QuickBooks : Comptabilité et facturation automatisée pour PME

QuickBooks c'est quoi ? 

QuickBooks France est un logiciel de comptabilité développé par Intuit en 1983.

Il offre une solution simple et puissante pour les TPE et PME, les freelances et les entrepreneurs indépendants.

Voici ce que vous devez savoir :

Une plateforme complète de gestion financière

• Gérez facilement les factures de vos clients, salaires, impôts, fermeture, fournisseurs et revenus avec le logiciel QuickBooks.
• Suivez vos factures, ventes, dépenses et bien d'autres aspects de votre activité.
• Profitez d'une solution tout-en-un sans avoir besoin d'investir dans des outils supplémentaires.

Accès en ligne et sur le cloud

• QuickBooks France est basé sur le cloud, ce qui vous permet d'y accéder depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.
• Bénéficiez de la flexibilité de travailler où vous voulez et quand vous voulez.
• Abonnez-vous pour accéder à toutes les fonctionnalités et bénéficier de mises à jour régulières.

Conformité aux normes internationales

• QuickBooks France est conforme aux normes internationales d'information financière (IFRS) pour vos clients et vous-même.
• Cette conformité assure une réduction des coûts, une uniformité entre les pays, une responsabilité et une transparence accrues, ainsi qu'une meilleure efficacité.

QuickBooks est bien plus qu'un simple logiciel de comptabilité.

C'est une solution complète qui vous permet de gérer efficacement vos clients, vos finances et de prendre le contrôle de votre activité comme nous allons le voir dans cet article.

(mise à jour 2023)

Histoire et Fondateurs

Le logiciel QuickBooks est un logiciel de comptabilité créé par Scott Cook et Tom Proulx en 1983.

Il a été développé Intuit, qui visait à fournir des solutions financières aux particuliers et aux petites entreprises.

QuickBooks a été lancé en 1984 et est devenu rapidement populaire en raison de sa simplicité d'utilisation et de ses fonctionnalités adaptées aux TPE et PME.

Au fil des ans, le logiciel QuickBooks a évolué pour devenir une solution SaaS offrant une accessibilité accrue et une meilleure collaboration avec vos clients.

Aujourd'hui, comme nous le voyons dans cet article, il est utilisé par des millions de petites entreprises à travers le monde.

Fonctionnalités

Voici les fonctions qui vous permettront de gérer plus facilement les finances :

1. Générales

Lors de la configuration initiale et sommaire de votre entreprise sur QuickBooks Online, vous pouvez facilement entrer des informations telles que le nom de l'entreprise, l'adresse e-mail et le type d'entité.

Vous avez également la possibilité de personnaliser le processus de communication avec votre expert comptable et vos clients en configurant des paramètres avancés, tels que l'année fiscale, la méthode comptable et les catégories de suivi des revenus et des dépenses.

• Configuration initiale facile de votre Tpe et Pme pour vos clients
• Personnalisation des paramètres comptables avancés.

2. Comptes fournisseurs et clients

Le logiciel QuickBooks Online facilite la gestion des factures impayées et des dépenses liées à vos fournisseurs ou clients

Vous pouvez visualiser et suivre facilement les factures impayées, enregistrer de nouvelles factures, ajouter de nouveaux fournisseurs, enregistrer des dépenses sans paiement, et même joindre et envoyer des copies des reçus.

De plus, vous avez la possibilité d'enregistrer des paiements partiels sur une facture.

• Gestion simplifiée des factures impayées des clients et des dépenses fournisseurs.
• Enregistrement des paiements partiels sur les factures clients

Le logiciel QuickBooks Online facilite également la gestion chaque compte client.

Vous pouvez suivre et calculer automatiquement les taxes de vente, personnaliser vos factures en choisissant parmi différents modèles et en ajoutant votre logo, et même combiner plusieurs chèques en un seul dépôt, simplifiant ainsi le processus de rapprochement bancaire.

• Suivi et calcul automatique des taxes de vente.
• Facturation personnalisée et gestion des paiements des clients.

3. Gestion bancaire et trésorerie

Avec le logiciel QuickBooks Online, vous pouvez connecter facilement vos comptes bancaires et vos cartes de crédit pour un suivi automatique des transactions.

La fonctionnalité de rapprochement bancaire vous permet de concilier rapidement et facilement vos transactions avec les relevés bancaires.

