des connaissances à l'aide de thèmes préconçus (15 $ par mois).

LiveAgent: cover image

LiveAgent est un logiciel de bureau d'assistance qui vous aide à ajouter des articles de knowledge management, à créer des forums et des tableaux de commentaires. Il vous permet de créer une gestion des connaissances personnalisable pour gérer les demandes des clients sans avoir à les contacter.

Le processus d'installation ne comporte que quatre étapes, à savoir la création, la configuration, la personnalisation et le remplissage du modèle avec le contenu.

LiveAgent: configuration

Les entreprises qui vendent plusieurs produits, marques et services peuvent créer un nombre illimité de bases de connaissances à l'aide d'un seul compte. Vous pouvez également faire en sorte que chaque knowledge management ait un design, un contenu et une mise en page uniques.

LiveAgent s'intègre également à de multiples canaux de communication comme Gmail, Viber, les formulaires de contact, Slack, Twitter, Facebook, etc.

Fonctionnalités

  • Éditeur WYSIWYG - Son éditeur WYSIWYG (What You See Is What You Get) intégré vous permet de styliser le contenu de la knowledge management avec des titres, des couleurs et des images.
  • Portail client personnalisable - Les articles de la knowledge management, les tableaux de commentaires et les forums sont ajoutés en fonction du type de produits et de clients. Vous pouvez également créer et placer des widgets de recherche personnalisables n'importe où sur les pages pour faciliter la navigation.
  • Thèmes prédéfinis - Il propose trois types de thèmes, dont Classic, Minimalist ou Montana. Vous pouvez personnaliser les couleurs des différentes icônes, éléments, boutons et en-têtes en fonction de votre marque.

Avantages

  • Intégrations avec WordPress, Shopify, Magneto, Mailchimp, etc.
  • Intégrations avec de multiples canaux de communication avec plus de 200 fonctionnalités.
  • Procédure simple d'installation du logiciel en 4 étapes.
  • Un contenu différent pour les agents et les clients.
  • Ajoutez le logo de la marque, la page de titre, l'en-tête, le pied de page, etc.
  • Intégrer un centre d'appel virtuel.
  • Créez et personnalisez des thèmes avec des CSS et HTML personnalisés.
  • Les services d'assistance aux clients.

Tarifs

LiveAgent propose 2 plans tarifaires pour sa plateforme de knowledge management :

  • Ticket - 15 $ par mois
  • Ticket + Chat - 29 $ par mois

Les 2 plans conviennent aux petites entreprises, aux particuliers et aux professionnels du marketing. Ils sont également accompagnés d'un essai gratuit de 14 jours (sans carte de crédit).

Essayez gratuitement LiveAgent ->

4. ZenDesk.

La meilleure solution pour intégrer la billetterie et le chat en direct avec les bases de connaissances (79 $/mois).

Zendesk: cover photo

Zendesk est une solution de knowledge management qui vous permet d'organiser vos connaissances institutionnelles et de les rassembler dans une base de données consultable. Elle offre un service client, des systèmes de billetterie et vous permet même d'intégrer la knowledge management aux tickets d'assistance.

Vous pouvez afficher les articles et le contenu de votre knowledge management à l'intention de publics spécifiques, notamment les agents d'assistance, certains clients, etc. Il est également fourni avec des modèles préconçus pour maintenir la structure du contenu et créer des articles faciles à lire avec un formatage riche.

ZenDesk accélère également le service client grâce au self-service en contexte. Le Web Widget et le Mobile SDK permettent un service en contexte à l'intérieur d'un produit ou sur un site web.

Il permet également à vos agents de rédiger de nouveaux articles et documents et de signaler les articles plus anciens qui doivent être améliorés. Vous avez également la possibilité d'intégrer des articles d'auto-assistance à d'autres endroits comme des blogs, des pages de produits, etc.

