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Logiciel Signature √Člectronique

Docusign : Présentation Complète, Avis et Tarifs en 2024

Docusign

DocuSign est l'un des leaders de la signature numérique de documents, permettant aux utilisateurs de signer efficacement des documents à travers les services et les formats de fichiers.

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Qu'est-ce que DocuSign ?

DocuSign est l'un des leaders de la signature num√©rique de documents, permettant aux utilisateurs de signer efficacement des documents √† travers les services et les formats de fichiers. Gr√Ęce √† son ensemble de fonctionnalit√©s et √† sa facilit√© d'utilisation, DocuSign est id√©al pour les organisations de toutes tailles, qu'il s'agisse d'une multinationale ou d'une petite entreprise. Pour les utilisateurs individuels, l'exp√©rience personnelle DocuSign est un logiciel de signature num√©rique gratuit.

Les entreprises appr√©cient le logiciel DocuSign parce qu'il offre des options personnalis√©es en dehors de ses outils standard sans compromettre la s√©curit√©. En fait, le service est enti√®rement conforme aux r√©glementations en vigueur aux √Čtats-Unis et dans le monde.

Dans cette revue de DocuSign, nous allons couvrir les bases de la plateforme tout en creusant un peu plus les caractéristiques et les prix de DocuSign.  Au cours des dernières années, la société a étendu sa production pour couvrir plus que la simple signature de documents numériques. Notre revue de l'application DocuSign prend en compte les nouveaux outils de documentation numérique et souligne comment ils se comparent aux autres fournisseurs du marché.

À qui s'adresse DocuSign ?

DocuSign propose des options de signature de documents pour les entreprises de toute taille, des petites organisations aux multinationales. Elle propose également une version personnelle pour les particuliers et peut travailler avec les entreprises sur des solutions personnalisées non couvertes par ses fonctionnalités standard.

DocuSign est sécurisé et conforme aux réglementations américaines et internationales, ce qui en fait un outil idéal pour répondre aux exigences d'une entreprise en matière de signatures électroniques juridiquement contraignantes. Il comprend des fonctionnalités spécialement conçues pour le secteur de l'immobilier, qui a été l'un des premiers à adopter DocuSign.

Nous examinerons ci-dessous les principales caractéristiques de DocuSign. Nous inclurons également des captures d'écran du produit pour vous donner une idée de sa conception et de son architecture.

Protocole PKI de Docusign

Fonctionnalités

DocuSign offre un vaste ensemble de fonctionnalités allant de la publication d'un formulaire signable sur votre site Web à la collecte de paiements au moyen d'une signature électronique. Il est impossible de tout couvrir, mais il s'agit là des principales fonctionnalités permettant de répondre aux besoins fondamentaux d'une entreprise en matière de signature électronique.

Modèles et édition

Les modèles et l'édition sont deux éléments clés des logiciels de signature électronique. DocuSign vous permet de créer vos propres modèles et comprend des fonctions qui contribuent à rationaliser l'édition des documents.

Modèles

DocuSign ne fournit pas ses propres mod√®les standard, mais vous permet de cr√©er les v√ītres. Les mod√®les am√©liorent le flux de travail des documents en vous faisant gagner du temps et en assurant la coh√©rence de votre contenu. DocuSign inclut plusieurs fonctions avanc√©es et mesures de s√©curit√© pour les mod√®les que l'on ne trouve pas dans d'autres logiciels de signature √©lectronique. Par exemple, il est facile de d√©terminer si une personne est un signataire en personne, ou de demander un mot de passe pour acc√©der au mod√®le.

Vous créez un modèle dans DocuSign en téléchargeant d'abord votre propre document (PDF, Docx, Excel). L'étape suivante consiste à ajouter les parties prenantes pertinentes à votre document. Il s'agit des types de personnes qui recevront le modèle à l'avenir (par exemple, les clients, les partenaires commerciaux, les RH). Enfin, vous ajoutez les champs spécifiques au modèle. Les champs les plus courants sont les signatures, les dates et les noms.

L'utilisation d'un modèle dans DocuSign est intuitive et organisée. Pour ajouter des destinataires une fois le modèle terminé, il vous suffit de saisir leurs noms et leurs adresses électroniques.

