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SaaS Onboarding in 2026: A Guide to Maximizing Adoption and Retention

Découvrez des stratégies éprouvées pour réussir l'onboarding SaaS et améliorer l'expérience utilisateur. Lisez l'article pour transformer votre processus !

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📝 Catégorie :

Growth Hacking

📆 Dernière mise à jour :

12/2025

◉ Points clés

What is SaaS onboarding?

SaaS onboarding is the process of integrating new users into software as a service (SaaS). It starts with registration and aims to make users self-sufficient quickly.

user-onboarding-stages-userpilot

In 2026, effective onboarding is crucial, because 75% of users can abandon a product in a week without a clear process (ProductLED). The aim is to show the value of the product (time to first value) while avoiding confusion.

example : Slack guides users to create a workspace in a few clicks, building their trust from the start.

Key steps for effective onboarding

  1. Registration and initial setup : Simplify account creation with an intuitive form and customization options.
  2. Discover the features : Use interactive tutorials, tooltips, or videos to demonstrate key features.
  3. First quick win : Guide the user to a tangible result, such as sending an email or publishing a post.
  4. Ongoing support : Offer resources (FAQ, chat, knowledge base) to support users.

Benefits of good onboarding

Well-designed onboarding offers measurable benefits:

  • Churn reduction : Users who understand the value stay longer (20% more retention, ProductLED).
  • Increased adoption : Users are exploring more features, increasing lifetime value (LTV).
  • Customer satisfaction : A smooth experience builds trust and loyalty.
  • Better ROI : Less churn reduces customer acquisition costs.

Tools to automate and improve onboarding

Here are the leading tools to optimize SaaS onboarding in 2026:

Tool Key Features Price (starting from) Rating Ideal for Strengths
Userpilot
  • No-code interactive tours
  • Onboarding flow A/B testing
  • Real-time product adoption analytics
  • Advanced behavioral segmentation
$299/month 4.6 ★★★★☆
  • Complex SaaS products (ERP, CRM)
  • UX/UI designers refining each step
  • SMEs/scale-ups reducing churn
  • 💡 Quick implementation without developer help
  • 💡 Dynamic segments based on usage
  • 💡 Detailed reports for Product Managers
Appcues
  • Custom in-app messages (banners, modals)
  • NPS surveys & user feedback
  • Engagement analytics & activation funnels
  • Conversion-focused template library
$299/month 4.5 ★★★★☆
  • Product teams wanting modular onboarding
  • Customer Success collecting direct feedback
  • B2B startups needing quick deployment
  • 💡 Marketing-friendly WYSIWYG editor
  • 💡 Native integrations with Segment, Amplitude
  • 💡 Behavior-based action triggers
Intercom
  • Support chat & automated bots
  • Targeted in-app messages (feature tours)
  • Knowledge base & in-product troubleshooting
  • Lead qualification & routing workflows
$39/month 4.4 ★★★★☆
  • Beginner Support/Customer Success teams
  • Startups wanting centralized chat+onboarding
  • Founders needing proactive self-service support
  • 💡 Configurable chatbots for automatic ticket triage
  • 💡 Conversation history linked to user profiles
  • 💡 Usage-based targeted messaging
Mixpanel
  • Granular behavioral analysis
  • Activation and retention funnels
  • User segmentation into cohorts
  • Event-based alerts and anomaly detection
$25/month 4.3 ★★★★☆
  • Digital project managers measuring precise ROI
  • Product leads optimizing flows
  • UX researchers tracking friction points
  • 💡 Interactive visualizations for data-driven decisions
  • 💡 Integrations with Figma, Segment, Tableau
  • 💡 API exports for external analysis
WalkMe
  • Step-by-step guides & contextual tooltips
  • Digital adoption analysis
  • Custom workflows without development
  • Offline support & built-in training
Custom quote 4.2 ★★★★☆
  • Large enterprises with non-technical teams
  • IT departments training internal users
  • SMEs needing global-scale adoption
  • 💡 Robust platform for large-scale adoption
  • 💡 Multilingual and multi-device coverage
  • 💡 Dedicated support and included project management

example : A startup uses Userpilot to create custom tooltips, increasing activation by 30% (G2).

Best practices for adoption and retention

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  • Simplify the experience : Avoid unnecessary information. Trello guides users to create their first card in a few clicks, without jargon.
  • Personalize the course : Adapt onboarding to the role of the user (e.g. marketer vs developer). HubSpot customizes according to goals (sales, marketing).
  • Add interactivity : Use tooltips, pop-ups, or videos. Loom offers a video tutorial to create a first recording.
  • Communicate value : Show how the product solves a problem. Zoom highlights the ease of organizing a meeting.
  • Offer accessible support : Integrate a live chat or knowledge base. Zendesk offers a bot upon registration.
  • Measure and iterate : Analyze data to identify areas of friction. Amplitude helps to optimize onboarding in real time (Userpilot).

