Analyse Détaillée de Capsule CRM - Tout ce que Vous Devez Savoir (2024)

Qu'est-ce que Capsule CRM ?

Capsule est un logiciel CRM qui vous permet de suivre et de gérer les relations commerciales entre votre organisation et vos prospects et clients.

En général, une solution CRM vous permet de

• saisir, organiser et analyser les pistes
• suivre la communication avec les prospects et les clients
• attribuer des tâches à votre équipe
• gérer votre "pipeline de vente" (c'est-à-dire identifier les pistes et suivre le processus de conversion en client).
• traiter les demandes de renseignements des clients

Dans cette revue, nous allons examiner comment Capsule CRM gère ces éléments et discuter de ce que l'outil offre de plus.

À qui s'adresse Capsule CRM ?

Capsule est un CRM idéal pour les propriétaires uniques ou les petites entreprises axées sur les ventes B2B qui recherchent une plateforme super simple et directe accessible via le cloud (avec une bonne application mobile en prime) et dans laquelle ils peuvent se lancer directement.

Ce logiciel vous donne votre propre domaine et vous permet de vous lancer directement dans l'aventure - ce qui pourrait être décourageant si vous avez affaire à d'autres logiciels plus complexes, mais pas avec cette plateforme intuitive et facile à prendre en main.

L'inconvénient est qu'il n'offre pas les puissantes fonctionnalités de certaines des autres options de notre répertoire, et que ses capacités d'intégration avec des applications tierces sont quelque peu limitées.

Facilité d'utilisation

Capsule est vraiment facile à utiliser - son interface est propre et très conviviale.

Il y a 6 icônes que vous utilisez pour accéder aux principales fonctionnalités de Capsule :

Le menu principal de Capsule :

• une icône d'accueil, qui vous permet d'accéder à un écran détaillant les tâches à venir et les contacts nouvellement ajoutés
• une icône de personnes et d'organisations, qui vous permet de parcourir vos contacts
• un bouton "Calendrier et tâches", qui vous permet d'accéder à votre calendrier, vos tâches et vos activités.
• une icône de pipeline de vente, qui vous permet de gérer vos opportunités commerciales
• une icône de cas, qui vous permet de gérer vos cas ouverts (c'est-à-dire les demandes d'assistance ou les demandes commerciales).
• une icône de rapports, qui vous amène au tableau de bord des rapports.

À moins que vous ne soyez un technophobe complet, vous ne devriez pas avoir trop de difficultés à utiliser Capsule CRM ni rencontrer de courbe d'apprentissage. L'interface est très simple.

Fonctionnalités

En termes de fonctionnalités de base, Capsule CRM vous permet de

• stocker et partager des contacts avec des collègues
• catégoriser les données à l'aide de balises
• gérer votre "pipeline de vente" et générer des rapports à son sujet
• suivre l'activité entre vous, vos collègues et les clients potentiels (par exemple, vous pouvez automatiquement ajouter une copie d'un email à la fiche d'un client potentiel, ajouter des informations sur une réunion que vous avez eue avec lui, etc.)
• gérer les listes de tâches et les calendriers
• créer des tâches relatives à des opérations particulières et les partager avec des collègues de travail
• utiliser des " pistes " pour créer un processus de vente standard (les " pistes " sont une séquence de tâches prédéfinies qui doivent être complétées et cochées dans Capsule lors du suivi d'une opportunité commerciale)
• intégrer le système à Microsoft 365 et Google Workspace (ce point est abordé plus en détail ci-dessous)
• utiliser une série d'outils tiers, tels que Mailchimp ou Zendesk (pour gérer des communications électroniques ou un service d'assistance respectivement).
• identifier les contacts qui sont présents sur les réseaux sociaux et ajouter les informations de leur profil aux contacts
• gérer les "cas" liés à des événements particuliers - vous pouvez les utiliser pour traiter les demandes de renseignements des clients ou gérer les travaux liés à un projet particulier. Comme vous vous en doutez, ces dossiers restent ouverts jusqu'à ce qu'ils soient résolus et sont fermés lorsqu'ils sont terminés. Cette fonctionnalité vous permet effectivement de gérer un service d'assistance de base.

Nous verrons plus loin comment certaines de ces fonctionnalités fonctionnent. Mais d'abord, un regard rapide sur la facilité d'utilisation de Capsule en général.

1. Suivi de l'activité des e-mails

Un aspect essentiel d'un outil de CRM est sa capacité à conserver un enregistrement des communications entre vous et un prospect ou un client.

Comme avec la plupart des solutions CRM, si vous souhaitez envoyer un e-mail à quelqu'un et stocker ce message dans Capsule, vous devrez mettre en BCC une adresse e-mail "Dropbox" pour sauvegarder le message (pour stocker les messages reçus dans Capsule, vous devrez transférer le message à l'adresse Dropbox).

