SmartSheet : Gestion de projet et automatisation en mode collaboratif

SmartSheet c'est quoi ? 

Au premier coup d'œil, Smartsheet semble à la fois intimidant et conçu par la personne la plus ennuyeuse que vous connaissez.

Mais je me méfierais de tout logiciel de gestion de projet qui se soucie davantage d'être "amusant" que d'être efficace. Alors, est-ce que Smartsheet vaut la peine d'être appris ? Ne feriez-vous pas mieux d'essayer d'apprendre quelque chose de moins compliqué... comme jouer du piano ?

Honnêtement, je ne sais rien de vos penchants musicaux, donc je ne peux pas me prononcer avec certitude. Mais en ce qui concerne Smartsheet, je l'ai testé de manière approfondie et la réponse courte est oui, Smartsheet vaut l'investissement en temps.

Après avoir passé un nombre déraisonnable de jours à jouer avec des graphiques et des feuilles de calcul, je peux affirmer qu'il s'agit d'un logiciel exceptionnel pour gérer des calendriers, créer des rapports et organiser des équipes de toutes tailles. Et bien qu'il ne devienne jamais plus beau, il devient beaucoup plus facile. En fin de compte.

Smartsheet offre un essai gratuit de 30 jours et est disponible en anglais, allemand, espagnol, français, italien, portugais, russe et japonais.

Mais la seule chose qui compte vraiment, c'est de savoir si Smartsheet est adapté à vous et à votre projet. C'est ce que nous sommes ici pour le découvrir.

Fonctionnalités

Des outils puissants pour les grands projets

Smartsheet propose plus de 40 fonctionnalités sur son site Web. Et après avoir fouiné un peu, je peux dire qu'il y en a beaucoup, beaucoup plus. J'ai rapidement réalisé que pour tester correctement ce logiciel de gestion de projet de grande envergure, je devais l'utiliser pour gérer mon propre projet.

C'est le cas de Donjons et Dragons (suivez-moi, c'est important !), un jeu où un groupe d'adultes s'assoit autour d'une table, joue à faire semblant et s'énerve contre les dés. C'est aussi un cauchemar logistique. Il y a des tableaux, des formules et des organigrammes pour décider quelle créature fantastique peut lancer quel sort à chaque instant.

Croyez-le ou non, tracer une campagne de Donjons et Dragons est en fait un excellent moyen de tester un logiciel de gestion de projet. Et c'est exactement ce que j'ai fait avec Smartsheet.

Ce que j'ai découvert, c'est que Smartsheet est un logiciel complet. Il peut effectuer des calculs, créer des feuilles et des rapports, envoyer des notifications automatiques, définir des priorités personnalisées, etc. Voici quelques-unes des fonctionnalités qui ressortent du lot.

Vues disponibles

Si vous avez déjà utilisé Microsoft Excel ou Google sheets, vous reconnaîtrez l'interface en grille.

Une grille est le meilleur moyen de gérer rapidement de grandes quantités d'informations.

Chronomètre en main, il m'a fallu moins de 40 minutes pour ajouter plus de 50 articles à une feuille d'inventaire avec la vue en grille de Smartsheet.

Je sais ce que vous pensez : un logiciel appelé Smartsheet peut créer des feuilles de calcul ; pourquoi cela vaut-il la peine d'être mentionné ? Parce que les grilles sont plus que de simples feuilles de calcul.

Ajoutez quelques colonnes de dates et vous pouvez voir votre calendrier dans un diagramme de Gantt, qui est un excellent moyen de visualiser les objectifs de votre projet. Vous avez besoin d'une vue plus simple de toutes vos tâches ? Vous pouvez les voir sous forme de cartes sur un tableau. Vous pouvez également utiliser une vue en calendrier, qui vous aide à rester organisé.

Les membres de votre équipe peuvent avoir des façons différentes de traiter et d'apprendre l'information. Si vous êtes en mesure de voir le même projet de différentes manières, chacun peut donner le meilleur de lui-même.

Collecte de données à l'aide de formulaires

Si vous devez demander les coordonnées de vos employés ou obtenir les commentaires de vos clients, Smartsheet peut vous aider.

La fonction de formulaires intégrée à Smartsheets vous permet d'envoyer des formulaires, de recueillir des données et de les saisir automatiquement dans les colonnes de votre choix.