DocuSign Templates

Modification de

DocuSign comprend un éditeur qui permet d'ajouter des champs à un document de manière efficace, et dispose de fonctionnalités que l'on ne trouve pas chez les concurrents. Toutefois, il ne vous permet pas de modifier directement le contenu de vos documents (c'est-à-dire la copie de texte). Si vous souhaitez apporter des modifications à un document, vous devez le faire dans une autre application, puis le retélécharger dans DocuSign. Cela peut devenir fastidieux et prendre beaucoup de temps.

DocuSign Document Editor

Comme nous l'avons vu ci-dessus, DocuSign comprend 17 champs standard, comme les signatures électroniques à valeur légale, que vous pouvez ajouter à votre document. Vous pouvez également créer des champs personnalisés, baliser un document et même ajouter un sceau. L'éditeur de DocuSign vous permet de zoomer, de faire des commentaires et de naviguer dans votre document par page.

DocuSign inclut un guide des raccourcis, qui vous informe sur la manière d'utiliser vos touches au lieu de votre souris pour effectuer des actions sur les champs du destinataire. Parmi ces actions permettant de gagner du temps, citons la duplication d'un champ, le déplacement d'un champ sur une page et la sélection de champs sur une page en cours.

Fonctions d'édition supplémentaires

Avec DocuSign, vous pouvez modifier vos documents pour y inclure une image de marque personnalisée et l'une des 13 langues disponibles. Cela permet à votre entreprise d'améliorer son image de marque et de se rapprocher plus facilement des parties prenantes.

Les éléments du document que vous pouvez personnaliser avec l'image de marque de votre organisation incluent :

  • T√©l√©chargement d'un logo sur les documents, votre tableau de bord d'accueil et de documents et les courriels
  • Changement de la couleur des banni√®res et du texte sur les banni√®res
  • Modification de la couleur des boutons et du texte des boutons

L'outil de signature électronique de DocuSign est disponible en 13 langues, notamment :

  • Anglais
  • Chinois simplifi√©
  • Chinois traditionnel
  • N√©erlandais
  • Fran√ßais
  • Allemand
  • Italien
  • Japonais
  • Cor√©en
  • Portugais (Br√©sil)
  • Portugais (Portugal)
  • Russe
  • Espagnol

Flux de documents

Après avoir créé vos documents, vous devrez gérer votre flux de travail pour envoyer, signer et stocker vos documents.

Envoi de vos documents

Lorsque vous êtes prêt à envoyer un document, DocuSign vous permet de personnaliser la manière dont vous souhaitez l'envoyer. Vous pouvez notamment choisir si le destinataire doit signer en personne ou importer une liste de destinataires pour les signatures en masse.

DocuSign Sending Documents

Outre celles présentées ci-dessus, DocuSign dispose de quelques fonctionnalités supplémentaires pour rationaliser l'envoi de documents :

  • Fixer une date d'expiration
  • Permettre aux destinataires de modifier les responsabilit√©s de signature
  • Activation des commentaires

Notifications et rappels en temps réel

Après l'envoi d'un document, DocuSign vous envoie une notification par courrier électronique lorsqu'il a été consulté, refusé, annulé et complété. DocuSign envoie également des notifications mobiles sur l'activité des documents et des commentaires.

Dans les paramètres, DocuSign vous permet d'envoyer des rappels automatiques, qui rappellent au destinataire de signer un document, et de définir le nombre de jours entre les rappels. Il vous permet également de définir le nombre de jours avant l'expiration d'un document et le nombre de jours pendant lesquels un signataire peut être averti avant l'expiration d'un document.

Signature de documents

Dans l'ensemble, le processus de signature de documents de DocuSign est simple et efficace. Il comprend également des fonctionnalités supplémentaires que l'on ne trouve pas dans les logiciels des concurrents. DocuSign inclut un "bouton suivant", qui aide chaque destinataire à naviguer dans chaque champ et explique les actions à entreprendre.

