Pourquoi choisir Zapier? Avis, Test, Avantages (2023)

Qu'est-ce que Zapier ?

L'un des outils les plus révolutionnaires du marché. Il a littéralement permis à tout le monde de connecter des applications sans développeurs, sans compétences et en un rien de temps. 

Grâce à Zapier et maintenant d'autres alternatives du marché, vous pouvez littéralement effectuer le travail de dizaines de personnes, de façon automatisée et pendant que vous dormez. 

Zapier fournit des workflows pour automatiser l'utilisation combinée d'applications web.

En gros vous pouvez connecter des applications à l'aide d'API et créer des réactions en chaîne d'actions à partir d'un évènement donné (trigger).

Voyons ce qu'est une API.

LIRE PLUS : La liste des meilleures alternatives à Zapier

Comprendre ce qu'est une API

Pour bien comprendre ce qu'est Zapier, il faut d'abord se pencher sur les API.

Une API (application program interface) est un moyen par lequel les programmes informatiques peuvent communiquer entre eux. Ne vous inquiétez pas, je ne rentrerai pas dans les détails techniques, mais je vais vous expliquer en termes simples.

Prenons un exemple :

Disons que vous avez une personne qui ne parle que l'anglais et une autre qui ne parle que l'allemand. Normalement, Ils ne peuvent pas communiquer entre eux à cause de la barrière de la langue.

C'est là que votre traducteur (API) entre en jeu. L'API peut parler toutes les langues et donc, avec son aide, ils peuvent maintenant se parler, et plus tard partager des photos ou des contacts.

Si vous êtes encore un peu dans le flou, jetez un coup d'œil à cette petite vidéo réalisée par les gars de MuleSoft.

Il est vrai qu'en soi, une API n'est pas très impressionnante ; c'est ce que vous pouvez faire avec elle qui la rend si utile. C'est là que Zapier entre en jeu. Zapier vous permet d'utiliser facilement les API pour pratiquement tous les usages auxquels vous pouvez penser, mais (une fois de plus) nous allons simplifier les choses pour vous.

Termes courants de Zapier

• Zap : Une automatisation entre deux programmes
• Flux de travail : Le mot préféré de Zapier pour l'automatisation
• Action : Un acte réalisé soit par un utilisateur, soit par Zapier.
• Déclencheur : Une action qui provoque le déclenchement d'un Zap
• Tâche : Une action effectuée par un Zap
• Temps de mise à jour : L'intervalle auquel Zapier vérifie les déclencheurs.

Comprendre les Zaps, les déclencheurs et autres de Zapier

Zapier est un outil de productivité qui peut vous aider à automatiser certaines tâches entre deux programmes différents.

Par exemple, vous pouvez demander à Zapier de créer un nouveau document Google chaque fois que vous déplacez une carte dans votre tableau Trello, ou de faire apparaître des e-mails spécifiques de votre compte Gmail dans Slack. Il existe un grand nombre d'options différentes.

Pour ce faire, il utilise des automatisations appelées Zaps (Zapier préfère le terme de workflow à celui d'automatisation). Chaque Zap exécute une ou plusieurs actions lorsqu'un déclencheur spécifique se déclenche. 

Par exemple, vous pouvez configurer un Zap pour que tout document créé dans Google Docs soit automatiquement dupliqué dans OneDrive. Ainsi, lorsque Zapier détecte le déclencheur de la création d'un document, il exécute l'action de le dupliquer dans OneDrive.

Cette détection par Zapier ne se produit pas tout le temps - la fréquence est déterminée par le plan tarifaire que vous utilisez. Dans le cas des plans gratuits et Starter, ce temps de mise à jour est fixé à 15 minutes, tandis que les plans plus chers le ramènent à une ou deux minutes seulement. 