De plus, l'application mobile du logiciel QuickBooks vous permet de déposer des chèques en prenant simplement une photo, ce qui génère automatiquement une transaction numérique.

• Connexion bancaire pour un suivi automatique des transactions.
• Rapprochement bancaire simplifié et dépôts mobiles.

4. Comptabilité de projet

QuickBooks Online vous permet de suivre les coûts et les revenus liés à vos projets.

Vous pouvez créer des projets, assigner des revenus, des dépenses et des salaires à des projets spécifiques, et même créer des estimations détaillées pour une gestion plus précise de vos projets.

• Suivi précis des coûts et des revenus des projets.
• Création d'estimations détaillées pour une meilleure gestion.

5. Suivi des taxes de vente et revenus

Avec Intuit QuickBooks Online, vous pouvez facilement suivre et calculer automatiquement les taxes de vente pour simplifier vos déclarations fiscales.

De plus, vous avez la possibilité de générer des formulaires fiscaux 1099 pour les entrepreneurs indépendants, que vous pouvez soumettre ou envoyer par la poste à l'IRS.

• Suivi et calcul automatique des taxes de vente comme la Gestion de la TVA
• Génération de formulaires fiscaux 1099 pour les entrepreneurs indépendants.

6. Gestion des stocks

Le logiciel QuickBooks Online Plus et Advanced vous permettent de gérer les marchandises de votre entreprise.

Vous pouvez suivre les quantités d'inventaire, créer des bons de commande et configurer des alertes de réapprovisionnement pour une gestion efficace :

• Gestion complète, y compris le suivi des quantités et la création de bons de commande.
• Configuration d'alertes de réapprovisionnement pour une gestion optimale

7. Rapports

QuickBooks Online propose une large gamme de rapports financiers pour une analyse approfondie de votre situation financière.

Avec ce logiciel, vous pouvez générer des rapports tels que les bilans, les comptes de résultats et les états des flux de trésorerie, ainsi que des rapports de vente par client, emplacement ou catégorie.

• Génération de rapports financiers détaillés pour une analyse approfondie.
• Rapports de vente par client, emplacement ou catégorie.

8. Application mobile

L'application mobile QuickBooks vous permet d'accéder à de nombreuses fonctionnalités de la version de bureau directement depuis votre appareil mobile.

Vous pouvez créer et envoyer des factures, recevoir des paiements, attribuer des dépenses à chaque client ou projets, et visualiser des rapports financiers, le tout en déplacement.

• Accès pratique à vos données comptables et services depuis votre smartphone.
• Création et envoi de factures, réception de paiements et suivi des dépenses en déplacement.

QuickBooks Online offre des fonctionnalités avancées et conviviales pour vous aider à gérer efficacement votre comptabilité et facturation.

Cependant, veuillez noter que la fonction de suivi des marchandises n'est pas aussi complète que celle de QuickBooks Desktop Premier.

Malgré cela, QuickBooks Online reste une solution puissante pour la gestion financière et de comptabilité de votre entreprise.

À qui s'adresse QuickBooks ?

QuickBooks Online s'adresse à différents utilisateurs et types d'entreprises, offrant des fonctionnalités spécifiques adaptées à leurs besoins. Voici les principaux marchés et segments d'entreprises concernés :

• Petites entreprises : QuickBooks Online est conçu spécialement pour répondre aux besoins de comptabilité des petites entreprises, qu'il s'agisse de startups, de commerces de détail, de prestataires de services ou de consultants indépendants.
• Entrepreneurs individuels : Les travailleurs indépendants, les freelancers et les entrepreneurs individuels peuvent bénéficier de la facilité d'utilisation de la comptabilité et des fonctionnalités de facturation avancées de QuickBooks Online.
• E-commerce électronique : QuickBooks Online est idéal pour les entreprises en ligne, leur offrant des outils de suivi des ventes, de gestion des stocks, de la comptabilité et de gestion des taxes de vente spécifiquement adaptés au commerce électronique.
• Services professionnels : Les cabinets d'avocats, les cabinets de conseil, les agences de marketing et d'autres entreprises de services professionnels peuvent utiliser QuickBooks Online pour gérer leurs finances, leur comptabilité, suivre les heures facturables et générer des rapports précis.
• Gestion immobilière : QuickBooks Online propose des fonctionnalités de suivi des propriétés, de comptabilité, des revenus et des dépenses qui sont particulièrement utiles aux sociétés de gestion immobilière.