DocuSign Document Signing

Comme on l'a vu ci-dessus, certaines des caractéristiques supplémentaires comprennent :

  • Zoom avant et arri√®re sur un document
  • Rotation du document dans le sens horaire ou antihoraire
  • Ajout de commentaires
  • T√©l√©chargement du document en PDF(s) avant sa signature
  • Imprimer et signer un document
  • Attribuer le document √† quelqu'un d'autre
  • Visualisation de l'historique d'un document
  • Visualiser le certificat d'un document
  • Affichage des informations de la session (y compris les identifiants du document, les num√©ros de version et l'environnement du document)

Stockage des documents

Après avoir exécuté vos documents, il est important qu'ils soient stockés dans une base de données organisée et facile à utiliser. L'application DocuSign stocke tous les documents exécutés dans le cloud et comprend des fonctions organisationnelles clés absentes de ses concurrents. Il s'agit notamment d'une barre de recherche et de la possibilité de filtrer les documents par statut, expéditeur et date. Vous pouvez également créer des dossiers personnalisés pour organiser vos documents.

DocuSign Dashboard

Comme vous pouvez le voir dans la partie gauche de l'image ci-dessus, DocuSign vous propose des raccourcis pour naviguer rapidement vers diff√©rentes cat√©gories de documents. Par exemple, vous pouvez voir tous les documents dans votre bo√ģte de r√©ception, ceux qui ont √©t√© envoy√©s ou supprim√©s. Vous pouvez √©galement trouver les documents qui n√©cessitent une action de votre part, qui expirent bient√īt ou qui sont termin√©s.

Intégrations et API

Afin d'aider les utilisateurs à rationaliser davantage leurs flux de documents, DocuSign a développé des intégrations logicielles et des API. Celles-ci vous permettent d'intégrer vos applications logicielles existantes aux fonctionnalités de DocuSign.

DocuSign s'intègre à plus de 350 applications. Parmi celles-ci figurent :

  • Salesforce
  • Google
  • Microsoft
  • Zapier
  • Oracle
  • SAP
  • Apple
  • SmartlQ
  • Workday

Paiements

Avec le plan Business Pro de DocuSign, vous pouvez utiliser DocuSign pour collecter le paiement d'un destinataire et sauvegarder ses informations de paiement pour de futurs frais. Il comprend des fonctions avancées que l'on ne trouve pas dans la plupart des logiciels concurrents, comme la possibilité de collecter des paiements uniques et de configurer des frais récurrents. Ces fonctions vous font gagner du temps en vous permettant d'être payé instantanément et réduisent les inexactitudes de données pour les paiements manuels.

Les signataires peuvent payer sur leur ordinateur de bureau ou en utilisant l'application mobile de DocuSign. Les méthodes de paiement suivantes sont disponibles :

  • Carte de cr√©dit
  • Apple Pay
  • Google Pay
  • PayPal
  • ACH (transfert bancaire √©lectronique)

Configuration du document

Le cŇďur du logiciel de signature √©lectronique r√©side dans la configuration du document. DocuSign rend ce processus simple et intuitif tout en proposant des options adapt√©es √† de nombreux sc√©narios, de l'envoi de documents par e-mail √† la signature en personne.

La configuration du document commence par le t√©l√©chargement de votre formulaire. Marquez les zones o√Ļ vos destinataires doivent prendre des mesures. Les outils de DocuSign offrent une fonction de glisser-d√©poser pour d√©finir facilement les endroits o√Ļ les signatures et autres informations pertinentes sont requises.

De petites touches améliorent le processus. Les signataires du document sont codés par couleur lorsque plusieurs personnes doivent signer. Définissez des cases à cocher, des initiales et d'autres éléments communs nécessitant une action de la part de votre destinataire. Si les champs standard ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez créer un champ personnalisé.

Pour une sécurité renforcée, vous pouvez ajouter un code d'accès au document. Les destinataires doivent saisir le code pour ouvrir et signer le formulaire.

DocuSign’s sidebar displays options for marking areas in a document that require signatures and other actions.
Marquez les zones de votre formulaire nécessitant une action à l'aide des outils de glisser-déposer.

Suivi de documents

Demander des signatures est important, mais r√©cup√©rer les documents sign√©s l'est tout autant. DocuSign facilite ce processus gr√Ęce √† ses fonctions de suivi des documents.

DocuSign propose un écran permettant de visualiser le statut des documents envoyés. Vous pouvez effectuer plusieurs actions, comme effectuer des mises à jour ou consulter un historique des actions effectuées sur vos formulaires. Si votre destinataire demande à nouveau le document, cet écran vous permet de le renvoyer d'un simple clic.