Tâches Zapier

Il est également important de noter que chaque plan limite votre nombre de tâches. Une tâche est toute action réalisée par Zapier, comme la duplication du document dans OneDrive ; l'action de déclenchement ne compte pas comme une tâche. Par exemple, dans la version gratuite, vous avez droit à 100 tâches, ce qui signifie que Zapier va dupliquer 100 fichiers Google Docs dans OneDrive. La 101e fois que le déclencheur se déclenchera, il échouera.

Vous pouvez également configurer des Zaps multi-étapes sur tous les plans payants. Ensuite, chaque action effectuée par Zapier compte comme une tâche. Si vous avez configuré, par exemple, un flux de travail en trois étapes, chaque fois qu'il se déclenche, il compte pour trois tâches. Vous pouvez atteindre votre limite de tâches assez rapidement de cette façon, il est donc important de garder un œil dessus.

Caractéristiques principales - Zapier

Cet examen porte sur les fonctionnalités de Zapier, sa facilité d'utilisation et la disponibilité du service clientèle. Nous noterons les points forts et les points faibles de l'application dans les trois sections ci-dessus. Nous inclurons également des images réelles du logiciel pour vous donner une idée de ce que c'est que de travailler avec cet outil.

Pour en savoir plus sur la façon dont nous recherchons et évaluons les outils logiciels, lisez la méthodologie d'évaluation de SoftwarePundit.

Tableau de bord

Lorsque vous vous connectez pour la première fois à Zapier, votre tableau de bord s'affiche. Le tableau de bord vous permet de créer de nouveaux Zaps, d'examiner les flux de travail recommandés, vos Zaps actuels, votre historique de Zap et les applications que vous avez connectées à Zapier.

Dans le coin inférieur gauche, un graphique à barres vous indique le nombre de Zaps et de Tasks que vous avez utilisés et le nombre de ceux qui restent dans votre plan.

Zaps

Les Zaps, ou flux de travail automatisés, sont créés à l'aide d'un constructeur étape par étape. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, vous connectez deux ou plusieurs applications et déterminez le trigger qui provoquera le résultat souhaité. Le générateur de flux de travail vous avertit en cas d'erreur dans le Zap avant qu'il ne soit mis en œuvre.

Si certains plans permettent de réaliser des Zaps en une seule étape, les plans les plus coûteux permettent de connecter plusieurs applications et d'exécuter plusieurs résultats à partir d'un seul flux de travail.

Les Zaps peuvent être planifiés pour être exécutés à des intervalles spécifiques - tous les mois, toutes les semaines, tous les jours ou toutes les heures. Vous pourrez définir le fuseau horaire auquel vous souhaitez que les Zaps se conforment, ajouter des Zaps spécifiques à des dossiers pour les organiser et rédiger de brèves descriptions des Zaps que vous avez.

Historique des zaps

L'onglet Historique des zaps permet de visualiser tous vos zaps passés, le nombre de tâches qu'ils ont réalisées, etc.

Vous pouvez trier et rechercher les Zaps passés par date, dossier, application, statut ou mot-clé. Il existe des journaux d'utilisation et de tâches qui, là encore, affichent les tâches qui ont été effectuées et leur nombre. Comme vous pouvez le voir dans l'image, chaque tâche indique si elle a réussi ou s'il y a eu des erreurs dans le processus.

Zaps préconstruits

Zapier rend les flux de travail encore plus faciles grâce à sa vaste bibliothèque de Zaps préétablis. Cela signifie que vous n'aurez probablement même pas à configurer les flux de travail vous-même - vous pouvez simplement en sélectionner un que Zapier a déjà construit en quelques clics.

Lorsque vous recherchez une application, elle affichera les flux de travail couramment utilisés que vous pouvez mettre en œuvre en cliquant sur "Essayez-le". Comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessous, Zapier vous indiquera également les triggers, les actions et les recherches qu'il prend en charge. Cela vous permet de savoir, avant de construire ou de sélectionner des flux de travail, si Zapier peut faire ce que vous voulez.

Comment fonctionne Zapier ?

