DocuSign : Solution de signature électronique sécurisée et conforme

Qu'est-ce que DocuSign ?

DocuSign est l'un des leaders de la signature numérique de documents, permettant aux utilisateurs de signer efficacement des documents à travers les services et les formats de fichiers. Grâce à son ensemble de fonctionnalités et à sa facilité d'utilisation, DocuSign est idéal pour les organisations de toutes tailles, qu'il s'agisse d'une multinationale ou d'une petite entreprise. Pour les utilisateurs individuels, l'expérience personnelle DocuSign est un logiciel de signature numérique gratuit.

Les entreprises apprécient le logiciel DocuSign parce qu'il offre des options personnalisées en dehors de ses outils standard sans compromettre la sécurité. En fait, le service est entièrement conforme aux réglementations en vigueur aux États-Unis et dans le monde.

Fonctionnalités

DocuSign offre un vaste ensemble de fonctionnalités allant de la publication d'un formulaire signable sur votre site Web à la collecte de paiements au moyen d'une signature électronique. Il est impossible de tout couvrir, mais il s'agit là des principales fonctionnalités permettant de répondre aux besoins fondamentaux d'une entreprise en matière de signature électronique.

Modèles et édition

Les modèles et l'édition sont deux éléments clés des logiciels de signature électronique. DocuSign vous permet de créer vos propres modèles et comprend des fonctions qui contribuent à rationaliser l'édition des documents.

Modèles

DocuSign ne fournit pas ses propres modèles standard, mais vous permet de créer les vôtres. Les modèles améliorent le flux de travail des documents en vous faisant gagner du temps et en assurant la cohérence de votre contenu. DocuSign inclut plusieurs fonctions avancées et mesures de sécurité pour les modèles que l'on ne trouve pas dans d'autres logiciels de signature électronique. Par exemple, il est facile de déterminer si une personne est un signataire en personne, ou de demander un mot de passe pour accéder au modèle.

Vous créez un modèle dans DocuSign en téléchargeant d'abord votre propre document (PDF, Docx, Excel). L'étape suivante consiste à ajouter les parties prenantes pertinentes à votre document. Il s'agit des types de personnes qui recevront le modèle à l'avenir (par exemple, les clients, les partenaires commerciaux, les RH). Enfin, vous ajoutez les champs spécifiques au modèle. Les champs les plus courants sont les signatures, les dates et les noms.

L'utilisation d'un modèle dans DocuSign est intuitive et organisée. Pour ajouter des destinataires une fois le modèle terminé, il vous suffit de saisir leurs noms et leurs adresses électroniques.

Modification de

DocuSign comprend un éditeur qui permet d'ajouter des champs à un document de manière efficace, et dispose de fonctionnalités que l'on ne trouve pas chez les concurrents. Toutefois, il ne vous permet pas de modifier directement le contenu de vos documents (c'est-à-dire la copie de texte). Si vous souhaitez apporter des modifications à un document, vous devez le faire dans une autre application, puis le retélécharger dans DocuSign. Cela peut devenir fastidieux et prendre beaucoup de temps.

Comme nous l'avons vu ci-dessus, DocuSign comprend 17 champs standard, comme les signatures électroniques à valeur légale, que vous pouvez ajouter à votre document. Vous pouvez également créer des champs personnalisés, baliser un document et même ajouter un sceau. L'éditeur de DocuSign vous permet de zoomer, de faire des commentaires et de naviguer dans votre document par page.

DocuSign inclut un guide des raccourcis, qui vous informe sur la manière d'utiliser vos touches au lieu de votre souris pour effectuer des actions sur les champs du destinataire. Parmi ces actions permettant de gagner du temps, citons la duplication d'un champ, le déplacement d'un champ sur une page et la sélection de champs sur une page en cours.

Fonctions d'édition supplémentaires

Avec DocuSign, vous pouvez modifier vos documents pour y inclure une image de marque personnalisée et l'une des 13 langues disponibles. Cela permet à votre entreprise d'améliorer son image de marque et de se rapprocher plus facilement des parties prenantes.

Les éléments du document que vous pouvez personnaliser avec l'image de marque de votre organisation incluent :

• Téléchargement d'un logo sur les documents, votre tableau de bord d'accueil et de documents et les courriels
• Changement de la couleur des bannières et du texte sur les bannières
• Modification de la couleur des boutons et du texte des boutons

L'outil de signature électronique de DocuSign est disponible en 13 langues, notamment :

• Anglais
• Chinois simplifié
• Chinois traditionnel
• Néerlandais
• Français
• Allemand
• Italien
• Japonais
• Coréen
• Portugais (Brésil)
• Portugais (Portugal)
• Russe
• Espagnol

Flux de documents

Après avoir créé vos documents, vous devrez gérer votre flux de travail pour envoyer, signer et stocker vos documents.

