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Aspects à considérer lors du choix d'un fournisseur de VoIP
Il y a quelques aspects cruciaux à prendre en compte lors du choix d'un service téléphonique VoIP. Ces aspects, proposés par différents fournisseurs de services VoIP, sont les suivants.
Besoins en communication des entreprises
Le meilleur fournisseur de services VOIP est celui qui peut répondre aux besoins de communication de votre entreprise.
Cela signifie qu'ils doivent offrir des fonctions essentielles à votre entreprise, telles que le renvoi d'appel, l'identification de l'appelant, la messagerie vocale, etc.
Appels internationaux
L'utilisation du bon système de protocole internet permet également aux entreprises de passer des appels internationaux.
Il s'agit d'une fonctionnalité intéressante pour les entreprises dont les employés ou les clients se trouvent dans différents pays.
En utilisant l'internet haut débit que l'on trouve dans la plupart des bureaux, vous pouvez installer un téléphone VoIP pour passer des appels vers différents pays sans vous soucier des frais d'interurbain onéreux.
Le fait d'appeler via une connexion internet signifie également qu'il n'est pas nécessaire de s'inquiéter de la qualité de l'appel, car elle sera la même que si vous passiez un appel local.
Support client
Le meilleur fournisseur de services VoIP est celui qui peut vous offrir une assistance lorsque vous en avez besoin.
Cela signifie que la plateforme que vous choisissez doit avoir une équipe de représentants du service clientèle qui peuvent vous aider en cas de problème.
Le fournisseur doit également disposer d'une base de connaissances ou d'une section FAQ sur son site web, que vous pouvez utiliser pour trouver des réponses aux questions courantes.
Critiques en ligne
Le système VoIP qui répondra à vos besoins disposera de bonnes critiques d'autres utilisateurs qui sont idéalement impliqués dans le même créneau que votre entreprise.
Vous pouvez trouver ces critiques en effectuant une recherche rapide en ligne.
Lorsque vous lisez ces avis, prêtez attention à ce que disent les autres utilisateurs sur les fonctionnalités offertes par le fournisseur et sur la qualité du service à la clientèle.
Cela vous donnera une bonne idée de ce que vous pouvez attendre du prestataire.
Tarifs
Les différents fournisseurs de VoIP proposent différents plans à différents niveaux de prix.
Il est essentiel de comparer les tarifs de ces fournisseurs pour trouver la meilleure offre.
Il suffit de visiter la page de tarification du produit et de comparer les fournisseurs de VoIP et leurs différents plans.
Durée du contrat
Les fournisseurs de VoIP pour entreprises ont souvent des contrats que vous devez signer.
Avant de signer un contrat, assurez-vous d'en comprendre les termes et conditions.
Vous devez notamment prêter attention à la durée du contrat et aux frais de résiliation anticipée.
Vous devrez payer des frais de résiliation anticipée si vous décidez d'annuler votre service avant la fin du contrat, il est donc important de savoir ce que cela implique.
Offrent des options évolutives
Si vous souhaitez que votre petite entreprise se développe, il est essentiel de choisir un fournisseur de VoIP qui offre une certaine évolutivité.
Cela signifie qu'ils doivent être en mesure d'augmenter le nombre d'utilisateurs de votre compte au fur et à mesure que votre entreprise se développe et qu'ils disposent également de la bande passante nécessaire pour soutenir une opération en pleine expansion.
Services complémentaires qu'ils pourraient proposer.
Les meilleurs fournisseurs de VoIP proposent souvent des services supplémentaires que vous pouvez ajouter à votre compte.
Ces services peuvent inclure l'enregistrement des appels, le logiciel de centre d'appels, et plus encore.
Fonctionnalités incluses
Diverses fonctions sont incluses dans les différents plans VoIP.
Certaines de ces fonctionnalités sont essentielles, tandis que d'autres sont agréables à avoir - il est essentiel de comprendre la différence au moment de prendre une décision finale.
Cela dit, dans la section suivante, je vais passer en revue certains des facteurs les plus importants à prendre en compte.
Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin chez un fournisseur de VoIP ?
