Airtable

Airtable : Revue (Avis, Caractéristiques, Prix)

Airtable est un système en ligne où un groupe de collaborateurs peut stocker, partager et modifier des informations de manière collaborative.
Note Générale

4.4

/5

Tarif à partir de

10

$

/mois

Version Gratuite
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Version d'Essai
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Siège

États Unis

Ville d'Origine

San Francisco

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Airtable

Avantages et Inconvénients

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AVANTAGES
  • Interface utilisateur esthétiquement attrayante
  • Systèmes flexibles de suivi des tâches
  • De nombreux modèles de projets à choisir
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INCONVÉNIENTS
  • Courbe d'apprentissage élevée.
  • Absence de réel constructeur de formules.
  • Manque de solutions de communication.
  • Il ne se rafraîchit pas automatiquement

Qu'est-ce qu'Airtable ? 

Airtable est un système de base de données en ligne où un groupe de collaborateurs peut stocker, partager et modifier des informations de manière collaborative.

Ces informations peuvent être des idées, des images, des tâches ou autre chose.

Tout cela peut sembler vague, mais il est difficile de décrire l'application sans donner des exemples ou faire des comparaisons, alors faisons-le.

Que pouvez-vous faire avec Airtable ?

Vous savez probablement déjà que vous pouvez placer des informations dans une feuille de calcul en ligne, telle que Google Sheets, et inviter des personnes à la consulter ou à la modifier avec vous. Cette feuille pourrait contenir des informations très simples, comme une liste de noms et d'adresses.

Il peut aussi être assez élaborée, comme un système de comptabilité financière qui renvoie à d'autres feuilles, etc.

Airtable a beaucoup en commun avec les feuilles de calcul collaboratives en ligne, sauf pour deux différences majeures :

Premièrement, Airtable vous permet de gérer des bases de données plutôt que des feuilles, et sans entrer dans les détails sur la façon dont les feuilles de calcul diffèrent des bases de données, disons simplement que les bases de données sont plus complexes. Deuxièmement, Airtable est beaucoup plus convivial, donc vous n'avez pas besoin d'être un expert d'Excel pour l'utiliser. 

Airtable organize spaces

À la base, Airtable est un système en ligne pour créer et éditer des bases de données parmi un groupe de personnes.

Une base de données n'est rien de plus qu'un ensemble de choses regroupées. Par exemple, vous pourriez utiliser Airtable pour gérer le travail, comme la mise à jour des articles sur un site Web. Vous pourriez commencer par créer une base de données énumérant tous les articles sur votre site qui doivent être mis à jour. Vous concevez les enregistrements de la base de données pour qu'ils contiennent des champs pour le nom de l'article, son URL, l'auteur original, la date de publication, la date limite pour la mise à jour, et ainsi de suite. Ensuite, vous pouvez inviter des rédacteurs et des écrivains à entrer dans la base de données pour se répartir le travail et éventuellement cocher une case dans chaque enregistrement de la base de données pour indiquer qu'ils ont fini de mettre à jour un article.

Facilité d'utilisation d'Airtable

Tout est esthétique dans Airtable, de la palette de couleurs au système de tableau Kanban à base d'images qu'il propose pour la gestion des tâches.

Airtable kanban view showing a sample project in columns

Le système de suivi du tableau kanban d'Airtable est coloré et visuellement attrayant. Source : Logiciel Airtable.

C'est la première fois que je vois un outil de gestion de projet qui donne la priorité aux visuels dans le but de catégoriser et de contextualiser les différentes tâches et processus. Asana, comparé à Airtable, offre quelque chose de similaire avec ses graphiques de charge de travail et ses calendriers esthétiques.

Airtable va cependant un peu plus loin, avec des images réelles dans les tâches du tableau Kanban, des images utilisées dans les tâches du calendrier partagé, et des étiquettes de priorité et de catégorie codées par couleur.

Ce design moderne et amusant contribue grandement à créer une expérience utilisateur agréable, mais cet outil n'est pas sans difficultés. Apprendre à utiliser Airtable n'est pas nécessairement laborieux, mais il a des bizarreries qui rendent les fonctions simples plus difficiles qu'elles ne le sont.