Avant d'aborder les fonctionnalités individuelles, il est utile de connaître le fonctionnement de Zapier, notamment la terminologie spécifique utilisée par Zapier pour désigner son processus et ses flux de travail. Pour décrire ce processus, nous allons utiliser l'exemple de la connexion de votre compte SurveyMonkey et de votre compte Gmail.

Il y a deux termes que vous devez comprendre :

• Les Zaps sont les flux de travail automatisés que vous créez dans Zapier.
• Les tâches sont les actions individuelles que les Zaps réalisent.

Zapier fonctionne en automatisant les flux de travail à sens unique. Il s'agit de tâches que vous auriez à accomplir manuellement autrement. Chaque flux de travail entièrement automatisé s'appelle un "Zap".

Chaque Zap a un trigger et une ou plusieurs actions, et chaque action réalisée est ce que Zapier appelle une "tâche". Il est important de noter ce que sont les tâches et combien chaque Zap en accomplit, car elles seront comptabilisées dans la limite de tâches de votre plan.

Exemple de Zap : Connecter Survey Monkey et Gmail

Mettons ces termes en pratique à l'aide d'un exemple concret. Supposons que vous connectiez SurveyMonkey et Gmail afin d'envoyer automatiquement des e-mails de remerciement aux participants qui ont répondu à un sondage.

Dans cet exemple, le Zap est le flux de travail complet d'envoi automatique d'e-mails lorsque les réponses à l'enquête ont été enregistrées. Le Zap est déclenché lorsque quelqu'un complète l'enquête - c'est le signal à Zapier que l'email doit être envoyé.

Chaque courriel individuel envoyé compte comme une tâche. Si 15 personnes répondent à l'enquête, 15 e-mails sont envoyés et, par conséquent, 15 tâches ont été accomplies avec le Zap.

Comment réaliser son premier Zap ?

Mettons nous dans le bain sur la voie du bon fonctionnement en vous montrant comment créer votre premier Zap.

Nous nous en tiendrons à l'exemple de la mise en place d'un moyen pour que les pièces jointes de vos emails (photos de famille) soient automatiquement enregistrées sur un compte Google Drive.

Une fois que nous aurons terminé, vous n'aurez plus jamais à vous soucier de fouiller dans vos emails pour trouver les photos de vos parents dans le sud de la France.

Créer un nouveau Zap

Une fois que vous vous êtes connecté à Zapier ou que vous avez créé un nouveau compte, la première chose que vous devez faire est de cliquer sur "Make a New Zap". Cela vous permettra de vous engager sur la voie d'une vie en ligne plus facile !

Choisissez un déclencheur

Comme expliqué précédemment, le déclencheur sera ce que Zapier détecte pour lancer le processus que vous souhaitez réaliser. Vous devez d'abord sélectionner l'application qui accueillera l'action du déclencheur. Vous pouvez soit faire défiler la liste des applications jusqu'à ce que vous trouviez votre choix, soit utiliser la fonction de recherche (nous recommandons fortement cette dernière).

Une fois votre programme sélectionné, vous devez également indiquer la tâche qui doit être accomplie pour déclencher votre Zap.

• Cherchez dans le menu déroulant le déclencheur souhaité
• Si le déclencheur n'est pas présent, essayez soit d'utiliser la barre de recherche, soit de cliquer sur "Afficher toutes les options", et regardez à nouveau.

Configurez votre Trigger

Maintenant que vous avez sélectionné votre application et votre trigger, vous devez donner à Zapier l'accès au compte que vous possédez sur cette plateforme.

Pour notre exemple de photos de famille, il s'agit de notre compte Gmail.

Cliquez simplement sur le bouton "Connecter un nouveau compte", puis connectez-vous ou remplissez vos coordonnées.

Une fois connecté, vous allez vouloir choisir le bon déclencheur à travers Gmail. Dans notre cas, vous souhaitez que détecter les emails provenant de comptes ou de cercles spécifiques (comme la famille) et vous assurer que seules les pièces jointes envoyées à partir de leur adresse email seront récupérées.