Les fonctionnalités dont une entreprise a besoin varient d'une société à l'autre.
Toutefois, certaines fonctionnalités sont essentielles pour la plupart des entreprises.
Examinons quelques-unes de ces fonctionnalités essentielles.
Intégrations
Il est possible d'intégrer les systèmes téléphoniques VoIP à toute une série d'applications professionnelles.
Cela permet à l'entreprise d'utiliser un système téléphonique VoIP avec d'autres logiciels, tels que des logiciels de gestion de la relation client (CRM) et des suites de productivité bureautique.
Les intégrations tierces facilitent la gestion des communications professionnelles et peuvent rendre les employés plus productifs.
Fonctions de messagerie
Des fonctions telles que le marketing par SMS et la messagerie instantanée (IM) sont de plus en plus courantes dans les plans VoIP pour entreprises.
Ces fonctions vous permettent d'envoyer et de recevoir des messages texte en utilisant votre numéro de téléphone VoIP en temps réel.
Cela peut être un moyen pratique de communiquer avec les employés, les clients et les partenaires.
Appels vidéo et conférences
Bien qu'elle ne soit pas offerte par un système téléphonique traditionnel, la vidéoconférence est une fonction de plus en plus courante dans les plans de VoIP.
Cette fonction vous permet d'organiser des réunions avec des employés, des clients et des partenaires en utilisant votre système téléphonique VoIP et une caméra jointe.
Si la conférence téléphonique vidéo et vocale est essentielle pour vos besoins, consultez ma liste des meilleurs services de conférence téléphonique pour plus d'informations.
Répondeur automatique
Un système téléphonique VoIP (Voice over IP) peut être un excellent moyen de gérer vos appels professionnels.
Lors des appels téléphoniques, le système peut inviter les clients à choisir parmi plusieurs options.
Par exemple, on peut vous demander d'appuyer sur le 1 pour les ventes, le 2 pour le service clientèle ou le 3 pour l'annuaire de l'entreprise.
Ce processus est connu sous le nom de répondeur automatique.
Les fonctions de réception automatique peuvent s'avérer précieuses pour gérer les appels de votre entreprise et veiller à ce que chaque appel soit acheminé vers la bonne personne.
Qualité des appels
Que vous appeliez un téléphone portable ou un téléphone fixe, l'expérience de votre client souffrira d'une mauvaise qualité d'appel.
C'est pourquoi il est essentiel de s'assurer que le fournisseur de VoIP que vous choisissez offre des appels constants et de haute qualité.
Application mobile
Grâce à une application mobile, vous pouvez passer et recevoir des appels en utilisant votre système de téléphonie VoIP depuis votre appareil mobile.
Cela peut être un moyen pratique de rester connecté lorsque vous êtes en déplacement.
Acheminement des appels
En matière de téléphonie, le routage des appels désigne le processus d'acheminement des appels vers la bonne personne ou le bon service.
Un système téléphonique d'entreprise doit disposer de fonctions d'acheminement des appels afin de traiter efficacement chaque appel tout en minimisant le temps d'attente.
Caractéristiques de l'API
Certains pourraient considérer la fonction API (interface de programmation d'applications) comme l'une des fonctions avancées d'un système téléphonique VoIP.
Cependant, une API peut être un outil précieux pour les entreprises qui souhaitent intégrer leur système de téléphonie VoIP à d'autres logiciels de la manière la plus simple possible.
CRM
Certains systèmes VoIP intègrent un système de gestion de la relation client (CRM) qui permet à une entreprise d'accéder aux informations sur ses clients pendant un appel.
En fonction des besoins de chacun, l'ensemble du processus peut être encore plus accessible lorsque l'on travaille avec des données.
Sécurité
Le bon fournisseur de VoIP disposera de mesures de sécurité pour protéger votre entreprise contre la fraude et le piratage.
Le nombre de pannes enregistrées dans le passé sera également un facteur déterminant de la sécurité du fournisseur de VoIP et est certainement un élément à prendre en compte.
Messagerie d'équipe
La télécommunication entre les membres d'une équipe est un élément essentiel de toute entreprise.