Que vous soyez une petite entreprise, un entrepreneur individuel, une entreprise du commerce électronique, une entreprise de services professionnels ou une entreprise de gestion immobilière, QuickBooks Online offre les outils nécessaires pour gérer efficacement vos finances et simplifier votre comptabilité et facturation.

Support client

Lorsqu'il s'agit de support client, QuickBooks est réputé pour offrir un service exceptionnel. Voici quelques informations clés sur son support :

• Options de contact : Vous pouvez contacter le service client de QuickBooks par chat en direct ou par téléphone.
• Disponibilité : L'assistance clientèle est disponible 24 heures sur 24, du lundi au vendredi.
• Processus de connexion : Lors de l'accès au chat de comptabilité QuickBooks, vous devrez fournir quelques informations, telles que votre nom et votre adresse e-mail. De plus, vous devrez également fournir votre identifiant professionnel pour des raisons de sécurité.
• Aide personnalisée : Une fois connecté à un agent, vous obtiendrez l'assistance dont vous avez besoin pour résoudre vos problèmes spécifiques.
• Ressources supplémentaires : QuickBooks propose également une option "Demandez à la communauté" où vous pouvez obtenir des réponses et des conseils de la communauté QuickBooks.

En résumé, le support client du logiciel QuickBooks est réputé pour sa réactivité et son efficacité, offrant une assistance personnalisée pour répondre à vos besoins spécifiques.

Que ce soit par chat en direct, par téléphone ou en consultant la communauté, vous trouverez les ressources nécessaires pour utiliser QuickBooks en toute confiance.

Intégrations

Voici une liste des principales catégories d'intégrations disponibles avec le logiciel QuickBooks, regroupant différentes applications et services :

1. Paiements en ligne et plateformes de commerce électronique

• PayPal : Une solution de paiement en ligne populaire
• Stripe : Une plateforme de paiement en ligne sécurisée et facile à intégrer.
• Square : Une solution de paiement tout-en-un avec des fonctionnalités de point de vente intégrées.
• Shopify : Une plateforme de commerce électronique complète pour la création de boutiques en ligne.

2. Services de paiement et de facturation

• Bill.com : Un service de gestion des paiements et des factures en ligne pour simplifier vos opérations financières.
• Veem : Une solution de paiement internationale qui permet des transactions rapides et sécurisées.
• Melio : Une plateforme de gestion des paiements qui facilite le règlement des factures.
• Billdu : Un outil de facturation et de suivi des paiements

3. Gestion des dépenses et des notes de frais

• Expensify : Une application de gestion des dépenses qui simplifie le suivi et le remboursement des frais professionnels.
• Receipt Bank : Un outil de numérisation et de gestion des reçus pour faciliter la saisie des dépenses.
• Tallie : Un logiciel de gestion des notes de frais qui automatise le processus de remboursement.
• AutoEntry : Un outil de capture des données qui extrait les informations des reçus et les intègre automatiquement dans QuickBooks.

4. Gestion des stocks et de l'inventaire

• TradeGecko : Un logiciel de gestion des marchandises et de l'inventaire qui permet de suivre les niveaux de marchandises, les commandes et les livraisons.
• Unleashed Software : Une solution de gestion de l'inventaire qui offre une visibilité complète sur les marchandises, les commandes et les coûts.

5. Intégrations bancaires

• Bank of America : Une intégration bancaire qui permet de synchroniser les transactions bancaires avec QuickBooks.
• Chase : Une intégration bancaire pour connecter votre compte Chase à QuickBooks et importer les transactions.

6. Outils CRM et d'emailing

• Salesforce : Une plateforme CRM complète pour la gestion de la relation client et la gestion des ventes.
• HubSpot : Un outil CRM et de marketing tout-en-un pour la gestion des contacts, des leads et des campagnes marketing.
• Zoho CRM : Une solution CRM intuitive pour la gestion des contacts, des opportunités commerciales et du suivi des ventes.
• Mailchimp : Une plateforme d'emailing et d'automatisation du marketing pour la création et l'envoi de campagnes email.

Pour découvrir les intégrations disponibles spécifiquement pour la France, vous pouvez consulter le site officiel de QuickBooks France.