Si cela vous semble être du charabia, pensez-y de la manière suivante : vous ne voulez pas enregistrer toutes les pièces jointes des emails que vous recevez (facture Mobile, EDF, etc... dans votre dossier Google Drive "Photos de famille", n'est-ce pas ?

Si vous êtes encore un peu perdu avec ce concept, ne vous inquiétez pas trop car cette étape est facultative, mais nous vous recommandons vivement d'essayer au moins, car cela sera vraiment payant à long terme.

Pour notre exemple des photos de famille, vous devez entrer des paramètres de filtrages comme ci-dessous :

Chaque trigger dispose d'une aide, il suffit de cliquer sur "Learn More" comme sur l'image ci-dessus.

Testez le déclencheur

Enfin, il vous sera demandé de tester que le déclencheur fonctionne, ce qui peut nécessiter un peu de préparation du côté de l'application du déclencheur elle-même.

Dans ce cas, Zapier doit se tester sur une pièce jointe qui vous a été récemment envoyée et qui correspond aux options que vous venez de définir.

Cliquez sur "Test and Continue" pour exécuter le déclencheur et voir si vous avez tout configuré correctement !

Sélectionnez une action

L'étape suivante est l'action qui se déroulera lorsque le déclencheur sera activé. Cette étape est à peu près la même que la sélection de votre déclencheur, mais n'oubliez jamais que vous sélectionnez maintenant l'application pour ce qui sortira du processus. Tout d'abord, sélectionnez l'application qui exécutera l'action ; une fois encore, nous vous recommandons d'utiliser la fonction de recherche.

Maintenant, comme pour le réglage de votre déclencheur, vous devez choisir ce que l'action fera dans le menu déroulant. N'oubliez pas que d'autres actions peuvent être sélectionnées en cliquant sur "Afficher les options moins courantes", ou en les recherchant.

Si vous suivez toujours notre exemple de photos de famille, la sélection dont vous aurez besoin est "Copier le fichier du déclencheur", car vous voulez que votre Zap copie les fichiers joints à l'email de déclenchement.

Saisissez les détails de l'action

La première chose que vous devez faire pour élaborer le squelette de votre action est de donner à Zapier l'accès au compte approprié. En cliquant sur "Connecter un nouveau compte", une fenêtre contextuelle s'ouvrira dans laquelle vous devrez à la fois vous connecter à votre compte pour l'action (dans notre cas, Google Drive) et autoriser Zapier à y avoir accès.

Ensuite, vous devez indiquer à votre Zap exactement ce qu'il doit faire avec votre compte.

Pour les photos de famille, vous devez sélectionner le dossier Google Drive dans lequel vous souhaitez qu'elles soient sauvegardées et indiquer le système de dénomination de chaque photo (nous avons simplement choisi de nommer le fichier de la même façon que la photo que vous avez reçue dans votre courrier électronique).

Vous pouvez faire apparaître la sélection des schémas de dénomination en cliquant sur le bouton situé à l'extrême droite de l'intitulé "Fichier".

Testez l'action

De la même manière que pour notre déclencheur, la dernière étape de la configuration de votre action consiste à la tester. Cliquez sur le bouton "Créer et poursuivre" pour exécuter votre test, et attendez les résultats !

Si vous voulez être minutieux, ce test sauvegardera un fichier (si possible la pièce jointe qui a servi à tester votre déclencheur) dans votre Google Drive - allez-y et voyez si le processus a fonctionné.

Nommez et activez le Zap

Tout est en place et vous êtes sûr que le Zap fonctionne exactement comme vous le souhaitez. La dernière étape de la création de votre premier Zap consiste à le nommer et à le mettre en service. Attribuez à votre nouveau Zap un nom que vous reconnaîtrez facilement (au cas où vous auriez besoin de le modifier ultérieurement), puis actionnez l'interrupteur pour vous simplifier la vie !

