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Revue détaillée de Zoho Projects
Zoho Projects est un excellent logiciel de gestion de projet qui offre une valeur fantastique pour son prix.
C'est un logiciel particulièrement excellent si vous êtes familier avec l'écosystème Zoho ou si vous gérez une équipe de petite à moyenne taille.
Mais si Zoho a tout pour plaire, il peut devenir compliqué à utiliser si vous gérez des projets complexes et de grande envergure. Lisez ce qui suit pour comprendre ce que je veux dire.
Qu'est-ce que Zoho Projects ?
Zoho Projects est un logiciel robuste et peu coûteux de gestion de projets. Il peut vous aider à organiser les tâches, à suivre votre équipe et à identifier les goulots d'étranglement au sein d'un projet. Il fonctionne également avec le reste de l'écosystème de Zoho. Mais où est le problème ?
Vous êtes sur Internet depuis assez longtemps pour savoir quand quelque chose semble trop beau pour être vrai. Et oui, il y a une raison pour laquelle Zoho Projects n'est pas mon outil de gestion de projet préféré.
Après l'avoir testé pendant des semaines, je peux vous dire qu'il n'y a pas beaucoup de gris avec Zoho Projects. S'il vous convient (par exemple, si vous gérez une équipe de petite à moyenne taille), il est fantastique pour vous. Si ce n'est pas le cas, alors ce n'est vraiment pas le cas.
Zoho Projects est disponible dans plus de 20 langues, dont l'anglais, l'arabe, le chinois, le japonais, l'hindi et le russe (bien que la page d'accueil n'indique que 13 langues). Il offre un plan entièrement gratuit pour un maximum de 3 utilisateurs et un essai gratuit de 10 jours pour son plan le plus cher.
Mais est-il adapté à vos besoins ? Découvrez-le ci-dessous.
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Fonctionnalités - Zoho Projects
Zoho Projects dispose d'un ensemble impressionnant de fonctionnalités
Bien sûr, Projects a des caractéristiques individuelles impressionnantes. Ce sont celles qui sont mentionnées dans chaque publicité et placées en grosses lettres en haut de la page d'accueil. Mais ce que j'ai le plus apprécié, c'est la façon dont ces fonctionnalités sont réunies de manière transparente dans la même application.
Zoho n'a peut-être pas le plus grand nombre de fonctionnalités, mais ce qu'il offre est axé sur l'amélioration de la gestion des projets et l'efficacité des équipes.
Des éléments comme les calendriers stricts, la planification d'événements et les flux d'activités (parmi beaucoup d'autres) sont bons en soi, mais lorsqu'ils se trouvent dans la même application, ils peuvent faire des merveilles pour votre productivité.
Mise en forme automatique des projets
La visualisation par défaut dans Zoho Projects est un diagramme de Gantt, qui vous aide à voir chaque étape de votre projet dans une ligne de temps. Vous pouvez configurer quatre dépendances différentes entre les tâches :
- Terminez pour commencer. Ne commencez une nouvelle tâche que si vous en avez terminé une autre.
- Commencez pour commencer. Ne commencez une tâche spécifique que si vous en avez commencé une autre.
- Finir pour finir. Ne terminez une tâche que si vous en avez terminé une autre.
- Du début à la fin. Ne terminez une tâche que si vous en avez commencé une autre.
Le diagramme de Gantt se met à jour automatiquement dès que vous ajoutez une dépendance, et vous pouvez en définir autant que vous le souhaitez entre autant de tâches que vous le souhaitez. Si votre projet est complexe, vous pouvez activer un "chemin critique", qui vous indique l'ordre le plus efficace pour réaliser vos tâches.
Si vous avez besoin d'une perspective différente, vous pouvez voir vos tâches dans une vue Kanban. Kanban présente vos tâches sous forme de cartes et vous permet de les classer par catégories : ouvertes, en cours, en révision, à tester, en attente et retardées. Vous pouvez sélectionner la vue simple ou classique pour obtenir une vue d'ensemble complète, qui répertorie chaque tâche à côté des informations que vous choisissez.
Suivi du travail de votre équipe
La planification n'est que la moitié de la bataille dans la gestion de projet. Vous devrez garder la trace du travail effectué et de ce qu'il vous coûtera. L'outil intégré de suivi du temps dans Zoho Projects vous permet de le faire.