Sécurité et Confidentialité

Chez QuickBooks, la sécurité et la confidentialité de vos données sont une priorité absolue. Voici les mesures prises pour assurer la protection de vos informations :

1. Chiffrement des données : Toutes les données transmises entre votre appareil et les serveurs de QuickBooks sont cryptées à l'aide de protocoles sécurisés. Cela garantit que vos informations personnelles et financières restent confidentielles.
2. Protection contre les accès non autorisés : QuickBooks France met en place des mesures de sécurité avancées pour empêcher les accès non autorisés à vos données. Des pare-feu, des systèmes de détection d'intrusion et des protocoles d'authentification robustes sont en place pour protéger vos informations.
3. Sauvegardes régulières : QuickBooks France effectue des sauvegardes régulières de vos données pour éviter toute perte en cas de problème technique ou de catastrophe.
4. Conformité aux normes de sécurité : QuickBooks France respecte les normes de sécurité les plus strictes de l'industrie. Ils sont conformes aux réglementations en matière de protection des données, telles que le RGPD, pour garantir la confidentialité de vos informations.
5. Accès restreint aux données : QuickBooks limite l'accès à vos données aux employés autorisés uniquement. Vos informations sont strictement confidentielles et ne sont accessibles qu'à des fins de support technique et de gestion du compte.

QuickBooks s'engage à maintenir un environnement sécurisé pour vos données sensibles.

Vous pouvez être tranquille en sachant que vos informations financières sont protégées avec la plus grande attention.

Veuillez noter que les pratiques de sécurité et de confidentialité de QuickBooks sont régulièrement mises à jour pour faire face aux nouvelles menaces et garantir la protection de vos données.

Tarifs

QuickBooks propose une période d'essai gratuite de 30 jours pour tous ses plans. Une fois la période d'essai terminée, vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

QuickBooks propose différentes options tarifaires pour répondre aux besoins des sociétés de toutes tailles.

Voici un aperçu des tarifs actuels de QuickBooks en France.

Que vous ayez besoin de fonctionnalités de base ou de fonctionnalités avancées telles que le suivi des stocks et la gestion des projets, QuickBooks propose des plans adaptés à différentes exigences et budgets.

1. Simple Start

• Gestion de la comptabilité et facturation basique
• Facturation et fermeture du suivi des dépenses
• Rapprochement bancaire automatique
• Rapports financiers de base

Tarif mensuel : 12€/mois (promotion actuelle : 6€/mois pendant les 12 premiers mois)

2. Essentials

• Toutes les fonctionnalités de QuickBooks Simple Start
• Gestion des fournisseurs et des factures d'achat
• Gestion des utilisateurs supplémentaires

Tarif mensuel : 24€/mois (promotion actuelle : 12€/mois pendant les 12 premiers mois)

3. Plus

• Toutes les fonctionnalités de QuickBooks Essentials
• Suivi des stocks
• Gestion des budgets
• Gestion des projets

Tarif mensuel : 36€/mois (promotion actuelle : 18€/mois pendant les 12 premiers mois)

Alternatives à QuickBooks

Si vous recherchez des alternatives à QuickBooks pour gérer vos finances en France, voici trois options à considérer.

Chaque alternative de ce logiciel propose des fonctionnalités spécifiques et des tarifs adaptés à différents besoins.

1. Sellsy

Introduction : Sellsy est une solution de gestion d'entreprise tout-en-un, offrant des fonctionnalités de comptabilité, de facturation, de gestion des ventes et des achats, ainsi que des outils de gestion de projet.

Fonctionnalités

• Suivi des dépenses et des revenus
• Facturation personnalisée et envoi des factures par e-mail
• Gestion des achats et des ventes
• Gestion de la relation client (CRM)
• Suivi des marchandises

Tarifs :

• Formule Starter : à partir de 39€/mois
• Formule Premium : à partir de 79€/mois
• Formule Entreprise : sur devis

Conclusion : Sellsy est une alternative complète à QuickBooks, offrant une gamme de fonctionnalités pour la gestion de votre entreprise en France.

Son intégration CRM et ses fonctionnalités de suivi des marchandises ou de fermeture de comptabilité en font une option intéressante pour les sociétés nécessitant une gestion complète de leurs opérations.

2. Zoho Books

Introduction : Zoho Books est une solution de comptabilité en ligne et facturation adaptée aux petites et moyennes entreprises. Ce logiciel permet de gérer les finances, de créer des factures professionnelles, de suivre les dépenses et de générer des rapports financiers détaillés.