J'ai utilisé Airtable dans un poste précédent, et j'ai eu du mal à apprendre certaines fonctionnalités de liste de tâches qui n'étaient pas aussi naturelles pour moi. Par exemple, si vous voulez créer un système qui sépare les projets à long terme par année, comme avec un calendrier de contenu, l'ajout de nouvelles tâches vous oblige à créer un nouveau groupe de dates. Ces groupes de dates rendent les tâches quotidiennes plus faciles à rechercher dans Airtable, mais leur création nécessite un nouveau groupe de dates pour chaque jour spécifique. Chaque jour, tel que "17/08/2019", a certaines tâches qui lui sont attachées, et si je veux créer des tâches pour le jour suivant, je dois ajouter un nouveau groupe de dates pour "18/08/2019".

Bien que cela facilite le filtrage des tâches dans une plage de dates spécifique, l'apprentissage de ce processus n'est pas intuitif. Une fois appris, cependant, le processus est assez simple.

Airtable sorting a sample project by 4 categories

La vue standard de feuille de calcul d'Airtable est codée par couleur et facilement triable. Source : Logiciel Airtable.

Une fonctionnalité que je trouve très facile à utiliser est la possibilité de passer de la feuille de calcul standard à d'autres types de configurations de gestion des tâches, comme un tableau kanban ou un calendrier de projet. Dans le coin supérieur gauche du suivi de projet, une flèche déroulante propose de nombreuses options de suivi des tâches.

Airtable offre également une fonctionnalité de diagramme de Gantt, qui n'est pas nécessairement révolutionnaire, mais son exécution de cette fonctionnalité est fantastique. Tout comme le reste de la plate-forme, les diagrammes de Gantt sont clairs et colorés, ce qui en fait un excellent ajout.

Airtable n'avait pas besoin de diagrammes de Gantt pour se distinguer dans la foule, mais la société a quand même ajouté cette fonctionnalité, et j'apprécie son inclusion. La plate-forme reste unique sur la base des systèmes déjà créés, et maintenant la société ne fait que combler le reste des lacunes avec des fonctionnalités standard comme celle-ci.

A sample Airtable Gantt chart of a conference plan.

Les diagrammes de Gantt d'Airtable ne font rien de particulièrement nouveau, mais il est agréable d'avoir une autre option visuelle pour planifier vos projets. Source : Logiciel Airtable.

D'autres aspects du logiciel sont très standard, notamment la création de tâches et les cartes de tâches individuelles qui affichent des informations clés :

  • Nom de la tâche
  • Images de la tâche
  • Catégorie de tâche
  • Client
  • Collaborateurs
  • Dates de début et de fin
  • Notes
  • Section des commentaires

Une fois que les utilisateurs ont saisi les nuances subtiles de sa conception de type feuille de calcul, ils trouveront qu'Airtable a beaucoup de personnalisation et de puissance de programmation sous le capot qui leur permettra de rester au sommet de leurs projets créatifs.

Avantages de l'utilisation d'Airtable

Airtable utilise un grand nombre de fonctionnalités que vous attendez d'un logiciel conçu pour vous aider à franchir les étapes de la gestion de projet, y compris les listes de tâches, les tableaux kanban, les calendriers partagés de l'équipe, la collaboration entre les tâches et même l'accès des clients.

Parmi ces fonctionnalités, la vue de suivi des tâches de la galerie se distingue. Elle est différente de la vue Kanban car elle ne compartimente pas les cartes de tâches dans leurs propres catégories verticales, mais organise chaque carte selon la méthode de tri que vous choisissez.

Airtable gallery view tracking tasks by cards with pictures

Vous pouvez effectuer un tri alphabétique par catégorie, date d'échéance, date de lancement, client, équipe de projet, et quelques autres. Cette fonctionnalité semble toutefois manquer d'utilité, étant donné qu'elle n'offre aucun avantage par rapport à la vue Kanban. Elle pourrait être incluse comme une préférence esthétique plutôt que fonctionnelle.