Fonctionnalités

  • Forum actualisé - "Team Publishing" fournit des mises à jour en temps réel des problèmes des clients en recueillant les données d'une équipe d'assistance experte. Elle vous permet également de mettre à jour les questions fréquemment posées, les détails des produits, les politiques, etc.
  • Traduction - Elle vous permet de traduire les articles de votre knowledge management dans plus de 40 langues afin de fournir une assistance dans le monde entier.
  • Affichage personnalisable - Contrôlez l'apparence du centre d'aide grâce à des thèmes personnalisables et organisez le contenu en fonction des préférences des clients. Vous pouvez également créer plusieurs centres d'aide pour répondre aux besoins de différents segments d'audience, régions ou marques.
  • Rapports intégrés - Mesurez et identifiez ce que vos clients recherchent à l'aide de rapports intégrés. Ils permettent également de mettre en évidence les lacunes du contenu et de déterminer les domaines dans lesquels créer des articles.

Avantages

  • Recommandations d'articles alimentées par l'IA.
  • Limitez le contenu à certains visiteurs.
  • Les brouillons sont sauvegardés pendant que le travail est en cours.
  • Intégration avec des outils de gestion de la relation client (CRM) comme Sunshine pour offrir un service amélioré.
  • Gérez les articles, le chat en direct, les tickets, etc., à partir d'un seul tableau de bord.

Tarifs

Zendesk fournit des outils de knowledge management avec deux de ses plans, notamment :

  • Suite Growth - 79 $ par agent/mois, facturés annuellement.
  • Suite Professional - 99 $ par agent/mois, facturés annuellement.

Le plan Suite Professional permet une collaboration, un routage et des analyses plus poussés.

5. ProProfs.

La meilleure solution pour la collaboration en équipe et l'autorisation de contenu restreint (Gratuit - 70/mois).

ProProfs: cover image

ProProfs est un système de knowledge management qui vous aide à créer une gestion des connaissances en ligne, des manuels d'utilisateur, de la documentation, des FAQ, des Wikis, et plus encore. Vous pouvez également créer des vidéos " comment faire " pour une approche plus engageante.

C'est aussi un grand outil de projets et des tâches qui aide les membres de l'équipe à collaborer.

ProProfs s'intègre aux canaux de communication tels que les systèmes de help desk, les logiciels de chat en direct, les outils d'analyse, etc.

Les intégrations populaires incluent Google Analytics, Wufoo, Freshdesk, Salesforce, ProProfs Help Desk, ProProfs Live Chat, et plus encore. L'intégration avec d'autres outils vous aide à réduire les tickets des clients et à maintenir la collaboration de l'équipe.

Il suffit de cinq étapes simples pour créer une gestion des connaissances avec ProProfs :

  1. Définissez votre objectif et votre public cible.
  2. Utilisez des modèles préconçus et complétez les détails. Vous pouvez aussi le créer de toutes pièces.
  3. Personnalisez votre modèle en ajoutant votre logo, en modifiant les couleurs, etc.
  4. Importez des documents, des PDF et bien plus encore depuis votre système. Vous pouvez également ajouter des images et des vidéos pour des tutoriels détaillés.
  5. Enfin, publiez vos documents ou articles.
ProProfs set up

Vous pouvez créer soit une base privée pour vos employés, soit une gestion des connaissances publique accessible à tous vos clients. Les fonctionnalités standard comprennent la centralisation des informations, l'édition illimitée, l'autorisation du contenu, la compatibilité avec tous les appareils, etc.

Fonctionnalités

  • Grande facilité de recherche - Le logiciel vous aide à créer une gestion des connaissances et des manuels conviviaux et très faciles à rechercher.
  • Collaboration d'équipe - Vous pouvez créer des groupes et attribuer différents rôles à vos membres, à savoir administrateur, visualisateur, éditeur et contributeur. Limitez l'accès aux informations en fonction de leurs rôles.
  • Analyses et rapports - Obtenez des informations sur les recherches effectuées par votre public, les recherches de mots clés efficaces, les articles à améliorer, etc.