Il existe également des paramètres avancés.

Par exemple, lorsque vous concevez vos formulaires, vous pouvez utiliser une logique conditionnelle pour faire apparaître différentes questions en fonction des réponses précédentes.

De plus, n'importe qui peut remplir un formulaire, sans avoir besoin d'un compte.

Malheureusement, il n'y a pratiquement aucune personnalisation visuelle des formulaires. Ce sera un problème récurrent avec Smartsheet. Tout a le même aspect d'entreprise, et il n'y a pas grand-chose que vous puissiez faire pour y remédier.

Laissez les flux de travail faire le travail difficile pour vous

Les flux de travail sont des processus automatisés qui se déclenchent en fonction de la valeur d'une cellule.

Cela ressemble beaucoup à une fonction de feuille de calcul moyenne, et c'est possible. Mais la différence est que les workflows ne sont pas limités à un seul document.

Vous pouvez créer des flux de travail qui envoient une alerte à un membre de votre équipe (soit sur Smartsheet, soit par Teams ou un canal Slack), demandent des approbations sur des changements ou envoient automatiquement des formulaires.

L'interface de flux de travail vous permet de faire tout cela visuellement, en utilisant des diagrammes au lieu de devoir taper des fonctions compliquées.

Non seulement les flux de travail font gagner du temps à tout le monde, mais ils réduisent les erreurs humaines. Même s'il y a une erreur dans le flux de travail lui-même, vous pouvez corriger la logique en modifiant ou en supprimant les étapes défectueuses du processus, sans avoir à procéder au cas par cas.

Organisez vos données comme vous le souhaitez grâce aux rapports

Disons que vous avez déjà enregistré de grandes quantités d'informations, d'inventaire, d'informations de contact et de dates de projet.

Dans mon cas, j'avais des grilles pour les sorts, les informations sur les joueurs et les informations sur leurs personnages. Il vous reste à organiser ces données.

Et c'est là que les rapports entrent en jeu.

Les rapports vous permettent d'afficher des informations spécifiques provenant de plusieurs feuilles. Si je voulais un document qui n'affiche que certains types de sorts ou un document qui montre les informations d'un joueur à côté de celles de son personnage, il me suffisait de créer un rapport, de spécifier mes grilles sources et de sélectionner ce que je voulais afficher.

Les rapports mettent automatiquement à jour les informations d'une grille. Si vous modifiez quelque chose dans un rapport, cela est enregistré dans la grille source et vice versa.

Mettez vos informations en valeur grâce aux tableaux de bord

Les tableaux de bord sont parfaits pour présenter vos informations d'une manière claire et attrayante.

La façon dont vous construisez un tableau de bord dans Smartsheet consiste à placer des widgets à l'aide d'un éditeur de type glisser-déposer : facile à faire.

Les widgets affichent des informations provenant de n'importe quel autre document, et sont automatiquement rafraîchis si vous apportez des modifications à la source.

Les tableaux de bord de Smartsheet peuvent créer des présentations dynamiques, mais leur aspect ne vous emballera pas.

Ne vous attendez cependant pas à une présentation des plus impressionnantes. Pour une fonction conçue pour afficher des données visuellement, vous n'avez pas beaucoup de contrôle sur l'apparence.

Cela dit, Smartsheet n'est pas une application de conception, et l'apparence par défaut est très professionnelle. J'aimerais simplement que vous puissiez choisir une couleur d'arrière-plan autre que le blanc et le gris.

Outils de collaboration

Des objectifs clairs pour tous les membres de l'équipe

Les membres de l'équipe peuvent ajouter des commentaires, des fichiers et des preuves sur des lignes individuelles ou des feuilles entières. Bien qu'une fonction de chat en direct aurait été appréciée, Smartsheet fournit tout ce qui est nécessaire pour un travail d'équipe réussi.

Tableau de bord et communication

La communication au sein d'un projet est exceptionnelle.

Les membres peuvent commenter les lignes individuelles et étiqueter les autres membres. Vous pouvez rapidement configurer des espaces de travail pour faciliter le partage des fichiers et avertir automatiquement vos coéquipiers en cas de changement important.

Vous pouvez également ajouter des preuves à différentes lignes. Les preuves peuvent être des fichiers de tout type, et les autres membres peuvent annoter et commenter des sections spécifiques. Si vous téléchargez une vidéo, les membres peuvent même associer les commentaires à différents horodatages.