Airtable n'offre pas un onglet formel de budgétisation ou de rapports. Au lieu de cela, les enregistrements et les catégories que vous créez dans Airtable servent de rapports budgétaires potentiels. Si vous ne pensez pas avoir les compétences pour créer un budget dans les feuilles de calcul d'Airtable, ne vous inquiétez pas, il fournit beaucoup de modèles à choisir qui vous donneront le cadre dont vous avez besoin.

Airtable menu showing different project templates to start

Airtable dispose d'une vaste base de données de modèles. Source : Logiciel Airtable.

Airtable a beaucoup de fonctionnalités à offrir pour un outil de gestion de projet axé sur l'aspect visuel - tant que vous êtes prêt à apprendre les astuces pour maîtriser sa conception basée sur une feuille de calcul.

Caractéristiques d'Airtable

Airtable est livré avec de nombreuses fonctionnalités dès la sortie de la boîte, et il a une tonne d'add-ons à choisir sous forme d'applications. Dans l'ensemble, on vous promet une suite complète de fonctionnalités lorsque vous utilisez Airtable, donc nous avons peu de plaintes.

Comme vous pouvez le lire dans notre section "prix" ci-dessous, Airtable a quatre plans, et a divisé ses fonctionnalités entre eux en deux ensembles. Tout d'abord, il y a les plans gratuits et Plus, qui ont la plupart des fonctionnalités standard, et au-dessus, il y a les plans Pro et Enterprise, qui ont des fonctionnalités avancées de sécurité et de collaboration.

Intégrations et automatisations Airtable

Outre ces fonctionnalités prêtes à l'emploi, Airtable offre un grand nombre d'intégrations. Celles-ci sont développées par Airtable lui-même ainsi que par des tiers, mais contrairement à Trello et Jira, qui suivent une philosophie similaire, les add-ons d'Airtable fonctionnent un peu mieux et ajoutent des outils spécifiques plutôt que des fonctionnalités générales.

Vous pouvez choisir parmi toutes sortes de modules complémentaires, notamment des outils de suivi du temps, un calendrier de contenu, des applications de gestion des relations et bien d'autres choses encore. On peut dire que si vous en avez besoin, vous pouvez probablement le trouver, bien que, comme pour tous les logiciels de gestion de projet, les éléments tiers ne fonctionnent pas toujours aussi bien que prévu.

Une autre fonctionnalité très intéressante est l'automatisation, qui vous permet non seulement d'intégrer d'autres applications, mais aussi d'automatiser leur utilisation avec les nombreuses fonctionnalités d'Airtable. Bien que cela ne remplace pas les services dédiés comme Zapier ou IFTTT, c'est assez cool et disponible sur le plan gratuit ; vous êtes juste limité au nombre de fois qu'une automatisation peut se déclencher.

En tenant compte des intégrations et des automatisations, Airtable offre un ensemble solide de fonctionnalités qui devraient permettre à la plupart des équipes de se concentrer sur leurs tâches. 

Convivialité d'Airtable

Dans l'ensemble, Airtable est très facile à utiliser et la courbe d'apprentissage est presque inexistante, grâce à une interface clairement présentée et à d'excellents tutoriels. Bien que l'on ait parfois l'impression de cliquer trop souvent, nous ne pouvons pas vraiment critiquer l'expérience utilisateur. Si vous avez besoin d'un outil de gestion des tâches facile à utiliser, il s'agit sans aucun doute d'un concurrent.

Démarrer avec Airtable

S'inscrire à Airtable est assez facile : sur la page principale du site, cliquez sur le bouton "s'inscrire gratuitement", qui, sans surprise, vous inscrit au plan gratuit. Ou vous pouvez choisir l'essai gratuit du plan qui vous intéresse via la page des prix. Dans les deux cas, il vous sera demandé de fournir votre adresse e-mail et quelques informations avant d'être redirigé vers l'écran principal.