Un système téléphonique VoIP doit être doté de fonctions de messagerie d'équipe qui permettent aux employés de communiquer rapidement et de plusieurs façons.
Bande passante
Un centre de contact qui utilise un système téléphonique VoIP devra disposer d'une bande passante suffisante pour supporter le nombre d'appels entrants.
Le fournisseur de VoIP doit être en mesure de proposer un plan qui répond aux besoins de l'entreprise sans dépasser la bande passante dont elle dispose.
Appel en attente
Si des appels entrants sont reçus alors que d'autres appels sont déjà en cours, le système téléphonique VoIP doit disposer d'une fonction d'appel en attente.
Cela permet de mettre le nouvel appel en attente jusqu'à ce que quelqu'un puisse répondre à la personne qui appelle.
Portage
Il s'agit de la possibilité de faire transférer un numéro de téléphone d'un fournisseur VoIP à un autre.
Cette fonction peut s'avérer précieuse si vous devez changer de fournisseur sans avoir à contacter tous vos clients pour leur faire savoir que les numéros de téléphone de votre entreprise ont changé.
Tarifs
Disposer d'un système téléphonique VoIP rentable est essentiel pour toute entreprise.
Le prix du service sera déterminé par les fonctionnalités dont vous avez besoin et le nombre d'utilisateurs du système.
Système téléphonique
La plupart des entreprises proposent des systèmes téléphoniques multilignes qui permettent un grand degré de personnalisation.
Pouvoir prendre des appels simultanés, diriger certains appels vers des services spécifiques et même permettre aux clients de laisser des messages vocaux - tout cela grâce à un seul casque - est désormais une réalité pour de nombreuses entreprises.
Différence entre un logiciel d'appel et un logiciel VoIP
Les logiciels de centres d'appels comprennent également les logiciels d'appels traditionnels.
Bien qu'il puisse s'agir d'un type de logiciel de VoIP, il existe quelques différences essentielles entre ce type de logiciel et la VoIP.
Tout d'abord, examinons les systèmes VoIP. Ces systèmes utilisent l'internet pour passer des appels.
On peut le faire à partir d'un ordinateur, d'un smartphone ou d'autres appareils connectés à l'internet.
Le logiciel de centre d'appels utilise également l'internet pour passer des appels, mais il est conçu spécifiquement pour les entreprises qui doivent gérer un volume élevé d'appels.
Cela signifie que les logiciels de centres d'appels ont généralement plus de fonctionnalités que les systèmes VoIP, comme l'enregistrement, la distribution automatique des appels et la réponse vocale interactive.
Pour choisir la bonne plateforme, il est essentiel de connaître les besoins de votre entreprise et de savoir quel fournisseur peut le mieux répondre à ces besoins.
Enregistrement d'un numéro VoIP
Vous voulez savoir si une société de VoIP est la bonne solution pour vous ?
La plupart proposent une période d'essai que vous pouvez passer pour vous décider.
Dans cet exemple, je vais utiliser MightyCall pour vous montrer comment obtenir votre propre numéro VoIP.
Voici les étapes à suivre.
Étape 1 : Allez sur leur site web et choisissez Essai gratuit.
Étape 2 : Cliquez sur "Démarrer l'essai gratuit de 7 jours".
Étape 3 : Choisissez votre ville, saisissez un indicatif régional ou des "lettres ou chiffres". Vous obtiendrez une liste de numéros possibles parmi lesquels choisir. Choisissez le numéro que vous voulez.
Étape 4 : Remplissez vos informations et vous serez prêt à partir.
Commencez avec MightyCall.
Résumé.
Le choix du bon fournisseur de VoIP est une décision importante pour toute entreprise.
Le fournisseur que vous choisissez déterminera la qualité de vos appels VoIP, les fonctions disponibles et le prix que vous payez.
Lorsque vous choisissez une solution VoIP, ne prenez pas de décisions hâtives.
Il est essentiel de prendre en compte les besoins de votre entreprise, de comparer les prix et de lire les avis pour trouver le meilleur fournisseur.
Plus d'informations : Vous voulez comparer les plateformes les mieux notées pour communiquer avec les autres en ligne ?
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