Votre bo√ģte de r√©ception indique les documents qui attendent votre signature. Vous pouvez organiser les √©l√©ments dans des dossiers, et un champ de recherche vous aide √† trouver rapidement les documents.

Visualisez et suivez facilement les documents nécessitant votre signature et ceux que vous avez envoyés.

Intégrations

Les entreprises qui recueillent des signatures électroniques utilisent également d'autres applications, comme les logiciels de gestion de la relation client.

DocuSign s'intègre à plus de 350 fournisseurs tiers. Ces intégrations rationalisent les flux de travail de votre entreprise.

Des intégrations avec des fournisseurs de logiciels existent dans de nombreux secteurs, notamment les soins de santé, les organisations à but non lucratif et l'éducation. Lorsqu'un représentant commercial utilisant Salesforce pour gérer son pipeline de ventes conclut une affaire, il peut utiliser DocuSign pour finaliser le contrat.

DocuSign fonctionne également avec les plateformes logicielles de ressources humaines (RH), dont Workday, pour signer les documents RH.

Si vous stockez vos documents chez un fournisseur de services en cloud, il est bon de savoir que DocuSign s'intègre à des options populaires telles que Google Cloud et Dropbox.

Reporting

Votre compte comprend des rapports. Ces rapports présentent des statistiques de base, telles que le nombre d'"enveloppes" envoyées. (Une enveloppe est l'étiquette utilisée par DocuSign pour désigner l'ensemble des documents envoyés à un destinataire).

Les rapports sont mis à jour en temps réel, de sorte que lorsque les signatures sont recueillies et les documents renvoyés, vous pouvez voir ces actions reflétées dans les rapports. Programmez l'exécution automatique des rapports les plus fréquemment utilisés. Les rapports sont téléchargeables, ce qui facilite leur partage.

Reporting docusign

Utilisez les rapports intégrés pour analyser votre utilisation des documents. Source de l'image : Auteur

Mobile

DocuSign est disponible sur mobile et tablette pour Apple et Android. L'application mobile de DocuSign est efficace car elle comprend un tableau de bord pour tous vos documents et vous permet d'exécuter des documents à l'aide de l'application. Elle est également plus avancée que ses concurrents car elle vous permet de modifier les documents en incluant des champs.

Application Mobile - Docusign
Application Mobile - Docusign

Son application mobile comprend également des fonctionnalités précieuses telles que :

  • La possibilit√© de filtrer par statut
  • Une biblioth√®que pour tous les fichiers
  • Un bouton "Suivant" pour la navigation dans le document
  • La possibilit√© de commenter les documents
  • La possibilit√© d'enregistrer les signatures et les paraphes
  • Acc√®s aux param√®tres g√©n√©raux et aux param√®tres du compte

Tarifs

DocuSign propose trois niveaux de prix standard, à partir de 10 $/mois pour un seul utilisateur en cas de paiement annuel. Le prix passe à 25 $/mois par personne pour un maximum de cinq utilisateurs dans votre organisation avec une facturation annuelle.

Les prix de DocuSign sont élevés par rapport à ceux de la concurrence. Aucune version gratuite n'est disponible, mais la société propose une période d'essai gratuite de 30 jours et une démo DocuSign pour tester l'application.

Un quatrième niveau de tarification pour les entreprises qui recherchent des implémentations personnalisées est une option pour les comptes d'entreprise de DocuSign. La tarification dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Appelez DocuSign pour obtenir un devis.

Il existe une tarification distincte pour les sociétés immobilières. Ils commencent également à 10 $/mois pour les particuliers qui paient annuellement.

Avez-vous simplement besoin d'un logiciel qui vous permette de signer √©lectroniquement des documents ? DocuSign propose gratuitement une option de signature seule. Vous ne pouvez pas demander la signature d'autres personnes, mais cette option est utile pour signer √©lectroniquement des documents plut√īt que de devoir imprimer, signer, puis num√©riser le formulaire pour le renvoyer.

tarif docusign
La tarification est basée sur les fonctionnalités et le nombre d'utilisateurs. Source de l'image : Auteur

Support Client

Les options d'assistance standard de DocuSign sont le libre-service et le chat. Un centre d'assistance en ligne propose des articles et des didacticiels vidéo qui peuvent vous aider à répondre aux questions et aux problèmes les plus courants.