À partir de là, vous avez un certain nombre de choses à faire, et nous les aimons toutes. Nous aimerions que tous les outils de gestion de projet permettent de démarrer aussi facilement avec leur produit (je vous regarde, Smartsheet). Vous pouvez commencer par des modèles préétablis, ou même importer un ancien projet d'une autre plateforme, à condition qu'il soit basé sur des tableaux.

Cependant, l'argent intelligent est de suivre les tutoriels d'Airtable, qui sont accessibles à partir de l'écran principal. Ils sont assez complets, et les parcourir devrait vous permettre de prendre un bon départ.

Dans la plupart des cas, un chapitre du tutoriel se compose d'un récapitulatif vidéo ainsi que d'un article écrit plus long rempli de conseils et d'astuces.

Cependant, si vous êtes du genre impatient, vous pouvez aussi vous plonger directement dans la création de vos propres projets sans utiliser de guides ou de modèles.

Dans ce cas, Airtable est prêt à vous aider avec quelques info-bulles pratiques ainsi que de courtes vidéos explicatives. Les deux fonctionnent assez bien, bien qu'ils ne soient pas aussi complets que les guides en raison de leur brièveté.

Utilisation d'Airtable

Lorsque vous utilisez Airtable pour la première fois, vous remarquerez rapidement son excellente présentation : tout est là où vous en avez besoin, et il y a très peu de désagréments, comme les menus dans les menus, que nous voyons avec certains de ses concurrents. Il y a beaucoup de choses à aimer ici, mais nous allons passer en revue quelques éléments qui ne nous ont pas emballés.

Tout d'abord, Airtable utilise une terminologie différente de celle de la plupart des autres logiciels de gestion de projet. Cela peut prendre un peu de temps pour s'y habituer si vous venez d'un autre programme, comme Asana ou Trello, bien que le problème ne soit pas aussi grave que dans Jira.

Par exemple, Airtable est organisé en "espaces de travail", qui peuvent chacun avoir un nombre illimité de "bases", ou projets. Cette organisation rend la gestion de plusieurs projets assez facile - un grand plus pour Airtable.

Les tâches dans Airtable sont appelées "enregistrements", et le terme "flux de travail" est utilisé pour la manière plus générale dans laquelle vous canalisez vos efforts - il ne signifie pas l'automatisation comme avec Zapier ou Make. On s'y habitue assez vite, cependant.

La création de nouveaux enregistrements et le passage d'une vue à l'autre sont assez faciles, même s'ils sont un peu fastidieux : vous cliquez sur l'onglet des vues, puis vous en sélectionnez une dans le champ qui apparaît dans la barre d'outils de gauche. Cette procédure aurait pu être un peu plus souple.

Beaucoup des autres menus sont à peu près les mêmes, donc si vous avez besoin de modifier beaucoup d'enregistrements ou de configurer de nouvelles applications, préparez-vous à avoir le poignet fatigué. Pourtant, Airtable répond à notre critère principal d'une interface bien disposée. Vous ne passerez jamais plus d'une seconde ou deux à chercher l'onglet dont vous avez besoin, et nous sommes plus qu'heureux de recommander Airtable pour son expérience utilisateur.

Application mobile

Airtable propose également une application mobile pour iOS et Android. Elle est décente, mais comme la plupart des clients mobiles des autres outils de gestion de projet, elle souffre d'un simple manque d'espace pour toutes les informations qu'elle propose. En tant que telle, elle est idéale pour vérifier rapidement un détail, mais nous ne la recommandons pas pour une utilisation à plein temps.

Sécurité et confidentialité d'Airtable

En ce qui concerne la confidentialité, Airtable est décent. En lisant la politique de confidentialité, il semble que ce soit un document assez standard dans l'industrie. Airtable recueille beaucoup de données sur ses utilisateurs, mais en garde la plupart en interne. Certaines clauses impliquent qu'Airtable peut vendre vos données, mais rien n'indique qu'il le fait. Vous pourriez faire mieux, mais vous pourriez aussi faire pire.

Il en va de même pour la sécurité. Airtable utilise AWS pour héberger ses fichiers, ce qui signifie que vos fichiers sont protégés en transit ainsi que cryptés en utilisant AES-256 une fois sur le serveur.