Success indicators (KPIs)

Follow these KPIs to assess your onboarding:

KPI Description Ideal target
Acquisition % of visitors or prospects converted into users (e.g. account creation, download) > 10 %
Activation rate % of users completing a key action (e.g. onboarding completed, first major use) > 70 %
Time to first value Average time for a new user to reach their first satisfaction (e.g. first send, first report generated) < 1 hour
Feature adoption % of users regularly using strategic features (e.g. dashboard, premium module) > 80 %
Retention % of active users returning at least once after the initial period (7 days, 30 days) > 40 %
Churn rate % of users or subscribers leaving the platform over a given period < 5 %
Revenue (ARPU/LTV) Average revenue per user (ARPU) or customer lifetime value (LTV) ARPU > 20 $ / LTV > 200 $
Recommendation rate (NPS) Net Promoter Score – likelihood of a user recommending the product > 50
Referral % of users referring at least one new customer (via link or code) > 10 %

example : A SaaS company boosted its activation rate from 40% to 70% by simplifying its onboarding (ProductLED).

Challenges and mistakes to avoid

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  • Excessive complexity : Too much information is disheartening. Simplify the first steps.
  • Lack of personalization : Generic onboarding does not meet varied needs.
  • Value improperly communicated : If the value is not clear, users leave.
  • Insufficient support : Without accessible help, users feel lost.
  • Lack of measurement : Without KPIs, it is impossible to optimize.

Example: A company lost 50% of its users due to overly technical onboarding, corrected using simplified tutorials (HubSpot).

Checklist for successful onboarding

  • [] Identify user needs by role.
  • [] Simplify enrollment and setup.
  • [] Personalize with collected data.
  • [] Integrate interactive elements (tooltips, videos).
  • [] Show value quickly.
  • [] Offer accessible support (chat, FAQ).
  • [] Track KPIs and iterate.

Conclusion

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Effective SaaS onboarding is a strategic lever to reduce churn, increase adoption, and retain customers in 2026.

By following key steps, adopting best practices, and using tools like Userpilot or Intercom, you can create a smooth and engaging user experience. Take inspiration from leaders like Slack or Dropbox, avoid mistakes like excessive complexity, and measure your KPIs to iterate.

Liste des meilleures pratiques d'onboarding

1. Simplifiez l’inscription au maximum

La première interaction d’un utilisateur avec ton produit ne se fait pas lors de la connexion, mais dès l’inscription. Cette étape clé donne le ton pour la suite : elle doit donc être fluide et sans friction.

Les meilleures entreprises SaaS l’ont compris : elles ne demandent que les informations essentielles, suppriment les formulaires superflus et laissent l’utilisateur accéder immédiatement à l’outil.

user onboarding best practices airbnb

Exemple concret : Airbnb a boosté ses conversions en permettant aux visiteurs de découvrir les logements avant même de s’inscrire, levant ainsi un frein à l’adoption.

2. Offrez une valeur immédiate

L’objectif ? Créer un “WOW Moment” dès les premières minutes. Plus tôt l’utilisateur perçoit la valeur de ton produit, plus il est enclin à s’y engager.

  • Montrez les fonctionnalités clés en contexte.
  • Utilisez des infobulles ou des tutoriels interactifs pour guider pas à pas.
user onboarding best practices buzzsumo

Exemple : Buzzsumo laisse directement tester ses fonctionnalités de recherche, démontrant immédiatement l’utilité de l’outil. Cela crée un impact fort, renforçant la rétention.

3. Personnalisez l’expérience utilisateur

Offrir un parcours identique à tous les profils d’utilisateurs est contre-productif. Segmente tes utilisateurs dès l’inscription (secteur, objectif, rôle) pour personnaliser le contenu et les écrans.

Exemple inspirant : Canva demande aux nouveaux inscrits de préciser leur profil (marketeur, étudiant, graphiste…), puis leur propose des modèles pertinents et adaptés.

4. Optez pour un onboarding adapté au contexte

LOubliez les longues visites guidées que personne ne regarde. Privilégiez les conseils contextuels, affichés pile au moment où l'utilisateur en a besoin.

Par exemple, Duolingo interroge ses nouveaux utilisateurs sur leur niveau de langue avant de commencer. Selon les réponses, l'application adapte son accompagnement. Les conseils apparaissent au bon moment, lorsque l'utilisateur est prêt à progresser.

C’est une façon pratique et moins intrusive d'accompagner l'utilisateur dans l'apprentissage de votre produit.

user onboarding best practices clear

5. Boostez l'engagement avec la gamification

Utilisez la gamification pour rendre votre onboarding amusant et engageant. Les utilisateurs adorent les récompenses, les badges ou les classements.