Il est cependant facile d'oublier de le faire. Il existe d'autres solutions qui, à mon avis, gèrent mieux le suivi de l'activité des e-mails - avec les intégrations Gmail, Microsoft 365 et IMAP de Nimble, par exemple, tout l'historique des e-mails peut être stocké automatiquement, quel que soit le programme de messagerie utilisé pour envoyer et recevoir des e-mails.

(Une nouvelle version bêta de la fonction de "transfert automatique" pourrait toutefois améliorer un peu la situation pour les utilisateurs de Gmail - nous y reviendrons dans un instant).

Cependant, tant que vous travaillez dans Capsule, tout devrait bien se passer, car si vous cliquez sur l'adresse email d'un contact dans Capsule, une nouvelle fenêtre s'ouvrira automatiquement dans votre programme de messagerie par défaut, avec le champ "à" rempli avec cette adresse email et le champ "bcc" rempli avec l'adresse de la boîte de dépôt Capsule. L'astuce consiste à ne pas oublier de garder l'application Capsule ouverte et de l'utiliser religieusement lors de l'envoi d'emails.

Si vous utilisez Gmail, vous avez également la possibilité d'utiliser le module complémentaire Google de Capsule, qui vous permet d'ajouter des messages Gmail à Capsule (et de visualiser les informations de contact de Capsule dans Gmail).

De même, il existe un module complémentaire pour Outlook, qui fonctionne de manière similaire et vous permet de stocker facilement les conversations.

2. Gérer un pipeline de vente

La gestion d'un pipeline de vente dans Capsule CRM est extrêmement simple.

Vous pouvez soit utiliser le pipeline standard de Capsule, soit le personnaliser pour qu'il utilise des jalons personnalisés (vous trouverez cette option sous Paramètres du compte > Pipelines de vente).

Personnalisation des pipelines de vente dans Capsule CRM.

Une fois que vous avez établi un pipeline qui vous convient, il est facile de faire passer les transactions par les différentes étapes. Il vous suffit de créer une opportunité et de la faire glisser dans votre pipeline selon vos besoins.

Gestion des transactions dans un pipeline de vente Capsule CRM

Globalement, la fonctionnalité de pipeline de vente de Capsule CRM est à la fois agréable à l'œil et facile à utiliser. Cependant, vous devez noter que seuls les plans les plus chers ('Teams' ou plus) vous permettent de créer plusieurs pipelines.

3. Envois en masse et automatisation du marketing

Si vous espérez créer des newsletters, faire des envois en masse ou automatiser votre marketing de manière sophistiquée (par exemple, en utilisant des répondeurs automatiques), vous pourriez être un peu déçu par Capsule.

Bien que vous puissiez utiliser Capsule pour créer des modèles de newsletter de base, l'outil ne dispose pas de fonctions de messagerie de groupe ou de répondeur automatique.

Cela dit, il est possible d'intégrer plusieurs outils de marketing par email avec Capsule - une intégration officielle est disponible pour Mailchimp - et vous pouvez utiliser Zapier pour connecter d'autres applications de marketing par email à Capsule.

Si vous n'avez pas peur de connecter un tel outil à votre compte Capsule CRM et de passer un peu de temps à configurer les choses, vous pouvez utiliser vos données Capsule pour alimenter des e-newsletters et des autorépondeurs. 

Mais si vous cherchez quelque chose qui intègre le marketing par email, il est préférable de vous tourner vers une solution comme Hubspot, qui inclut cette fonctionnalité en standard (même sur son plan gratuit).

4. Rapports

Capsule CRM a considérablement amélioré son système de reporting ces dernières années. Il contient désormais une section dédiée au reporting qui vous permet d'obtenir des données clés sur les ventes.

Malheureusement, la version gratuite de Capsule ne propose pas vraiment de fonctionnalité de reporting (vous avez accès à un pipeline de vente et c'est tout).

Avec l'édition "Professional" de Capsule, vous ne disposez pas non plus de beaucoup d'outils de reporting :

• Rapports d'activité (informations sur le nombre d'appels, de réunions, etc. que votre personnel organise ou sur les tâches qu'il accomplit).
• Le tableau de bord du pipeline de vente

Les versions "Teams" et "Enterprise" de Capsule offrent des fonctions de reporting complètes, avec des rapports clés tels que.. :

• Rapports par équipe
• Rapports de vente détaillés
• Rapports sur les activités personnalisées
• Fonctionnalité de rapports personnalisés

Il convient de souligner que la fonctionnalité de rapport personnalisé n'est disponible que si vous connectez Google Data Studio à votre compte Capsule - vous devrez donc avoir une certaine familiarité avec le premier produit pour en tirer le meilleur parti.