En dehors du risque de fuite des buckets AWS, vos données sont aussi sûres que des maisons.

La société semble avoir de bons antécédents, sans aucune faille de sécurité connue ou autre. Cependant, il semble y avoir quelques problèmes avec la permission que vous donnez à des applications tierces lorsque vous créez des automatisations ; donc, comme toujours, assurez-vous d'être très prudent quant aux applications auxquelles vous donnez accès.

Support d'Airtable

Nous apprécions vraiment le support d'Airtable. Comme nous l'avons mentionné dans la section sur la convivialité, ses tutoriels sont excellents et font un excellent travail d'aplanissement de la courbe d'apprentissage, de sorte que vous partez du bon pied. Toutefois, si vous rencontrez des difficultés en cours de route, Airtable vous en sort généralement sans trop d'efforts.

La base de connaissances, accessible à partir de l'écran principal, doit être votre premier arrêt lorsque vous rencontrez un problème. La liste des sujets est longue, et tous les articles expliquent clairement leurs sujets - souvent avec une vidéo, également.

Si d'une manière ou d'une autre, cela ne vous aide pas, vous pouvez essayer la Communauté Airtable, un forum où les autres utilisateurs ainsi que le personnel d'Airtable se rassemblent. Un coup d'œil rapide montre que la plupart des questions sont répondues rapidement et complètement, donc vous devriez être bien.

Enfin, vous pouvez contacter l'assistance directement via un système de tickets ; il n'y a pas de livechat ni d'assistance téléphonique.

En général, les réponses prennent quelques heures, mais sont assez détaillées et utiles. Nous doutons que vous ayez encore des questions après avoir passé les trois stations, et donnons à Airtable des notes élevées ici.

Tarifs d'Airtable

Airtable version gratuite et plan Plus

Nous commencerons par passer en revue les vues offertes par Airtable. En tant que logiciel de tableur réorganisé, vous ne serez pas surpris d'entendre que la vue par défaut d'Airtable - et où vous ferez la plupart de votre entrée de données - est une feuille de calcul, appelée la vue "grille".

Airtable - Tarifs

Cependant, comme pour la plupart des vues de type liste, la vue en grille est principalement utilisée comme un endroit où saisir des données. Pour obtenir une vue d'ensemble et les organiser, vous pouvez choisir parmi plusieurs options, dont la vue kanban la plus éparse que nous ayons jamais rencontrée. Bien qu'elle fasse le travail, elle ne fera pas partie de notre liste des meilleures applications Kanban.

Nous ne sommes pas sûrs de la raison pour laquelle le tableau Kanban est si dépouillé : Airtable a également une vue de galerie qui a beaucoup plus d'informations sur les cartes, mais pas de bon moyen de les organiser. Nous aurions aimé que les deux soient intégrés pour avoir une expérience plus proche de celle de Trello (revue Trello), mais ce n'est pas le cas.

Cette petite critique mise à part, les vues kanban et grille ensemble devraient être plus que suffisantes pour gérer le flux de travail de la plupart des projets. De plus, les faiblesses du tableau sont compensées par la vue calendrier, qui est vraiment très bonne, à égalité avec celle de Wrike (lire notre critique de Wrike).

Outre les vues, les plans gratuits et Plus offrent également d'autres avantages. Ceux-ci comprennent l'accès aux excellentes intégrations d'Airtable, ainsi qu'une sélection d'applications internes. Vous obtiendrez également une quantité limitée de stockage de fichiers et d'historique de révision ; consultez notre section de prix ci-dessous pour les détails.

À lire aussi : Asana VS monday.com

Plans Pro et Enterprise

D'une manière générale, les plans gratuits et Plus devraient suffire aux petites équipes. Les plans Pro et Enterprise de la gamme se contentent d'ajouter des fonctionnalités pour les grandes organisations, telles que la définition d'autorisations de partage avancées et la personnalisation des applications. Le plan Enterprise comporte également quelques options de sécurité intéressantes.

Ce qui est surprenant, c'est que parmi ces fonctionnalités avancées, vous trouverez une vue supplémentaire, le diagramme de Gantt. Ce qui est encore plus surprenant, c'est qu'il est vraiment bon.