De plus, il existe une intégration gratuite de Slack. Ce n'est donc pas comme si vous ne pouviez pas contacter les autres membres de l'équipe en temps réel, si vous en avez vraiment besoin.

Partage de fichiers

Si vous souhaitez partager des fichiers, vous pouvez les placer exactement là où vous en avez besoin. Vous pouvez joindre des fichiers à un espace de travail, à une feuille de cet espace de travail, ou même à une ligne de cette feuille.

Application mobile

L'application mobile de Smartsheet possède presque toutes les fonctionnalités de l'application Web.

Les tableaux de bord s'adaptent automatiquement à la taille de votre écran, et vous pouvez importer directement dans une grille le calendrier ou la liste de contacts de votre téléphone.

Service Client

Smartsheet offre trois options pour le support client.

Vous pouvez les appeler directement, leur envoyer un email ou utiliser leur système de tickets. C'est ce qu'ils disent. En pratique, à moins que vous ne disposiez d'un plan avec pro-support, il n'y a qu'un seul moyen de contacter le support client.

Un véritable être humain peut vous inviter à un chat vidéo pour résoudre vos problèmes.

Le service est excellent.

Tarifs

Le prix de Smartsheet n'est pas exorbitant, mais il n'est pas non plus bon marché.

Si vous décidez d'opter pour Smartsheet pour votre projet, vous devez absolument tenir compte du coût. Mais voilà : pour ce qu'il offre, les prix sont excellents.

Le plan business, en particulier, offre un nombre illimité de collaborateurs et d'automatisation. Ces fonctionnalités ne sont disponibles qu'avec des plans personnalisés pour des services similaires comme Wrike ou Teamwork.

Et bien que Smartsheet ne propose pas de plan gratuit, le plan pro est moins cher que presque tous les autres plans de caractéristiques similaires sur le marché.

Le prix du plan d'entreprise peut monter en flèche en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin. Mais honnêtement, le plan entreprise est suffisant pour toute équipe plus petite qu'un conglomérat international.

Mes deux recommandations sont :

• Payer annuellement. La différence de prix est importante.
• Essayez Smartsheet avant de l'acheter.
• Vous bénéficiez gratuitement de 30 jours avec toutes les fonctionnalités. Profitez de cette période pour décider par vous-même si Smartsheet est le logiciel qui vous convient.

FAQs

Quel est le meilleur usage de Smartsheet ?

Smartsheet est la meilleure solution pour gérer toutes les informations d'un projet en un seul endroit. Il existe de nombreuses intégrations, mais si vous voulez un HUB central pour gérer le travail effectué dans d'autres applications, je vous recommande de choisir une option plus simple et moins chère.

Si vous n'êtes pas sûr de savoir lequel utiliser, pourquoi ne pas jeter un coup d'œil à notre revue des meilleurs logiciels de gestion de projet en 2022 ?

Smartsheet est-il meilleur qu'Excel ?

Oui. Mis à part mon aversion pour Excel, Smartsheet propose des feuilles avec plus de fonctionnalités et une suite complète de gestion de projet qu'Excel ne possède pas.

Smartsheet est-il sécurisé ?

Smartsheet offre un chiffrement AES 256 pour tous les clients, qui est la même norme de chiffrement que celle utilisée par l'armée américaine.

Smartsheet est également conforme à la loi HIPPA (Health Insurance Portability and Accountability Act), au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à d'autres acronymes.

Smartsheet a-t-il une version gratuite ?

Smartsheet ne propose pas de version gratuite. Cela dit, vous pouvez obtenir un essai gratuit de 30 jours pour tester toutes ses fonctionnalités.

Avis final

Il faudrait 2 ou 3 autres applications pour faire ce que Smartsheet fait en une seule.

L'interface n'est pas la plus attrayante du monde, et vous devez investir du temps et de l'argent pour l'apprendre.

Mais si l'on fait abstraction de ces éléments, Smartsheet pourrait être le meilleur compagnon de votre aventure épique (ou de votre projet à petite ou grande échelle, si vous voulez être ennuyeux).

Si vous souhaitez une solution plus simple d'emploi mais professionnelle à la fois, Monday ou Clickup sont des bonnes alternatives.