Fonctionnalités

• Facturation et suivi des paiements
• Gestion des dépenses et des achats
• Gestion et Suivi des stocks
• Rapprochement bancaire automatique
• Rapports financiers détaillés

Tarifs :

• Formule Basic : à partir de 9€/mois
• Formule Standard : à partir de 19€/mois
• Formule Professional : à partir de 29€/mois

Conclusion :

Zoho Books offre une solution abordable et conviviale pour la gestion financière des petites et moyennes sociétés en France.

Les fonctionnalités avancées de ce logiciel de facturation, de fermeture de comptabilité, de suivi des dépenses et de gestion des stocks en font un choix solide pour chaque client qui a besoin d'une solution complète de comptabilité et facturation.

3. Wave

Introduction : Wave est un logiciel de comptabilité en ligne gratuit, idéal pour les entrepreneurs, les travailleurs indépendants, expert comptable et les petites entreprises. Ce logiciel propose des fonctionnalités essentielles de comptabilité et de facturation, sans frais mensuels.

Fonctionnalités :

• Facturation personnalisée et envoi des factures par e-mail
• Suivi des dépenses et des revenus
• Rapprochement bancaire
• Gestion des reçus
• Rapports financiers de base

Tarifs : Gratuit, avec des frais pour des fonctionnalités avancées telles que le traitement des paiements en ligne.

Conclusion :

Wave est une alternative attrayante pour les petites entreprises, expert comptable et les entrepreneurs qui recherchent une solution de comptabilité gratuite.

Bien que ses fonctionnalités soient moins étendues que celles du logiciel QuickBooks en terme de comptabilité, il offre une base solide pour gérer les finances de manière simple et économique.

FAQs

Est-ce que QuickBooks est un bon logiciel ?

Oui, QuickBooks est un logiciel de comptabilité et facturation de qualité et pour le communication avec un expert comptable et petites entreprises.

Il possède des fonctionnalités puissantes, est facile à utiliser, abordable à caractères professionnels.

Vous pouvez, entre autres, gérer les taxes, créer des factures, exécuter la paie, suivre les revenus et les dépenses et analyser la rentabilité des projets.

Puis-je accéder à QuickBooks Online hors connexion ?

Vous aurez besoin d'une connexion Internet pour accéder au logiciel QuickBooks Online.

Quelle est la différence entre Quicken et QuickBooks ?

Comme il s'agit de deux outils financiers populaires, les gens établissent souvent des comparaisons entre le logiciel Quicken et QuickBooks.

Cependant, ils n'ont pas la même utilité.

• QuickBooks est un logiciel de comptabilité et facturation conçu pour les propriétaires d'entreprises, chaque client ou expert comptable.
• Quicken est un logiciel de finances personnelles, destiné aux particuliers et aux familles qui souhaitent suivre leurs finances.

Avis final

Comme vous pouvez le constater dans cet examen de QuickBooks Online, c'est l'une des meilleures options en termes de flexibilité.

Avec QuickBooks, vous pouvez, entre autres, accepter des paiements, suivre les flux de trésorerie, créer des factures, gérer les stocks, accepter des paiements et établir des budgets. 

Il possède également un haut niveau d'adaptabilité, ce que vous constaterez lors de la configuration, lorsque le logiciel vous posera quelques questions. L'objectif principal de ce processus est de l'adapter à vos besoins spécifiques. 

Notez qu'il personnalise votre tableau de bord en arrière-plan. Une fois cette étape terminée, vous remarquerez que QuickBooks dispose des flux de travail adaptés à votre entreprise, quel que soit votre secteur d'activité. 

Cette solution dispose de rapports limités en fermeture.

Toutefois, il faut garder à l'esprit que ses créateurs avaient en tête l'environnement des petites entreprises lorsqu'ils l'ont conçue. En ce sens, le document offre toujours une quantité substantielle d'informations à son public.

En réalité, QuickBooks offre de nombreuses fonctionnalités - vous le remarquerez lorsque vous testerez QuickBooks en ligne. Bien qu'il ne soit pas difficile à apprendre, le logiciel exige que les utilisateurs consacrent beaucoup d'heures à se familiariser avec lui. 

D'un autre côté, les fonctions ont beaucoup à offrir à votre organisation une fois la formation terminée.