Avantages

  • Auto-assistance 24h/24 et 7j/7.
  • Authentification unique.
  • Modèles pré-conçus et personnalisables.
  • Plus de 100 paramètres et intégrations.
  • Accédez aux documents et aux photos depuis n'importe quel dossier et dans n'importe quel format.

Tarifs

ProProfs propose trois plans :

  • Gratuit : 0 $ pour un maximum de 20 pages
  • Essentiels : 20 $ par mois (pour un maximum de 50 pages)
  • Premium : 70 $ par mois (pour un maximum de 100 pages)

Vous pouvez également essayer gratuitement l'un des plans payants pendant 15 jours. Le plan Premium vous permet de créer un nombre illimité de bases publiques ou privées et offre des fonctionnalités avancées telles que l'API, la marque blanche, etc.

6. Helpjuice.

Le meilleur pour la collaboration et la personnalisation étendue du thème (120 $ par mois).

Helpjuice: knowledge base builder

Helpjuice est un constructeur de knowledge management qui vous aide à organiser votre wiki d'entreprise en un seul centre centralisé. Il vous permet de collecter, d'organiser, d'accéder et de communiquer des informations à un public spécifique, y compris votre personnel et vos clients.

Il propose des dizaines de thèmes sur mesure et des outils d'édition qui vous permettent de personnaliser votre contenu. Parmi les autres fonctionnalités, citons le formatage illimité du contenu, la création facile d'articles, l'optimisation pour le référencement, la restauration de l'historique des articles, etc.

Helpjuice vous permet également de créer des paramètres de confidentialité distincts. Vous pouvez créer une gestion des connaissances interne pour votre équipe, ainsi qu'une base publique pour répondre aux questions de vos clients.

Fonctionnalités

  • Recherche de type Google - Il offre une option de recherche simple de type Google pour accéder aux articles directement à partir de la knowledge management.
  • Analyse - Elle vous indique ce que votre public recherche, quel contenu vous devriez inclure dans votre knowledge management, quels articles doivent être améliorés, etc. Vous avez également accès en temps réel à la performance de vos articles.
  • Prise en charge multilingue - Vous pouvez changer de langue à partir du panneau de l'auteur afin de répondre aux besoins de différents publics dans le monde.
  • Collaboration en direct - Collaborez avec votre équipe en temps réel grâce à la fonction de commentaire à l'intérieur de l'article. Vous pouvez également voir l'amélioration de votre article en temps réel.
  • Grande facilité de recherche - Il vous permet d'effectuer des recherches dans les PDF et même dans le contenu des images.

Avantages

  • Mesurez l'impact de votre contenu.
  • Personnalisation avancée à l'aide de HTML/CSS liquides.
  • La possibilité d'ajouter des images et des vidéos pour rendre votre contenu attrayant.
  • Organisez votre contenu en plusieurs catégories, dossiers et sous-dossiers.
  • Intégration avec des outils tels que Slack, Google Chrome, Salesforce, Olark, etc.

Tarifs

Helpjuice propose quatre plans tarifaires :

  • Starter : 120 $ par mois (jusqu'à quatre utilisateurs)
  • Run-Up : 200 $ par mois (jusqu'à 16 utilisateurs)
  • Premium Limited : 289 $ par mois (jusqu'à 60 utilisateurs)
  • Premium illimité : 369 $ par mois (utilisateurs illimités)

Tous les plans sont accompagnés d'un essai gratuit de 14 jours, d'un support de personnalisation par des experts et d'un service clientèle.

7. Guru.

La meilleure solution pour l'intégration automatique des employés (5 $ par mois).

Guru: cover image

Guru est une plateforme de knowledge management qui vous aide à organiser les informations de votre entreprise et à y accéder de n'importe où. Il agit comme un wiki d'entreprise qui stocke et fournit toutes les informations nécessaires en un seul clic.

