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Définition de l’onboarding
L’onboarding est un processus d’intégration des nouveaux collaborateurs au sein d’une entreprise, visant à faciliter leur arrivée et leur adaptation à leur nouveau poste.
Ce processus est essentiel pour garantir la réussite et la satisfaction des employés, ainsi que pour réduire les coûts de recrutement et améliorer la rétention des talents.
Un logiciel d’onboarding peut être un outil précieux pour les équipes RH et les entreprises, en leur permettant de gérer efficacement l’intégration des nouvelles recrues et de suivre leur progression.
Grâce à un logiciel d’onboarding, les entreprises peuvent offrir une expérience d’intégration structurée et personnalisée, renforçant ainsi l’engagement et la productivité des nouveaux collaborateurs dès leur arrivée.
Le processus d’onboarding
Le processus d’onboarding est un ensemble d’étapes visant à intégrer les nouveaux collaborateurs au sein d’une entreprise.
Ce processus peut varier en fonction de la taille et du type d’entreprise, mais il est généralement composé de plusieurs étapes clés, notamment la création d’un profil pour le collaborateur, la gestion des documents administratifs, la formation en ligne et la planification des entretiens.
Le processus d’onboarding peut également inclure la mise en place d’un plan de formation et de développement pour les nouveaux collaborateurs, ainsi que la définition d’objectifs et d’indicateurs de performance.
En structurant ces étapes, les entreprises peuvent s’assurer que chaque nouveau collaborateur reçoit l’attention et le soutien nécessaires pour réussir dans son nouveau poste.
Étapes du processus d’onboarding
Les étapes du processus d’onboarding peuvent varier en fonction de l’entreprise, mais voici quelques-unes des étapes les plus courantes :
- Création d’un profil pour le collaborateur : Cette étape consiste à créer un profil pour le nouveau collaborateur, qui inclut des informations personnelles, professionnelles et administratives.
- Gestion des documents administratifs : Cette étape consiste à gérer les documents administratifs nécessaires pour l’embauche, tels que les contrats de travail, les formulaires fiscaux et les politiques internes.
- Formation en ligne : Cette étape consiste à proposer des formations en ligne pour aider les nouveaux collaborateurs à comprendre les politiques, les procédures et les valeurs de l’entreprise.
- Planification des entretiens : Cette étape consiste à planifier des entretiens avec les nouveaux collaborateurs pour discuter de leurs objectifs, de leurs attentes et de leurs besoins.
- Mise en place d’un plan de formation et de développement : Cette étape consiste à mettre en place un plan de formation et de développement pour les nouveaux collaborateurs, qui inclut des objectifs, des indicateurs de performance et des évaluations régulières.
- Suivi et évaluation : Cette étape consiste à suivre la progression des nouveaux collaborateurs et à évaluer leur performance pour identifier les domaines où ils ont besoin de formation ou de soutien supplémentaire.
En suivant ces étapes, les entreprises peuvent s’assurer que chaque nouveau collaborateur est bien accueilli et soutenu, ce qui contribue à une intégration réussie et à une meilleure rétention des talents.
Quels sont les meilleurs logiciels d'onboarding pour les nouveaux employés ?
Les responsables RH me demandent souvent : « Quel outil d’onboarding choisir quand on doit intégrer des données paie, provisionner les comptes IT et rester conforme ? » L’importance d’un logiciel d’onboarding réside dans sa capacité à rationaliser et homogénéiser l’intégration des nouveaux salariés.
Il est important de regrouper le contrat de travail avec d'autres formulaires internes et politiques pour faciliter l'intégration et la familiarisation du nouvel employé.
À partir des fiches techniques éditeurs, des centres de confiance (Trust Centers) et de retours terrain récents, j’ai enrichi chaque solution avec : volume et type d’intégrations, délais et ressources d’implémentation, certifications sécurité, risques de changement, coûts cachés et capacités d’évolution.
Les tableaux ci-dessous (un par outil) offrent donc une vue “loupes” pour décider vite sans revenir à Google. Un portail d'accueil centralisé permet aux nouveaux employés de naviguer facilement dans les ressources et informations administratives nécessaires à leur intégration.
BambooHR
ClearCompany
HiBob (bob)
Workday HCM
Zenefits (TriNet)
Le logiciel facilite la mise à jour des informations des employés pour assurer la conformité réglementaire et optimiser le processus d’intégration des nouvelles recrues ou minimiser le no show lors des entretiens. Il centralise également les démarches administratives et suit les étapes clés de l'intégration depuis l'acceptation de l'offre jusqu'aux premiers mois de la prise de poste.
Les coûts d’un logiciel d’onboarding
Les coûts d’un logiciel d’onboarding peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que la taille et la complexité de l’entreprise, ainsi que les fonctionnalités et les outils offerts par le logiciel.