L'entreprise propose des cours de formation en ligne complets qui abordent de nombreux domaines, depuis les bases de la signature électronique jusqu'à la manière dont les ingénieurs logiciels de votre organisation peuvent utiliser l'API (interface de programmation d'applications) DocuSign pour des implémentations personnalisées.

Vous pouvez également poser des questions à la communauté DocuSign. Si vous n'y arrivez toujours pas, vous pouvez utiliser la fonction de chat intégrée de DocuSign pour obtenir de l'aide, ou soumettre votre problème via un système de gestion des cas en ligne.

Si vous souhaitez bénéficier d'une assistance téléphonique ou d'un autre service client DocuSign, tel qu'un temps de réponse plus rapide, vous devez payer un plan d'assistance distinct.

Sécurité et Confidentialité

√Čtant donn√© que les utilisateurs de DocuSign traitent √† la fois des documents sensibles et des informations personnelles, il est primordial de disposer de mesures de s√©curit√© de premier ordre.

C'est un autre domaine dans lequel DocuSign ne fait pas défaut.

Tout d'abord, tous les flux de donn√©es sur la plateforme sont prot√©g√©s par un cryptage haut de gamme. En outre, les centres de donn√©es o√Ļ sont stock√©es les informations sont certifi√©s ISO 27001 et soumis √† un audit SOC. En outre, des tests de s√©curit√© annuels, un solide pare-feu et une protection DDoS garantissent la s√©curit√© et la confidentialit√© de tous les utilisateurs de DocuSign.

Les utilisateurs peuvent √©galement utiliser l'authentification multifactorielle et l'autorisation bas√©e sur les r√īles pour les comptes d'entreprise DocuSign.

Alternatives à DocuSign

Si nous pensons que DocuSign est le leader de l'espace de signature de documents numériques, ce n'est certainement pas la seule option. En fait, si vous appréciez davantage la gestion de documents de DocuSign que la prise en charge de la signature, il existe peut-être de meilleures alternatives à DocuSign. Vous trouverez ci-dessous une liste de quelques-unes de ses alternatives, y compris des alternatives gratuites à DocuSign. De plus, si vous souhaitez en savoir plus sur ses concurrents, vous pouvez vous rendre sur notre page dédiée.

LECTURE CONSEILL√ČE : Meilleures alternatives √† Docusign

Comment utiliser DocuSign

Lorsque vous visitez l'application ou le site Web DocuSign, vous devez d'abord créer un compte sur la plateforme. Avant de vous engager dans un achat, nous vous recommandons de tester les fonctionnalités de DocuSign en participant à l'essai gratuit. Cela vous permet d'utiliser le logiciel DocuSign pendant 30 jours sans aucun engagement d'achat. En fait, vous n'avez pas besoin de fournir les détails de votre carte pour accéder à la version d'essai gratuite... en fait, vous pouvez obtenir un logiciel de signature numérique gratuit et sans engagement.

La proc√©dure d'inscription est assez standard et comprend la saisie de vos informations personnelles telles que votre nom, votre adresse √©lectronique, votre num√©ro de t√©l√©phone, votre fonction et votre entreprise. Une fois que vous avez effectu√© la proc√©dure de connexion √† DocuSign, la page d'accueil constitue le centre principal de DocuSign. Vous pouvez y voir une vue d'ensemble de vos documents, y compris les fichiers n√©cessitant une action. Vous pouvez √©galement quitter la page d'accueil pour consulter les mod√®les de documents et les rapports. Toutefois, ce sont les outils de signature num√©rique qui constituent le cŇďur de l'exp√©rience du logiciel DocuSign. Cela signifie la possibilit√© d'envoyer, de g√©rer et de signer des documents en ligne.

Le téléchargement et l'envoi de documents aux contacts pour signature électronique sont simples :

1. Télécharger le document

L'application DocuSign prend en charge la plupart des formats de fichiers de documents courants, notamment PDF et Microsoft Word. En outre, vous pouvez télécharger ces fichiers directement depuis votre appareil ou des services de partage de fichiers tels que OneDrive, Google Drive et Dropbox.