Avec Projects, vous avez un contrôle total sur le temps de vos projets. Vous pouvez configurer des minuteries pour suivre le début et la fin du travail sur une tâche, ou configurer les entrées de temps manuellement. Pour les différentes tâches, vous pouvez définir des limites d'heures de travail et restreindre les autorisations des utilisateurs.
Zoho Projects est également l'un des rares logiciels de gestion de projet qui vous permet de suivre plusieurs tâches simultanément.
Suivi des problèmes et de leurs résolution
Tout projet est susceptible de rencontrer quelques difficultés. En tant que chef de projet, il vous incombe de trouver une solution à toute éventualité et de remettre le travail sur les rails. C'est là que le suivi des problèmes entre en jeu.
Le suivi des problèmes est une idée très simple sur le papier. Vous pouvez associer des problèmes à n'importe quelle tâche, assigner des utilisateurs, fixer des délais et même ajouter des rappels. Les problèmes sont enregistrés automatiquement, ce qui vous évite d'avoir à en créer un nouveau chaque fois qu'un problème récurrent se présente.
Ressources
Projects vous indique quand le travail est inégalement réparti dans votre équipe.
Imaginez votre flux de travail... enfin, comme un flux. Les obstructions sont une chose qui peut ralentir votre progression, mais vous devez également tenir compte des goulots d'étranglement.
L'utilisation des ressources vous montre quels utilisateurs sont surchargés ou sous-utilisés. Grâce à la vue de l'utilisation des ressources, vous pouvez prendre des décisions intelligentes pour que les charges de travail restent équitables et que votre équipe soit satisfaite.
Blueprints
Toute équipe ou entreprise a des processus qu'elle doit répéter régulièrement.
Qu'il s'agisse d'une équipe créative qui passe en revue des concepts, d'une grande entreprise qui embauche ou d'une startup qui communique avec des clients potentiels. La monotonie n'est pas seulement ennuyeuse, elle peut aussi être dangereuse.
Si chaque étape n'est pas correctement définie et examinée, plus un processus est répété, plus vous augmentez vos chances de commettre une erreur. Dans le meilleur des cas, vous perdez du temps et de l'argent ; dans le pire des cas, vous commettez une erreur cruciale qui peut vous coûter l'ensemble du projet. Les Blueprints peuvent vous éviter tout cela.
Lorsque vous créez un plan dans Zoho Projects, vous définissez chaque étape d'un processus de travail, du début à la fin. Vous n'avez besoin de créer un plan qu'une seule fois, et vous pouvez l'appliquer selon vos besoins.
Les Blueprints envoient des notifications aux différents membres en fonction d'une étape du processus, enregistrent et mettent à jour les données tout au long de votre projet et alertent les bonnes personnes lorsque quelque chose ne va pas. Ainsi, vous avez l'esprit tranquille pour vous concentrer sur le travail.
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Comment démarrer avec Zoho Projects ?
Si vous êtes intéressé par Zoho Projects, tout ce que vous avez à faire est de vous rendre sur zoho.com/projects, de cliquer sur le bouton rouge brillant et d'entrer vos informations. Ensuite, choisissez votre fuseau horaire, votre langue et votre secteur d'activité. Enregistrez un numéro de contact, et voilà, vous avez terminé !
Ensuite, vous pouvez choisir d'importer un projet, d'utiliser un exemple, de consulter des didacticiels ou de passer directement à la création de votre premier projet. Je vous recommande d'utiliser l'exemple de projet et de prendre le temps de l'explorer.
Zoho Projects vous permet de démarrer votre projet à votre façon.
Conseil de pro. Si vous comptez utiliser YouTube comme outil d'apprentissage pour Zoho Projects, assurez-vous que les tutoriels datent de 2022. Zoho a beaucoup changé ces dernières années, et les tutoriels périmés pourraient être déroutants et peu utiles.
Lorsque vous vous inscrivez, vous bénéficiez d'un essai gratuit de 10 jours de la formule la plus chère. Profitez de cette période pour décider des fonctionnalités qui vous plaisent le plus et de la formule qui vous convient le mieux.
Facilité d'utilisation - Zoho Projects
Zoho est sympathique au début, mais peut être frustrant par la suite.