En plus de gérer la knowledge management, il crée également un réseau d'intelligence de l'entreprise. La fonction unique "Capture" de Guru permet de capturer toutes les informations pertinentes provenant de Google Docs, de fils de discussion Slack, de l'application de votre entreprise, etc.

Il utilise également l'IA pour suggérer des informations afin d'éviter la recherche manuelle d'informations. Le système basé sur l'apprentissage automatique et l'IA améliore également ses fonctions au fil du temps en fonction de votre flux de travail quotidien.

L'outil est également doté de fonctions de flux de vérification et d'extension du navigateur pour garantir que les membres de l'équipe ont accès aux bonnes informations au bon moment.

Fonctionnalités

  • Solutions basées sur l'IA - Il vous permet de modifier d'anciens contenus, de créer de nouveaux articles sur la base de suggestions automatisées, etc. Elle suggère également l'employé le plus apte à remplir une tâche spécifique.
  • Rationaliser les communications internes - Il permet de tenir tout le monde au courant des communiqués en temps réel, des mises à jour, etc.
  • Collections et tableaux - Organisez les informations et le contenu en utilisant différents tableaux, catégories et collections.
  • Informations approfondies - Il fournit des informations approfondies pour suivre et améliorer votre knowledge management.

Avantages

  • Alertes sur les connaissances et détection des doublons.
  • Contributions d'experts en temps réel.
  • Embarquement automatisé du personnel et des clients.
  • Des outils d'édition pour personnaliser et créer un contenu attrayant.
  • Intégration avec des applications professionnelles comme Slack, Shopify, Microsoft Teams, Spotify, etc.

Tarifs

Guru est proposé avec trois plans tarifaires :

  • Starter : 5 $/utilisateur/mois
  • Constructeur : 10 $/utilisateur/mois
  • Expert : 20 $/utilisateur/mois

Tous les plans payants offrent un essai gratuit de 30 jours. Les fonctionnalités standard comprennent une extension de navigateur, l'intégration de l'application Slack, la vérification, la recherche unifiée, la fonction de commentaire, les cartes publiques, etc.

Qu'est-ce qu'un logiciel de knowledge management ?

Les logiciels de knowledge management sont des outils utilisés par les organisations pour créer une gestion des connaissances afin de résoudre les questions des clients. Ces outils vous aident également à organiser des documents, des questions fréquemment posées, des tutoriels et d'autres informations dans des formats compatibles.

une gestion des connaissances est une forme de bibliothèque en ligne où les utilisateurs peuvent trouver toutes leurs réponses. Il suffit de fournir de la documentation, des réponses aux questions, des guides, etc. pour intégrer ce système automatisé.

Les utilisateurs peuvent alors effectuer une recherche rapide et accéder aux réponses aux questions qu'ils souhaitent. Vous pouvez restreindre leur accès au personnel de l'entreprise, à un groupe de clients ou au grand public.

Voici quelques-uns des avantages d'un outil de knowledge management :

  • Il permet de conserver les informations cruciales en un seul endroit pour les employés et les clients.
  • Embarquement automatisé des employés et des clients.
  • Fournit aux clients des services cohérents, augmentant ainsi leur satisfaction.
  • L'approche en libre-service prend moins de temps que le contact avec le représentant commercial.
  • Vous pouvez créer une gestion des connaissances dans de nombreuses langues.
  • Il donne à votre entreprise un aspect professionnel et permet de maintenir le système à jour.
  • Les clients peuvent fournir un retour d'information constant.

Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin dans un logiciel de knowledge management ?

Voici quelques caractéristiques standard que vous devriez prendre en compte lors du choix d'un système de knowledge management :

1. Moteur de recherche interne.

Vos clients veulent des informations rapides, c'est pourquoi votre knowledge management doit disposer d'un moteur de recherche facile à utiliser. Le public cible doit pouvoir trouver rapidement des réponses à ses questions après avoir saisi les mots clés souhaités.