Envoi de vos documents

Lorsque vous êtes prêt à envoyer un document, DocuSign vous permet de personnaliser la manière dont vous souhaitez l'envoyer. Vous pouvez notamment choisir si le destinataire doit signer en personne ou importer une liste de destinataires pour les signatures en masse.

Outre celles présentées ci-dessus, DocuSign dispose de quelques fonctionnalités supplémentaires pour rationaliser l'envoi de documents :

• Fixer une date d'expiration
• Permettre aux destinataires de modifier les responsabilités de signature
• Activation des commentaires

Notifications et rappels en temps réel

Après l'envoi d'un document, DocuSign vous envoie une notification par courrier électronique lorsqu'il a été consulté, refusé, annulé et complété. DocuSign envoie également des notifications mobiles sur l'activité des documents et des commentaires.

Dans les paramètres, DocuSign vous permet d'envoyer des rappels automatiques, qui rappellent au destinataire de signer un document, et de définir le nombre de jours entre les rappels. Il vous permet également de définir le nombre de jours avant l'expiration d'un document et le nombre de jours pendant lesquels un signataire peut être averti avant l'expiration d'un document.

Signature de documents

Dans l'ensemble, le processus de signature de documents de DocuSign est simple et efficace. Il comprend également des fonctionnalités supplémentaires que l'on ne trouve pas dans les logiciels des concurrents. DocuSign inclut un "bouton suivant", qui aide chaque destinataire à naviguer dans chaque champ et explique les actions à entreprendre.

Comme on l'a vu ci-dessus, certaines des caractéristiques supplémentaires comprennent :

• Zoom avant et arrière sur un document
• Rotation du document dans le sens horaire ou antihoraire
• Ajout de commentaires
• Téléchargement du document en PDF(s) avant sa signature
• Imprimer et signer un document
• Attribuer le document à quelqu'un d'autre
• Visualisation de l'historique d'un document
• Visualiser le certificat d'un document
• Affichage des informations de la session (y compris les identifiants du document, les numéros de version et l'environnement du document)

Stockage des documents

Après avoir exécuté vos documents, il est important qu'ils soient stockés dans une base de données organisée et facile à utiliser. L'application DocuSign stocke tous les documents exécutés dans le cloud et comprend des fonctions organisationnelles clés absentes de ses concurrents. Il s'agit notamment d'une barre de recherche et de la possibilité de filtrer les documents par statut, expéditeur et date. Vous pouvez également créer des dossiers personnalisés pour organiser vos documents.

Comme vous pouvez le voir dans la partie gauche de l'image ci-dessus, DocuSign vous propose des raccourcis pour naviguer rapidement vers différentes catégories de documents. Par exemple, vous pouvez voir tous les documents dans votre boîte de réception, ceux qui ont été envoyés ou supprimés. Vous pouvez également trouver les documents qui nécessitent une action de votre part, qui expirent bientôt ou qui sont terminés.

Intégrations et API

Afin d'aider les utilisateurs à rationaliser davantage leurs flux de documents, DocuSign a développé des intégrations logicielles et des API. Celles-ci vous permettent d'intégrer vos applications logicielles existantes aux fonctionnalités de DocuSign.

DocuSign s'intègre à plus de 350 applications. Parmi celles-ci figurent :

• Salesforce
• Google
• Microsoft
• Zapier
• Oracle
• SAP
• Apple
• SmartlQ
• Workday

Paiements

Avec le plan Business Pro de DocuSign, vous pouvez utiliser DocuSign pour collecter le paiement d'un destinataire et sauvegarder ses informations de paiement pour de futurs frais. Il comprend des fonctions avancées que l'on ne trouve pas dans la plupart des logiciels concurrents, comme la possibilité de collecter des paiements uniques et de configurer des frais récurrents. Ces fonctions vous font gagner du temps en vous permettant d'être payé instantanément et réduisent les inexactitudes de données pour les paiements manuels.

Les signataires peuvent payer sur leur ordinateur de bureau ou en utilisant l'application mobile de DocuSign. Les méthodes de paiement suivantes sont disponibles :

• Carte de crédit
• Apple Pay
• Google Pay
• PayPal
• ACH (transfert bancaire électronique)

Configuration du document

Le cœur du logiciel de signature électronique réside dans la configuration du document. DocuSign rend ce processus simple et intuitif tout en proposant des options adaptées à de nombreux scénarios, de l'envoi de documents par e-mail à la signature en personne.