Nous vous félicitons chaleureusement d'avoir mis en place votre premier - et, espérons-le, pas le dernier - Zap avec Zapier.

Tarifs - Zapier

Zapier a un système de tarification assez simple, chaque étape augmentant le nombre de tâches et de Zaps que vous pouvez utiliser, ainsi que la diminution de l'intervalle de mise à jour. En outre, chaque plan est assorti de fonctionnalités premium très pratiques. Pour un aperçu complet, veuillez consulter la page des tarifs de Zapier.

Notez que vous pouvez augmenter le nombre de tâches que vous pouvez effectuer par mois pour chaque plan, mais que cela entraîne un coût supplémentaire. Par exemple, avec 2 000 tâches, le plan professionnel coûte 49 $ par mois en facturation annuelle, tandis qu'avec 5 000 tâches, il coûte 89 $ par mois.

Plan gratuit de Zapier

Nous pensons que le principal attrait de Zapier est sa version gratuite, qui est correcte. Même si cinq Zaps répartis sur 100 actions, ce n'est pas beaucoup, cela devrait suffire aux petites entreprises pour automatiser quelques processus clés sans dépenser un centime. Si vous pensez que vous aurez besoin de plus que cela, mais que vous préférez quand même ne pas payer, allez voir du côté d'IFTTT, qui est un peu plus généreux.

Devises acceptées et options de paiement

Zapier accepte actuellement les paiements dans 14 devises différentes, notamment en USD, EUR, JPY, GBP, AUD et CAD. Selon la devise que vous utilisez, vous pourrez payer par carte de crédit, via PayPal ou par virement bancaire.

Support - Zapier

Zapier offre de nombreuses options de service d'auto-assistance pour les clients, comme le centre d'aide, la bibliothèque de webinaires, le blog et le centre communautaire. Lors de leur première inscription à Zapier, les clients recevront également de nombreux e-mails au cours des premières semaines qui les guideront dans les premières étapes de l'utilisation du logiciel.

Un oubli majeur est que Zapier ne propose pas de chat en direct, ce que font de nombreux éditeurs de logiciels. Cela limite l'interaction directe que les clients ont avec Zapier.

Alternatives - Zapier

Zapier n'a pas de véritables concurrents, car il est le leader incontesté dans ce domaine. Aucun outil ne s'approche de sa puissance ou du nombre d'applications intégrées. Cependant, voici quelques autres applications d'intégration pour les petites entreprises :

• Automate.io
• n8n
• Make

Il existe quelques outils logiciels comme MuleSoft qui sont conçus pour les entreprises, mais Zapier est le meilleur et le plus développé des logiciels d'intégration pour les entreprises de toutes tailles.

Verdict Final - Zapier

Zapier est un excellent moyen de gagner du temps en automatisant toutes les petites tâches ennuyeuses et même celles qui ne le sont pas. Bien qu'il puisse être un peu coûteux dans ses niveaux supérieurs, il compense par une grande facilité d'utilisation.

Si vous avez besoin d'automatisations, mais que vous n'êtes pas très doué pour la technologie, Zapier pourrait être la solution pour vous. N'oubliez pas de consulter nos exemples d'automatisation de flux de travail pour découvrir d'autres astuces pour rationaliser vos processus de travail.

FAQ - Zapier

Zapier est-il gratuit ?

Oui, Zapier a une option de plan gratuit. Toutefois, ce plan est très limité puisqu'il ne propose que 5 "zaps" et que la mise à jour prend 15 minutes. Les autres plans tarifaires de Zapier vont du plan Starter au plan Entreprise.

1. Starter - 19,99 $ par mois, facturation annuelle
2. Professionnel - 49 $ par mois, facturé annuellement
3. Équipe - 299 $ par mois, facturé annuellement
4. Entreprise - 499 $ par mois, facturés annuellement

Zapier est-il sûr ?