Vous verrez que l'expression "courbe de difficulté" est souvent utilisée pour ce type de logiciel. Je le sais parce que j'ai testé tous les meilleurs logiciels de gestion de projet. Mais pour Zoho Projects, il s'agit plutôt d'un "plancher de difficulté", suivi d'un "angle de 90 degrés". Laissez-moi vous expliquer :
Le design de Zoho Projects est joli, mais pas propre. Dans ma revue de Smartsheet, j'ai mentionné que l'interface semble grise et un peu hostile, mais qu'une fois que vous vous êtes familiarisé avec le programme, il devient agréable à utiliser et facile de trouver tout ce dont vous avez besoin. Je qualifierais le design de Smartsheet de propre, mais pas de joli.
Pour un exemple de ce qui est beau et propre, vous pouvez regarder monday.com. monday.com offre de nombreuses fonctionnalités, les affiche de manière intuitive, et le logiciel lui-même est fantastique.
En comparaison, l'interface utilisateur de Zoho Projects semble accueillante au premier abord, avec ses couleurs vives, ses boutons aux coins arrondis et son design personnalisable. Les éléments de base comme les tâches et la vue Gantt sont très faciles à trouver et à utiliser.
C'est au niveau des fonctions avancées que Projets devient frustrant. Des éléments comme les bleus, les événements et l'utilisation des ressources n'ont pas leur propre section bien en vue (alors qu'ils le devraient absolument). Au lieu de cela, vous devez cliquer sur divers sous-menus pour les trouver.
Tout cela est aggravé par l'absence d'une véritable structure de la base de connaissances. Vous pouvez trouver des tutoriels clairement rédigés et très utiles, mais vous ne pouvez pas passer d'un sujet à l'autre sans un effort considérable.
Projects n'est pas le logiciel le plus difficile à utiliser - loin de là - mais je ne le recommanderais pas si vous n'avez pas le temps de vous y habituer. Cela vaut pour tous les membres de votre équipe, pas seulement pour les managers.
Organisez chaque détail de votre projet
Toutes les tâches ne sont pas égales. Les différentes étapes de votre projet auront des degrés différents d'importance et d'exigences. Zoho vous permet d'organiser votre projet en jalons, vos jalons en listes de tâches, les listes de tâches en tâches, et même de créer des sous-tâches pour chaque tâche.
En d'autres termes, vous pouvez être ridiculement précis dans vos priorités. Le système de jalons vous permet d'organiser chaque partie de votre projet et vous montre la vue d'ensemble ainsi que les petits détails qui la composent.
Des tableaux de bord personnalisés vous montrent ce qui est le plus important
Vous pouvez configurer un tableau de bord personnalisé pour chaque projet afin d'afficher les informations qui vous importent le plus. Choisissez entre différentes méthodes de visualisation et réorganisez les widgets comme bon vous semble.
Au fur et à mesure que vous travaillerez sur votre projet, vous devrez garder la trace de plus d'informations. Sans représentation visuelle, trop de données peuvent devenir confuses et inutiles. Le tableau de bord vous permet de ne rien manquer d'important.
Une encyclopédie privée rien que pour vous
Dans un projet idéal, chaque membre de votre équipe connaît et se souvient de toutes les informations dont il a besoin. Mais vous n'êtes pas près de travailler sur un projet parfait. C'est pourquoi Pages est une véritable bouée de sauvetage.
Cette fonctionnalité est un concept si simple que je suis surpris qu'il ne soit pas plus populaire. Les pages de Zoho Projects vous permettent de créer le propre Wikipedia de votre projet. Les membres de votre équipe auront toujours l'information dont ils ont besoin en un seul clic.
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Outils de collaboration - Zoho Projects
Ne perdez pas une seule seconde avec une mauvaise communication
La collaboration est le domaine dans lequel Zoho brille vraiment. Même sans intégrer Zoho Meetings et Google Drive, Projects possède plus qu'assez de fonctionnalités pour améliorer le travail d'équipe. De la communication en temps réel et asynchrone à la possibilité de joindre des fichiers à peu près partout où vous le souhaitez.
Tableau de bord de l'équipe et communication
Il existe de nombreuses options pour la communication d'équipe dans Zoho Projects. Si vous devez communiquer immédiatement avec les autres membres de l'équipe, vous pouvez utiliser la fonction de chat intégrée pour contacter des utilisateurs individuels ou des groupes entiers au sein de votre équipe.
Pour les discussions de longue haleine, vous pouvez créer des forums. Les utilisateurs peuvent poser des questions, publier des commentaires et s'étiqueter mutuellement dans chaque fil du forum. Vous pouvez également restreindre les autorisations si vous le souhaitez.