En général, les coûts incluent les frais de licence, qui peuvent être facturés par utilisateur ou par mois, les frais de mise en place, qui couvrent l’installation et la configuration initiale du logiciel, et les frais de maintenance, qui englobent les mises à jour et le support technique.
De plus, certains logiciels permettent un suivi précis du temps de travail, en plus d'autres fonctionnalités comme l'onboarding et la gestion des congés, ce qui permet aux entreprises de personnaliser leur système RH selon leurs besoins spécifiques.
Il est important pour les entreprises de bien évaluer leurs besoins et de comparer les différentes options disponibles pour choisir une solution qui offre un bon rapport qualité-prix.
En investissant dans un logiciel d’onboarding adapté, les entreprises peuvent réaliser des économies à long terme grâce à une meilleure rétention des employés et une optimisation des processus d’intégration.
Checklist d’évaluation rapide
Besoins clés pour l’offboarding dans un logiciel d’onboarding
Un bon outil d’onboarding doit aussi gérer la phase « reverse » : libérer les accès, récupérer les actifs et respecter les obligations légales lorsqu’un salarié quitte l’entreprise.
Un outil d'onboarding permet de gagner du temps, de digitaliser les étapes d'accueil et de garantir le respect des obligations légales tout en améliorant l'image de l'entreprise.
Sans cette brique d’offboarding, vous courez des risques de fuite de données, de non-conformité et de coûts inutiles liés à des licences inactives.
Conclusion
Le programme d’intégration de votre entreprise peut faire ou défaire la première impression des nouveaux employés. Un accueil de qualité dès le premier jour est crucial pour fidéliser les employés et renforcer l'image de l'entreprise.
Selon une étude, 69 % des employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant trois ans après une expérience d’onboarding.
Voici les outils d’onboarding des employés qui sont sûrs d’augmenter la rétention des talents et la satisfaction des employés :
- BambooHR : le meilleur SaaS pour les petites et moyennes entreprises
- ClearCompany : Meilleur système de gestion des talents
- SIRH Hibob : Meilleure solution flexible pour les entreprises en expansion
- Workday HCM : Meilleure solution pour les lieux de travail distants ou hybrides
- Talmundo : Meilleure solution pour personnaliser le processus d’onboarding des employés
- Zenefits : Meilleure solution d’intégration à petit budget
- Eddy : Meilleure solution d’embarquement sans papier
N’oubliez pas que vos employés sont un atout pour l’entreprise. Il est donc essentiel de les choisir judicieusement et de retenir les meilleurs éléments pour atteindre votre objectif organisationnel. Un processus d'intégration bien structuré et suivi peut grandement contribuer à la rétention et à l'engagement des salariés.
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FAQ
Quel est le coût moyen par employé ?
Pour un pack de base, comptez : environ 8 €/salarié/mois (Zenefits Essentials ou BambooHR Essentials), 16 – 25 €/salarié/mois pour HiBob, tandis que Workday se négocie uniquement sur devis et reste plusieurs fois plus cher.
Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
BambooHR se déploie en 4 – 6 semaines, HiBob nécessite 1 à 4 mois selon les modules, ClearCompany tourne autour de 8 – 12 semaines, et Workday exige souvent 6 à 12 mois pour un périmètre mondial.
Les intégrations SSO et provisioning sont-elles vraiment automatiques ?
Oui, si la solution expose un connecteur SCIM ou une API ouverte ; sans SCIM, la création et surtout la révocation des comptes restent manuelles, donc risquées. Vérifiez aussi le support SAML 2.0 ou OIDC pour le SSO.
Comment l’outil gère-t-il l’offboarding et la révocation d’accès ?
Les plateformes leaders déclenchent un workflow inverse : désactivation SSO/LDAP, ticket ITSM pour récupérer le matériel, audit des licences SaaS et purge RGPD. Exigez une alerte temps réel si une étape dépasse 24 h.
Quelles garanties de sécurité et de conformité obtient-on ?
BambooHR affiche SOC 1 & 2 Type II, HiBob ajoute ISO 27001, Workday cumule ISO 27001, FedRAMP, RGPD et plus. Demandez toujours le dernier rapport d’audit et la localisation exacte des données.
La migration de mes données Excel ou de mon ancien SIRH est-elle compliquée ?
Import CSV est standard partout, mais seuls ClearCompany et Workday proposent des outils de mapping avancés, voire des services de reprise payants pour gros volumes. Pré-voyez une phase de nettoyage des champs avant l’import.
Quels frais cachés dois-je anticiper ?
Modules paie ou performance facturés en sus (BambooHR, Zenefits), frais d’implémentation de 10 – 20 % du contrat annuel (HiBob), prestations intégrateur supplémentaires en cas de changement de périmètre Workday. Négociez ces points dès le départ pour éviter une facture surprise.