La configuration du document commence par le téléchargement de votre formulaire. Marquez les zones où vos destinataires doivent prendre des mesures. Les outils de DocuSign offrent une fonction de glisser-déposer pour définir facilement les endroits où les signatures et autres informations pertinentes sont requises.

De petites touches améliorent le processus. Les signataires du document sont codés par couleur lorsque plusieurs personnes doivent signer. Définissez des cases à cocher, des initiales et d'autres éléments communs nécessitant une action de la part de votre destinataire. Si les champs standard ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez créer un champ personnalisé.

Pour une sécurité renforcée, vous pouvez ajouter un code d'accès au document. Les destinataires doivent saisir le code pour ouvrir et signer le formulaire.

Suivi de documents

Demander des signatures est important, mais récupérer les documents signés l'est tout autant. DocuSign facilite ce processus grâce à ses fonctions de suivi des documents.

DocuSign propose un écran permettant de visualiser le statut des documents envoyés. Vous pouvez effectuer plusieurs actions, comme effectuer des mises à jour ou consulter un historique des actions effectuées sur vos formulaires. Si votre destinataire demande à nouveau le document, cet écran vous permet de le renvoyer d'un simple clic.

Votre boîte de réception indique les documents qui attendent votre signature. Vous pouvez organiser les éléments dans des dossiers, et un champ de recherche vous aide à trouver rapidement les documents.

Intégrations

Les entreprises qui recueillent des signatures électroniques utilisent également d'autres applications, comme les logiciels de gestion de la relation client.

DocuSign s'intègre à plus de 350 fournisseurs tiers. Ces intégrations rationalisent les flux de travail de votre entreprise.

Des intégrations avec des fournisseurs de logiciels existent dans de nombreux secteurs, notamment les soins de santé, les organisations à but non lucratif et l'éducation. Lorsqu'un représentant commercial utilisant Salesforce pour gérer son pipeline de ventes conclut une affaire, il peut utiliser DocuSign pour finaliser le contrat.

DocuSign fonctionne également avec les plateformes logicielles de ressources humaines (RH), dont Workday, pour signer les documents RH.

Si vous stockez vos documents chez un fournisseur de services en cloud, il est bon de savoir que DocuSign s'intègre à des options populaires telles que Google Cloud et Dropbox.

Reporting

Votre compte comprend des rapports. Ces rapports présentent des statistiques de base, telles que le nombre d'"enveloppes" envoyées. (Une enveloppe est l'étiquette utilisée par DocuSign pour désigner l'ensemble des documents envoyés à un destinataire).

Les rapports sont mis à jour en temps réel, de sorte que lorsque les signatures sont recueillies et les documents renvoyés, vous pouvez voir ces actions reflétées dans les rapports. Programmez l'exécution automatique des rapports les plus fréquemment utilisés. Les rapports sont téléchargeables, ce qui facilite leur partage.

Utilisez les rapports intégrés pour analyser votre utilisation des documents. Source de l'image : Auteur

Mobile

DocuSign est disponible sur mobile et tablette pour Apple et Android. L'application mobile de DocuSign est efficace car elle comprend un tableau de bord pour tous vos documents et vous permet d'exécuter des documents à l'aide de l'application. Elle est également plus avancée que ses concurrents car elle vous permet de modifier les documents en incluant des champs.

Son application mobile comprend également des fonctionnalités précieuses telles que :

• La possibilité de filtrer par statut
• Une bibliothèque pour tous les fichiers
• Un bouton "Suivant" pour la navigation dans le document
• La possibilité de commenter les documents
• La possibilité d'enregistrer les signatures et les paraphes
• Accès aux paramètres généraux et aux paramètres du compte

Tarifs

DocuSign propose trois niveaux de prix standard, à partir de 10 $/mois pour un seul utilisateur en cas de paiement annuel. Le prix passe à 25 $/mois par personne pour un maximum de cinq utilisateurs dans votre organisation avec une facturation annuelle.

Les prix de DocuSign sont élevés par rapport à ceux de la concurrence. Aucune version gratuite n'est disponible, mais la société propose une période d'essai gratuite de 30 jours et une démo DocuSign pour tester l'application.

Un quatrième niveau de tarification pour les entreprises qui recherchent des implémentations personnalisées est une option pour les comptes d'entreprise de DocuSign. La tarification dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Appelez DocuSign pour obtenir un devis.

Il existe une tarification distincte pour les sociétés immobilières. Ils commencent également à 10 $/mois pour les particuliers qui paient annuellement.