Oui, l'utilisation de Zapier est sûre. La sécurité des comptes clients est une priorité et Zapier prend les mesures suivantes pour garantir la sécurité des données :

• Zapier crypte toutes les informations d'identification de vos applications connectées.
• Zapier ne touche pas à vos comptes connectés ou à leurs données d'une manière qui ne soit pas liée à l'exécution des zaps que vous créez.
• Les données des requêtes API sont conservées pendant 7 jours en cas de besoin de dépannage Ensuite, les informations sont supprimées des serveurs de Zapier.
• L'historique des zaps de l'utilisateur (les journaux que vous pouvez consulter dans Zapier) est conservé pendant trois mois au maximum, et généralement pendant 14 jours seulement.

À quoi sert Zapier ?

Zapier est un outil qui sert à automatiser les tâches répétitives entre deux ou plusieurs applications. Selon le guide de démarrage rapide de Zapier, les éléments suivants peuvent être automatisés avec Zapier :

1. Tâches que vous devez effectuer fréquemment (ex. : envoi de rappels hebdomadaires à votre équipe)
2. Tout ce qui vous oblige à déplacer des informations d'une application à une autre (par exemple, ajouter des tâches d'une application de gestion de projet à votre liste de tâches personnelle).
3. Tâches qui ne demandent pas beaucoup de réflexion (ex. Copier les emails des participants à un événement dans une feuille de calcul)

Qu'est-ce qu'un Zap ?

Tout le monde a entendu parler de l'expression "cause et effets" ; si vous chauffez du pain, il se transforme en toast et si vous actionnez le bon interrupteur, vos lumières s'allument. Zapier suit cette règle, sauf qu'il vous permet de choisir la cause et l'effet dans un seul processus appelé "Zap".

Prenons un exemple :

Disons que votre famille allait vous envoyer des photos de vacances par email, mais vous vouliez qu'elles soient stockées sur votre compte Google Drive pour les conserver en toute sécurité et y accéder facilement.

Avec Zapier, vous pouvez configurer un Zap qui détectera lorsque vous recevrez un email avec une pièce jointe (trigger) et les enregistrera automatiquement sur votre Google Drive (action).

Il y a des centaines d'utilisations différentes pour cet outil - du partage de messages sur vos réseaux sociaux à la gestion de vos comptes et à l'automatisation de vos emails !

Que sont les filtres dans Zapier ?

Pour terminer cette petite introduction "Qu'est-ce que Zapier ?", allons un tout petit peu plus loin que les bases en vous donnant un aperçu de ce dont il est capable.

Parfois, vous ne serez pas en mesure d'exécuter le processus que vous souhaitez avec un seul déclencheur et une seule action ; c'est là que les filtres interviennent.

En cliquant sur le petit symbole plus dans vos lignes de temps de Zap lors de leur création, vous pourrez ajouter une autre action ou un filtre de votre choix. Les actions supplémentaires sont certainement utiles, car elles vous permettent d'effectuer plusieurs tâches automatiquement à partir du même déclencheur, mais les filtres vous permettent de limiter vos actions pour qu'elles ne s'exécutent que dans des circonstances spécifiques.

Par exemple, revenons à notre toujours utile Zap photo Gmail. Pour l'instant, il s'exécute quelle que soit la pièce jointe envoyée par Jenny Mulholland, et les enregistre toutes au même endroit. Avec un filtre, nous pouvons faire en sorte que notre Zap ne s'exécute qu'en fonction de certains paramètres.

Imaginons que vous demandiez à un membre de votre famille d'inclure les mots "photo de vacances" dans son courrier électronique, si la pièce jointe qu'il envoie est un cliché de vacances. Vous pourriez alors définir un filtre qui ne laisserait le Zap s'exécuter que si l'objet ou le corps de l'email contient les mots "photo de vacances".

Grâce à des combinaisons de filtres "et" et "ou" (paramètres qui doivent respectivement être tous satisfaits ou un seul satisfait), vous pouvez transformer le plus simple des Zaps en une véritable armée d'automatisation.