Il est dommage qu'une vue aussi bonne ait été enfermée dans le plan Pro, d'autant plus que de nombreuses autres fonctionnalités de Pro sont très spécifiques à certains types d'utilisateurs. Cela dit, nous voyons aussi comment cela pourrait être un argument de vente majeur pour le plan Pro, donc c'est ça.

Verdict Final d'Airtable

Bien qu'il y ait beaucoup de choses à aimer dans AIrtable, en particulier son plan gratuit, il est tenu à l'écart de nos évaluations de gestion de projet en raison de son prix étrange et de sa confidentialité et sa sécurité peu convaincantes. Nous regrettons également l'absence de certaines fonctionnalités plus avancées que l'on peut trouver sur monday.com ou Asana, même si elles ne sont pas rédhibitoires pour certains.

Tout cela étant dit, nous vous recommandons toujours d'essayer Airtable. Il offre un essai de 14 jours du plan Pro, et ses fonctions gratuites sont assez bonnes. Que pensez-vous d'Airtable ? Avons-nous mis le doigt sur le problème ou l'avons-nous complètement raté ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous et, comme toujours, merci de votre lecture.

FAQ - Airtable

Existe-t-il une version gratuite d'Airtable ?

La bonne nouvelle est qu'Airtable offre une version gratuite du logiciel. La mauvaise nouvelle est qu'une fois que vous avez dépassé la version gratuite, l'étape suivante dans les niveaux de prix est un prix potentiellement élevé de 10 $/utilisateur par mois, et c'est seulement si vous signez pour un engagement annuel. Si vous décidez de continuer sur Airtable avec un plan au mois, votre prix passe à 12 $/utilisateur par mois.

Même avec une petite équipe de 10 utilisateurs, vous devrez débourser 120 $ par mois, ce qui n'est probablement pas bon marché pour les équipes pour lesquelles je pense que ce logiciel est le mieux adapté.

Quels types d'équipes et de projets fonctionnent le mieux avec Airtable ?

En termes de fonctionnalités, Airtable semble mieux adapté aux équipes créatives qui offrent des services et des produits à des clients extérieurs, comme les agences de marketing. Cependant, compte tenu de la façon dont Airtable fixe le prix de son logiciel, je ne peux m'empêcher de penser qu'il est davantage destiné à une entreprise qui peut absorber des coûts logiciels plus importants.

Je pourrais voir les équipes créatives d'une grande entreprise utiliser Airtable pour suivre les activités de marketing. Cependant, ces équipes laisseraient la moitié de la fonctionnalité sur la table, comme la budgétisation et d'autres fonctions de suivi des dépenses. Je ne suis pas sûr qu'Airtable en vaille la peine dans ce cas, étant donné qu'il existe d'autres outils de gestion de projet qui offrent des capacités de suivi sans ces fonctions superflues - et à un prix inférieur.

Quels types de support Airtable offre-t-il ?

Airtable offre toutes sortes de soutien à ses clients, y compris un guide de présentation, des FAQ, des webinaires en direct, des vidéos de visite, des forums communautaires et des articles de fond. Airtable offre tout sauf le support téléphonique, qui se trouve être l'une des formes les plus importantes de support logiciel. Parfois, les articles et les vidéos ne peuvent pas aider à résoudre un problème urgent.

Pourquoi les gens évitent-ils d'utiliser des bases de données ?

Parce qu'elles peuvent être difficiles à utiliser et nécessitent souvent des compétences en SQL.

C'est là qu'Airtable intervient.

Airtable est une plateforme en ligne facile à utiliser pour créer et partager des bases de données relationnelles. L'interface utilisateur est simple, colorée, conviviale, et permet à quiconque de créer une base de données en quelques minutes. Vous pouvez stocker, organiser et collaborer sur des informations concernant n'importe quoi, comme des répertoires d'employés, des inventaires de produits, et même vos recherches d'appartements.

Vous n'avez même pas besoin d'apprendre la signification de SQL, et encore moins de connaître les scripts.