2. Soulignez qui doit signer le document

Saisissez les adresses électroniques et les noms des destinataires qui doivent signer le document. DocuSign vous permet également de choisir l'ordre dans lequel vous souhaitez signer le document.

3. Créer des champs de signature

Vous pouvez personnaliser les documents pour inclure le champ de signature l√† o√Ļ vous le souhaitez. Cela se fait √† l'aide d'un outil intuitif de glisser-d√©poser. Vous pouvez maintenant envoyer les documents √† envoyer, et un lien sera envoy√© par courriel √† tous les destinataires que vous avez choisis.

En outre, les utilisateurs peuvent également gérer les documents que vous avez envoyés ou ceux que vous devez signer, notamment en définissant des rappels et des pistes d'audit.

  • Tenir √† jour les documents - Gr√Ęce √† la page d'accueil de DocuSign, vous pouvez suivre vos documents en v√©rifiant leur √©tat. Les autres options comprennent l'ex√©cution de rapports, la visualisation des pistes d'audit et la programmation de l'envoi des documents. En outre, vous pouvez configurer des rappels pour recevoir des notifications √† chaque √©tape du processus.
  • Enregistrement automatique et s√©curis√© des documents - Une fois qu'un document est pr√™t, vous pouvez y acc√©der √† tout moment, que ce soit pour signer ou faire signer. De plus, DocuSign stocke les documents sur le cloud afin qu'ils soient disponibles pour le t√©l√©chargement et l'impression.
  • Gestion ais√©e - L'administration de vos documents sur DocuSign est ais√©e gr√Ęce √† des outils tels que le marquage, la visibilit√© et le traitement de l'acc√®s pour les utilisateurs internes. Avec des options plus granulaires, vous pouvez inclure des politiques de conformit√© et des rapports avanc√©s.

FAQs

DocuSign propose-t-il une version gratuite ?

Si vous souhaitez avoir la possibilité de recueillir des signatures électroniques, il n'existe pas de version gratuite. L'essai gratuit de DocuSign vous permet de tester l'application, mais vous devez acheter un plan pour conserver l'accès après l'expiration de l'essai de 30 jours. Les forfaits DocuSign commencent à 10 dollars par mois et sont facturés annuellement.
Les destinataires de vos documents peuvent signer électroniquement des documents gratuitement. Les utilisateurs peuvent adopter DocuSign pour signer et stocker les formulaires nécessitant leur signature, et ce gratuitement, simplement en créant un compte.

Les documents sont-ils sécurisés ?

Oui, DocuSign assure la sécurité des documents de plusieurs façons. Il appose un sceau numérique sur chaque document afin de repérer toute falsification, et sa technologie de sceau d'inviolabilité confirme la validité des signatures électroniques.
Tous les documents sont crypt√©s, et DocuSign r√©affecte automatiquement un formulaire sign√© pour garantir un contr√īle strict des documents. Il fournit √©galement un historique de l'activit√© des documents. Vous pouvez voir quand un formulaire a √©t√© sign√©, imprim√© ou envoy√©.

DocuSign est-il s√Ľr ?

Oui, DocuSign permet de sécuriser vos documents à l'aide de codes de passe, ce qui signifie que seules les personnes que vous avez autorisées peuvent voir le fichier. Cependant, tous les documents DocuSign sont totalement contraignants sur le plan juridique, comme ils le seraient avec un stylo et du papier.

Avis final

Les nombreuses années d'expérience de DocuSign dans le domaine de la signature électronique se reflètent dans son ensemble de fonctionnalités robustes, qui font que les signatures physiques appartiennent au passé.

Il convient parfaitement à toute une série de scénarios, qu'il s'agisse de contrats, de documents de prêt, de documents d'embauche ou de contrats de location.

Chaque document est crypté pour des raisons de sécurité et vous pouvez définir des exigences en matière de vérification de l'identité, comme la saisie par le destinataire d'un code d'accès pour ouvrir et signer le document. La version d'essai gratuite de DocuSign vous permet d'évaluer le logiciel pour vous assurer qu'il répond à vos besoins avant de l'acheter.

Table des matières
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