Conseil de pro. Vous pouvez créer des comptes spéciaux pour les clients. Les comptes clients ne peuvent pas modifier les détails de votre projet, et vous pouvez choisir exactement quelles parties de votre projet ils peuvent voir.
Partage de fichiers
Vous pouvez joindre des fichiers à peu près partout dans Zoho Projects : tâches, forums, pages, etc. Vous pouvez également créer des dossiers spécifiques pour les différentes équipes d'un projet.
Ne vous souciez pas de la confidentialité. Vous avez un contrôle total sur la façon dont les fichiers sont partagés en dehors de votre projet ou même entre les équipes.
Application mobile - Zoho Projects
L'application mobile est un excellent moyen de vérifier les informations d'un projet lors de vos déplacements. La navigation est facile et les informations sont optimisées pour les petits écrans.
Malheureusement, l'application est loin d'être aussi performante pour travailler réellement sur votre projet. Vous pouvez toujours modifier les tâches et enregistrer les heures de travail à l'aide de l'application, mais c'est à peu près tout.
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Tarifs - Zoho Projects
Pour ce qu'il offre, les prix de Zoho Projects sont étonnants. Projects est l'un des logiciels de gestion de projet les moins chers du marché, et offre sans doute la meilleure qualité pour son prix. Il propose trois formules différentes :
- Vous pouvez utiliser Zoho Projects gratuitement si votre équipe compte moins de quatre personnes. Je ne peux pas m'imaginer passer par tous ces problèmes pour une équipe de trois personnes, mais je recommande Zoho comme outil d'organisation individuel. Les fonctionnalités sont peut-être nettement moins impressionnantes avec le plan gratuit, mais après avoir fait le calcul, le coût s'élève à environ zéro dollar par fonctionnalité, ce qui est une excellente valeur.
- Le plan premium a plus qu'assez de fonctionnalités pour des équipes un peu plus grandes si cela ne vous dérange pas de vous passer des dépendances entre les projets et les équipes personnalisées.
- Le plan le plus cher, Entreprise, est toujours beaucoup moins cher que presque tous les autres logiciels similaires. Toutefois, si vous envisagez d'opter pour la formule entreprise, il peut être intéressant de payer un peu plus pour une formule intermédiaire de Monday.com ou Teamwork.
Zoho est assez bon marché dans les deux cas. Mais je vous recommande de payer annuellement pour en avoir le plus possible pour votre argent.
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Avis final - Zoho Projects
Zoho Projects n'est pas le meilleur choix pour tout le monde. Il faut un certain temps pour s'y habituer, et certaines fonctions restent difficiles à utiliser, même si vous y passez beaucoup de temps.
Si vous êtes pressé ou si vous essayez de gérer un groupe important de personnes, je ne recommanderais pas Projects.
Pour les équipes plus petites ou moyennes, cependant, Zoho Projects offre des fonctionnalités fantastiques à un prix incroyable.
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FAQ - Zoho Projects
À quoi sert Zoho Projects ?
Zoho Projects est un excellent logiciel pour organiser un groupe de personnes travaillant sur un même projet. Ce projet peut être de n'importe quel type, qu'il s'agisse d'un projet personnel et créatif ou de la gestion d'une grande entreprise.
Combien coûte Zoho Projects ?
Les prix dépendent du plan que vous choisissez. Le plan le moins cher est entièrement gratuit, mais le plan premium est le plus avantageux pour la plupart des gens. Zoho Projects est l'un des logiciels de gestion de projet les moins chers du marché.
Zoho Projects est-il bon pour les débutants ?
Globalement, non. Les projets peuvent prendre un certain temps à apprendre, et ils peuvent être contre-intuitifs. Si vous n'êtes pas certain que c'est l'outil que vous voulez, apprendre à l'utiliser puis changer de logiciel vous fera perdre du temps. Vous n'avez pas besoin d'être un expert en gestion de projet pour utiliser Projects, mais un peu d'expérience ne fait pas de mal.
Zoho Projects est-il meilleur qu'Asana ?
Cela dépend de vos besoins. Cependant, je dirai que je préfère personnellement Projects. Je vous recommande de consulter notre évaluation d'Asana pour vous aider à choisir la meilleure solution pour vous.
Pendant que vous y êtes, pourquoi ne pas consulter notre liste complète des meilleurs logiciels de gestion de projet ?