Il doit également être aussi efficace pour fournir des résultats précis, même si l'utilisateur saisit un ou deux mots mal orthographiés.

2. Tableau de bord convivial.

Vous devez choisir un outil facile à utiliser, tant pour vos utilisateurs que pour vous-même. Un tableau de bord simple vous permettra de gérer et de modifier facilement des centaines d'articles ou de guides. Ceci, à son tour, vous aidera à créer un contenu attrayant pour vos utilisateurs.

3. Feedback et analyse.

Choisissez un logiciel qui vous permette de recueillir les commentaires des clients et de déterminer des paramètres essentiels, comme l'article le plus performant. Ces informations vous aideront à mettre constamment à jour vos informations afin de fournir un meilleur service à la clientèle.

L'outil devrait également identifier des éléments tels que le nombre de vues par document ou article et les résultats de recherche. En outre, il devrait permettre l'intégration avec Google Analytics et d'autres outils de visualisation des données pour des rapports plus détaillés.

4. Catégories gérables.

Toutes les plateformes de knowledge management doivent offrir des outils permettant d'organiser correctement les informations et d'en faciliter la navigation. Vous devez pouvoir diviser vos données en catégories et en dossiers, afin de les rendre facilement accessibles à tous.

Le fait de tout organiser vous aidera également à garder une trace et à mettre à jour les articles régulièrement.

5. Système de sauvegarde.

Choisissez un logiciel de knowledge management doté d'options de sauvegarde pour vous assurer que vos données ne se perdent jamais. Cela vous aidera également à accéder aux articles antérieurs si nécessaire et aux informations actuelles pour toute utilisation future.

6. Capacités de référencement.

Votre plateforme de knowledge management doit être capable de créer des bases de connaissances et des manuels adaptés au référencement. Les fonctions standard de référencement comprennent des pages optimisées pour les mobiles, un classement élevé dans les moteurs de recherche, des titres et des balises méta optimisés, etc.

Parmi les autres caractéristiques essentielles, citons l'automatisation, la gestion du contenu, les fonctions de rapport et d'analyse, l'intégration des médias sociaux, etc.

Comment utilisez-vous un logiciel de knowledge management ?

La plupart des systèmes de gestion des connaissances présentent des fonctions et des caractéristiques similaires.

Ici, j'utilise ProProfs pour démontrer le processus approximatif de création d'une gestion des connaissances à l'aide d'une plateforme de knowledge management.

Après vous être connecté à votre tableau de bord ProProfs, vous verrez toutes les options suivantes :

  • Ajouter nouveau.
  • Avant-première.
  • Sites.
  • Les dossiers.
  • Paramètres.
  • Rapports.
  • Table des matières.

Dans le coin supérieur droit, vous trouverez des options telles que "Historique des révisions" et "Supprimer la page". Parmi les autres paramètres essentiels, citons "Affichage par onglet", "Enregistrer la page" et "Modifier le compte".

L'option "Ajouter nouveau" vous permet d'ajouter plusieurs dossiers, des pages, des balises à bascule, etc. Cet onglet vous aide également à organiser vos informations et vos données.

Ensuite, l'option "Aperçu" vous donne une idée de la façon dont votre page d'accueil finale apparaîtra. Hare, vous pourrez également définir la visibilité de votre knowledge management, c'est-à-dire déterminer quelles pages sont privées et quelles pages sont publiques.

L'option "Sites" vous permet de créer de nouveaux sites d'aide et de gérer plusieurs sites d'aide simultanément.

Voici comment vous pouvez créer des sites d'aide en utilisant ProProfs :

Étape 1. Connectez-vous à votre tableau de bord.

Après avoir rempli tous les détails et vous être inscrit à votre compte ProProfs, vous serez redirigé vers la page principale. Cliquez sur l'option "Sites", puis sur l'option "Créer un nouveau site" dans le tableau de bord de la knowledge management.