Airtable - Interface

Airtable réimagine la base de données avec une interface conviviale

Base de données ou feuille de calcul ?

Quelle est donc la différence entre un tableur et une base de données ?

À première vue, les bases de données ressemblent beaucoup à des feuilles de calcul, avec des pages quadrillées et des onglets. Vous organisez les données en lignes et en colonnes, comme dans un tableur.

C'est là que s'arrêtent les similitudes.

Dans une feuille de calcul, vous utiliserez des fonctions telles que =SUM(A1:A5) pour calculer des valeurs et des chiffres. Dans une base de données, vous utiliserez généralement des requêtes SQL telles que SELECT * FROM Customers ; pour trouver et comparer des données. Vous pourriez comparer des données dans une feuille de calcul, mais les bases de données sont beaucoup plus puissantes.

Une base de données relationnelle ne se contente pas de stocker des données, elle stocke les relations entre ces données - en reliant, par exemple, toutes les chansons de votre collection musicale à des catégories telles que l'artiste, le titre et l'époque.

Vous pouvez ensuite utiliser ces relations pour répondre aux questions que vous vous posez. Le stockage de données connexes dans une seule feuille de calcul peut s'avérer difficile et entraîner des erreurs lorsque vous essayez de les trier et de les comparer, mais avec une base de données, vous pouvez facilement filtrer les tubes des années 90 dont le titre contient le mot "baby" sans modifier votre base de données elle-même.

Google Sheet a ajouté des fonctions SQL désormais natives dans l'outil mais reste non connues ou non maîtrisées par la majorité des utilisateurs qui ne connaissent pas le SQL. 

Curseur dans un champ de recherche qui indique "Trouver une vue".

Une règle de base est qu'une base de données est plus adaptée à l'organisation d'une grande quantité d'informations.

Les feuilles de calcul sont les mieux adaptées pour effectuer des calculs. Airtable vous donne le meilleur des deux mondes : une base de données relationnelle qui est aussi facile à utiliser que Google Sheets ou Microsoft Excel.

Les bases de données sont mûres pour l'automatisation.

Composants de base d'Airtable

Il y a cinq blocs de construction de base pour une base de données Airtable :

  • Bases
  • Tableaux
  • Champs
  • Enregistrements
  • Vues

Bases

Les bases sont des bases de données uniques contenant toutes les informations dont vous avez besoin pour votre projet.

Une base contient toutes les données dont vous avez besoin pour un projet. Vous pouvez commencer avec une base vierge et la construire à partir de zéro, mais commencer avec un modèle est une bonne façon de jeter un coup d'œil sous le capot et de se familiariser avec ce qui est possible.

Airtable offre une bibliothèque solide de modèles qui sont pré-remplis avec des échantillons de données pertinentes que vous pouvez modifier avec les vôtres. Par exemple, il existe des modèles de CRM personnel, de suivi de projet et de répertoire d'employés.

Pour utiliser un modèle :

  • Sélectionnez + Nouvelle base sur la page d'accueil,
  • Choisissez un modèle,
  • Puis cliquez sur Utiliser le modèle en haut de la page.

Le modèle de répertoire des employés est personnalisé pour vous aider à conserver la trace des rôles, des dates de début, des anniversaires, des allergies alimentaires, etc. de toute votre équipe.

Airtable Modèle

Démarrez en quelques secondes par un modèle Airtable

Tableaux

Les tableaux sont utilisés pour contenir une liste de données sur un type d'élément particulier.

Chaque base peut comporter une ou plusieurs tables, comme les feuilles de calcul d'un tableur.

Dans la base Répertoire des employés, chaque table contient un type particulier d'informations, comme le nom, la date de naissance et le département.

Airtable Tables

Les tables contiennent des données sur un type d'article dans votre base Airtable.

Champs

Chaque colonne d'une table s'appelle un champ.

Les champs sont l'équivalent des colonnes d'une feuille de calcul, bien que les champs soient conçus pour apporter de la cohérence à vos données.