Avez-vous simplement besoin d'un logiciel qui vous permette de signer électroniquement des documents ? DocuSign propose gratuitement une option de signature seule. Vous ne pouvez pas demander la signature d'autres personnes, mais cette option est utile pour signer électroniquement des documents plutôt que de devoir imprimer, signer, puis numériser le formulaire pour le renvoyer.

Sécurité et Confidentialité

Étant donné que les utilisateurs de DocuSign traitent à la fois des documents sensibles et des informations personnelles, il est primordial de disposer de mesures de sécurité de premier ordre.

C'est un autre domaine dans lequel DocuSign ne fait pas défaut.

Tout d'abord, tous les flux de données sur la plateforme sont protégés par un cryptage haut de gamme. En outre, les centres de données où sont stockées les informations sont certifiés ISO 27001 et soumis à un audit SOC. En outre, des tests de sécurité annuels, un solide pare-feu et une protection DDoS garantissent la sécurité et la confidentialité de tous les utilisateurs de DocuSign.

Les utilisateurs peuvent également utiliser l'authentification multifactorielle et l'autorisation basée sur les rôles pour les comptes d'entreprise DocuSign.

Alternatives à DocuSign

Si nous pensons que DocuSign est le leader de l'espace de signature de documents numériques, ce n'est certainement pas la seule option. En fait, si vous appréciez davantage la gestion de documents de DocuSign que la prise en charge de la signature, il existe peut-être de meilleures alternatives à DocuSign. Vous trouverez ci-dessous une liste de quelques-unes de ses alternatives, y compris des alternatives gratuites à DocuSign. De plus, si vous souhaitez en savoir plus sur ses concurrents, vous pouvez vous rendre sur notre page dédiée.

• PandaDoc
• HelloSign
• Adobe Sign

LECTURE CONSEILLÉE : Meilleures alternatives à Docusign

Comment utiliser DocuSign

Le téléchargement et l'envoi de documents aux contacts pour signature électronique sont simples :

1. Télécharger le document

L'application DocuSign prend en charge la plupart des formats de fichiers de documents courants, notamment PDF et Microsoft Word. En outre, vous pouvez télécharger ces fichiers directement depuis votre appareil ou des services de partage de fichiers tels que OneDrive, Google Drive et Dropbox.

2. Soulignez qui doit signer le document

Saisissez les adresses électroniques et les noms des destinataires qui doivent signer le document. DocuSign vous permet également de choisir l'ordre dans lequel vous souhaitez signer le document.

3. Créer des champs de signature

Vous pouvez personnaliser les documents pour inclure le champ de signature là où vous le souhaitez. Cela se fait à l'aide d'un outil intuitif de glisser-déposer. Vous pouvez maintenant envoyer les documents à envoyer, et un lien sera envoyé par courriel à tous les destinataires que vous avez choisis.

En outre, les utilisateurs peuvent également gérer les documents que vous avez envoyés ou ceux que vous devez signer, notamment en définissant des rappels et des pistes d'audit.

• Tenir à jour les documents - Grâce à la page d'accueil de DocuSign, vous pouvez suivre vos documents en vérifiant leur état. Les autres options comprennent l'exécution de rapports, la visualisation des pistes d'audit et la programmation de l'envoi des documents. En outre, vous pouvez configurer des rappels pour recevoir des notifications à chaque étape du processus.

• Enregistrement automatique et sécurisé des documents - Une fois qu'un document est prêt, vous pouvez y accéder à tout moment, que ce soit pour signer ou faire signer. De plus, DocuSign stocke les documents sur le cloud afin qu'ils soient disponibles pour le téléchargement et l'impression.

• Gestion aisée - L'administration de vos documents sur DocuSign est aisée grâce à des outils tels que le marquage, la visibilité et le traitement de l'accès pour les utilisateurs internes. Avec des options plus granulaires, vous pouvez inclure des politiques de conformité et des rapports avancés.

Avis final

Les nombreuses années d'expérience de DocuSign dans le domaine de la signature électronique se reflètent dans son ensemble de fonctionnalités robustes, qui font que les signatures physiques appartiennent au passé.

Il convient parfaitement à toute une série de scénarios, qu'il s'agisse de contrats, de documents de prêt, de documents d'embauche ou de contrats de location.

Chaque document est crypté pour des raisons de sécurité et vous pouvez définir des exigences en matière de vérification de l'identité, comme la saisie par le destinataire d'un code d'accès pour ouvrir et signer le document. La version d'essai gratuite de DocuSign vous permet d'évaluer le logiciel pour vous assurer qu'il répond à vos besoins avant de l'acheter.