ProProfs: Create New Site

Étape 2. Entrez votre URL

Ensuite, vous serez invité à entrer l'URL du site et le nom du site. Ensuite, cliquez sur le bouton "Créer".

ProProfs: Enter Site Details

Étape 3. Choisissez et personnalisez un modèle.

Enfin, choisissez parmi une variété de modèles personnalisables, ou vous pouvez créer votre knowledge management à partir de zéro. Les modèles fournis par ProProfs ont déjà une structure, il vous suffit donc de remplacer les sections par votre contenu.

Vous pouvez commencer à éditer en cliquant sur le bouton "Edit Home".

ProProfs: Edit Home

Cliquez sur l'option "Fichiers" à côté de l'onglet "Sites" si vous souhaitez télécharger et stocker des photos, des PDF et des documents.

L'onglet "Paramètres", à côté de l'option "Fichiers", vous permet de gérer votre knowledge management. Il vous permet de gérer vos sites d'aide, d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs, de personnaliser votre contenu, d'ajouter des logos de marque, etc.

Cette section offre également la possibilité d'intégrer votre page à d'autres outils tels que Google Analytics, Salesforce, etc.

Cliquez sur l'option "Aperçu" pour avoir une vue d'ensemble de votre site final une fois que vous aurez terminé de le modifier.

Étape 4. Ajouter de nouveaux utilisateurs.

Suivez ces étapes pour ajouter de nouveaux utilisateurs et donner accès aux membres de l'équipe :

  • À partir des paramètres, allez dans l'onglet "Utilisateurs".
  • Cliquez sur l'option "Nouvel utilisateur" pour créer un nouveau profil.
  • Remplissez les détails, puis cliquez sur le bouton "Créer" pour terminer le processus.
ProProfs: Add New Users

Vous devez créer un fichier Microsoft Excel si vous souhaitez inclure un grand nombre d'utilisateurs. Ensuite, cliquez sur le bouton vert "Microsoft Excel" sur le côté droit pour télécharger votre feuille. Tous les utilisateurs inclus dans la feuille seront téléchargés automatiquement.

Si vous voulez modifier des utilisateurs, cliquez sur le nom d'utilisateur de l'utilisateur que vous voulez modifier. Cliquez sur l'option "Enregistrer" pour sauvegarder les modifications apportées.

De même, cliquez sur l'option "Supprimer" sur le côté droit de chaque ligne pour supprimer un utilisateur particulier.

Résumé.

Les clients recherchent généralement des options en libre-service et des FAQ et préfèrent trouver eux-mêmes des réponses plutôt que d'autres moyens d'assistance à la clientèle.

L'option d'auto-assistance devrait gagner en popularité dans les années à venir. Selon Gartner, un milliard de tickets de service pourraient être créés automatiquement par des bots appartenant aux clients d'ici 2030.

une gestion des connaissances bien structurée réduit également le nombre de tickets d'assistance et peut aider vos visiteurs à chercher des réponses par eux-mêmes.

Pensez à ces plateformes si vous souhaitez créer des bases de connaissances et des didacticiels pour une meilleure expérience utilisateur :

  • Freshdesk : La meilleure solution globale de knowledge management.
  • HubSpot Knowledge Base : La meilleure solution pour les entreprises à grande échelle.
  • LiveAgent : La meilleure solution pour créer une gestion des connaissances à l'aide de thèmes préconçus.
  • Zendesk : La meilleure solution pour intégrer la billetterie et le chat en direct avec les bases de connaissances.
  • ProProfs : Le meilleur pour la collaboration d'équipe et l'autorisation de contenu.
  • Helpjuice : Le meilleur pour la collaboration et la personnalisation étendue des thèmes.
  • Guru : La meilleure solution pour l'intégration automatique des employés.

Ces solutions de gestion des connaissances conviennent à tous les types d'entreprises, y compris les start-ups SaaS, les grandes entreprises, les petites entreprises, etc.

profil auteur de stephen MESNILDREY
Stephen MESNILDREY
CEO & Fondateur

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