Chaque champ a un nom et peut être personnalisé pour contenir une grande variété de contenus, comme des photos, des pièces jointes, des numéros de téléphone, des dates, des cases à cocher, etc.

Airtable Champs

Les champs sont personnalisables et apportent de la cohérence à vos données.

Dans cet exemple ci-dessus, vous retrouverez des champs comme des dates, des noms d'auteurs, de catégorie éditoriale, le statut ou des liens hypertextes.

Enregistrements

Les enregistrements sont l'équivalent dans une base de données des lignes et des cellules d'un tableur.

Chaque enregistrement est un élément de votre liste. Dans une table des employés, chaque enregistrement correspond à un employé différent, avec des données dans chaque champ pour détailler son nom, son département, son adresse, etc.

Airtable Enregistrements

La puissance d'une base de données relationnelle repose sur ses relations.

Vos enregistrements dans une table peuvent avoir une relation avec vos enregistrements dans une autre table en ajoutant un lien. Après avoir créé une association entre les tables, vous pouvez l'utiliser pour obtenir des informations de l'autre table.

Par exemple, alors que nous sommes dans la table du répertoire des employés, nous pouvons relier chaque employé à son département. Ainsi, le nom du département s'affiche sur la même carte que l'employé et il est facile d'obtenir des informations sur ce département à tout moment. Dans notre calendrier éditorial, nous l'utilisons pour extraire les noms des rédacteurs d'une table vers le calendrier éditorial d'une autre table.

Vous pouvez également développer un enregistrement pour voir toutes ses informations en un seul endroit.

Développer les enregistrements Airtable

Développez un enregistrement pour voir toutes ses informations en un seul endroit.

Vues

Bien qu'il puisse être utile de voir tous vos enregistrements en une seule fois, vous pouvez également créer plusieurs vues pour chaque table dans une base.

Pensez à une vue dans Airtable comme une lentille différente à travers laquelle vous pouvez voir les mêmes données de table sous-jacentes. Ces vues personnalisées peuvent être utiles lorsque vous voulez seulement voir les enregistrements répondant à certains critères - peut-être pour voir tous les employés du département d'ingénierie.

Pensez en dehors de la grille avec des vues visuelles. Vous pouvez créer une vue de calendrier, par exemple, pour visualiser les anniversaires des employés. (Nous l'utilisons pour visualiser les articles de blog par date de publication).

Vue du calendrier Airtable

Passez à une vue de calendrier pour voir les enregistrements visuellement

La vue galerie représente vos enregistrements sous forme de grandes cartes.

Cette vue est particulièrement utile pour mettre en évidence les pièces jointes à vos enregistrements, comme les portraits des employés et les rapports de performance.

Vue de la galerie Airtable

La vue de la galerie représente les enregistrements sous forme de grandes cartes

Avec la vue Kanban, vous pouvez visualiser vos dossiers dans un tableau de cartes empilées. Vous pouvez cliquer et faire glisser les cartes pour les déplacer d'une pile à l'autre, ou les réorganiser au sein d'une même pile.

C'est un excellent moyen de créer un flux de travail pour vos projets ou de montrer à quel stade se trouve chaque élément sur lequel vous travaillez.

Vue Kanban Airtable

La vue Kanban présente vos données comme des étapes d'un flux de travail.

Importez du contenu vers Airtable à partir d'autres applications

Vous vous sentez assez confiant pour construire une base de données Airtable sans modèle ?

Utilisez la fonction d'importation pour télécharger vos données de feuille de calcul existantes et les transformer en une base personnalisable.

Vous pouvez également importer depuis Asana, Trello, et même vos contacts ou votre application de calendrier.

Importer les données Airtable

Importez vos données existantes vers Airtable

Une fois que vous avez configuré votre base de données, vous pouvez utiliser n8n, Integromat ou Zapier pour envoyer automatiquement des informations à Airtable chaque fois que quelqu'un soumet un formulaire, vous envoie un e-mail, ou n'importe quoi entre les deux. 

La magie d'Airtable réside dans sa flexibilité pour s'adapter à tout ce que vous avez besoin d'organiser, de la manière dont vous voulez le voir.

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