Duolingo propose des clubs où les utilisateurs peuvent se comparer et se motiver entre eux. Cela donne envie d'utiliser régulièrement l'application pour améliorer son classement. Cette méthode renforce naturellement l'engagement et la rétention des utilisateurs.

user onboarding best practices duolingo

6. Récupérez les utilisateurs inactifs grâce aux emails

Certains utilisateurs décrochent avant même de découvrir votre produit. Envoyez-leur des emails automatiques et ciblés pour les inciter à revenir.

Par exemple, Disqus rappelle aux utilisateurs comment terminer leur inscription en deux étapes simples. Un email clair, avec des instructions faciles à suivre, peut suffire à faire revenir un utilisateur. Profitez de l'email pour rappeler concrètement les bénéfices du produit.

user onboarding best practices disqus

7. Annoncez intelligemment les nouveautés

Chaque mise à jour est une nouvelle occasion d'engager vos utilisateurs. Choisissez soigneusement le format des annonces en fonction de leur importance.

Pour les grosses nouveautés, préférez une popup bien visible et claire. Drift a choisi une popup simple pour lancer sa fonctionnalité calendrier : difficile de la manquer !

user onboarding best practices drift

Pour les petites nouveautés, une discrète infobulle suffit à informer sans déranger. Heap utilise des infobulles pour des nouveautés mineures, comme la personnalisation d'une période dans les rapports. Ce choix évite de fatiguer les utilisateurs tout en les gardant informés.

user onboarding best practices heap

Soyez malin dans vos annonces : le but est de montrer rapidement l’intérêt de la nouveauté sans gêner l'expérience utilisateur.

En appliquant ces bonnes pratiques simples et concrètes, vous améliorerez clairement l'expérience d'onboarding de vos utilisateurs et leur envie de continuer à utiliser votre produit.

Exemples de processus d'onboarding

J'ai déjà inclus quelques exemples de mise en place processus d'onboarding ci-dessus mais si vous cherchez encore de l'inspiration, jetez aussi un coup d'œil à ceux-ci :

1. Todoist

Un flux d'inscription sans friction signifie supprimer toute friction lors de la création d'un compte.

C'est pourquoi Todoist est le premier sur notre liste d'exemples. Il ne se contente pas de demander aux utilisateurs leur adresse électronique, il leur propose trois alternatives pour créer rapidement un compte.

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2. monday

Il existe de nombreux exemples d'écrans de bienvenue qui non seulement accueillent les utilisateurs dans l'application, mais collectent également des informations pertinentes qui permettent de personnaliser l'Onboarding en fonction des besoins de chaque utilisateur pour une meilleure prise en main.

L'outil de monday est un exemple qui le fait d'une manière amicale et engageante, sans donner l'impression de demander à ses utilisateurs de remplir une longue enquête.

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3. Postfity

Ce qui est génial avec la checklist de Postfity, c'est qu'elle est courte et qu'elle se concentre sur l'onboarding de l'utilisateur concentrée sur la valeur de son produit - la programmation des réseaux sociaux rendue facile.

De même, l'ajout d'une incitation à l'accomplissement de la liste de tâches et l'indication claire du résultat font de la checklist d'onboarding de Postfity un excellent exemple.

postfity-checklist-onboarding-example

Conclusion

Un onboarding SaaS réussi se résume à simplifier l'inscription, montrer vite la valeur ajoutée et personnaliser l’expérience en améliorant la perception. Utilisez un onboarding contextuel et gamifié pour capter l’attention, réactivez les utilisateurs inactifs avec des emails ciblés "plus humain" et annoncez intelligemment vos nouveautés dans votre parcours d'onboarding.

Un bon outil aussi permettra aux utilisateurs d'utiliser votre application en libre service de la meilleure manière possible avec une grande familiarisation.

Les messages in-app sont - exactement ce qu'ils sont - de courts messages envoyés in-app, tandis que les modèles d'interface utilisateur sont les moyens qui facilitent l'affichage de ces messages devant l'utilisateur.  De plus,  il existe des outils no code que vous pouvez utiliser pour mettre en œuvre un bon onboarding client.

Ces actions simples garantiront une meilleure adoption et fidélisation à long terme.

FAQ

Quelle est la différence entre onboarding et activation ?

L’onboarding est le processus global d’intégration, tandis que l’activation est le moment où l’utilisateur accomplit une action clé.

Combien de temps dure un onboarding ?

Cela varie, mais l’idéal est d’atteindre la première valeur en quelques minutes à heures, selon la complexité.

Quels outils recommander ?

Userpilot, Appcues, Intercom pour l’interactivité ; Mixpanel pour l’analyse.

Comment personnaliser l’onboarding ?

Collectez des données à l’inscription (rôle, objectifs) pour adapter le parcours.

Pourquoi mesurer l’onboarding ?

Les KPIs identifient les points de friction et permettent d’optimiser l’expérience.

FAQ

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