Intégrations

Google Workspace

Un aspect vraiment important de Capsule CRM est son intégration avec Google Workspace (la suite d'outils de productivité anciennement connue sous le nom de G Suite).

Comme des millions d'entreprises utilisent aujourd'hui Google Workspace pour gérer leurs communications, le stockage de leurs fichiers et leurs calendriers, j'étais très désireux d'en connaître la qualité.

Ma conclusion : c'est assez bon, mais ça pourrait être un peu mieux.

Les bonnes choses d'abord :

• Chaque fois que vous ajoutez un contact à Capsule, ses coordonnées sont automatiquement ajoutées à votre carnet d'adresses Google (mais PAS l'inverse).
• Lorsque vous cliquez sur l'adresse email d'un contact, une fenêtre de messagerie Google s'ouvre automatiquement et vous permet de lui envoyer un email (votre message sera également ajouté automatiquement à l'historique des communications de ce contact).
• Vous pouvez utiliser un add-on Google très pratique pour Capsule au sein de Gmail, vous permettant d'ajouter de nouveaux contacts et des informations les concernant directement dans Capsule depuis l'interface Gmail.
• Vous pouvez ouvrir votre calendrier de tâches Capsule en utilisant Google Workspace. Cependant, toutes les nouvelles activités qui y figurent doivent être ajoutées dans Capsule - la synchronisation est à sens unique.
• En fonction de votre plan, vous pouvez utiliser Capsule en conjonction avec Google Data Studio, qui vous offre des moyens sophistiqués d'analyser vos données CRM.
• Si vous avez souscrit à un plan CRM Capsule payant, vous pouvez utiliser Google SSO (single sign on) pour accéder à votre compte Capsule.

C'est une bonne chose, mais il faut faire attention à certaines choses :

• L'intégration de Google Workspace se limite plus ou moins à la messagerie électronique, aux contacts et aux calendriers. Il n'existe aucun moyen évident d'intégrer les autres applications de Google Workspace, ou Google Drive, dans les procédures.
• Il serait préférable que la synchronisation des contacts soit bidirectionnelle dès le départ, et il serait également formidable de pouvoir afficher les calendriers Google dans Capsule et d'y ajouter directement des rendez-vous.
• Il serait bien de pouvoir visualiser votre boîte de réception Gmail directement dans Capsule. D'autres progiciels CRM similaires, comme Nimble, le permettent.

Microsoft 365

Pendant un certain nombre d'années, aucune intégration de Microsoft 365 n'était disponible pour Capsule CRM - mais la bonne nouvelle est qu'une intégration a été récemment introduite.

Cette intégration vous permet d'accéder aux contacts et événements Microsoft 365 dans Capsule.

La meilleure façon de travailler avec des contacts est d'installer le "module complémentaire Outlook", qui se trouve sur le côté de votre Outlook (version de bureau ou navigateur) et vous permet de rechercher ou d'ajouter des contacts. Vous pouvez également ajouter des opportunités aux contacts à l'aide de ce module complémentaire.

L'intégration du calendrier vous permet d'afficher les calendriers de Microsoft 365 dans Capsule - malheureusement, il s'agit d'une synchronisation unidirectionnelle uniquement, vous devrez donc ajouter des événements en utilisant Outlook.

Dans l'ensemble, l'intégration de Microsoft 365 est assez décente et il est bon de l'avoir. Certains utilisateurs expérimentés peuvent toutefois estimer qu'ils ont besoin d'un peu plus de fonctionnalités, auquel cas ils peuvent envisager d'utiliser une intégration tierce entre les deux plates-formes (il en existe plusieurs, notamment Zapier et Automate.io, qui vous permettent de connecter les deux plates-formes de manière très intéressante).

Outils de synchronisation

Capsule CRM s'intègre d'emblée à une cinquantaine d'autres services, dont des outils bien connus tels que

• Freshbooks
• Xero
• Mailchimp
• Quickbooks
• Sage
• Wufoo
• Zendesk

Si vous devez intégrer une application pour laquelle il n'existe pas d'intégration intégrée (par exemple Shopify, GetResponse ou Campaign Monitor), vous devrez faire appel à un service de synchronisation comme Automate.io ou Zapier.

Support Client

L'assistance pour Capsule est disponible par e-mail ou, si vous souhaitez poser vos questions en public, via Twitter.

Le service d'assistance est disponible du lundi au vendredi, mais les horaires ne sont pas clairement définis.

Mon expérience (certes limitée) de l'assistance disponible lors de mes essais du produit a été bonne, mais je pense que ce serait mieux si l'assistance était fournie via davantage de canaux - l'ajout d'un chat en direct serait le bienvenu, par exemple.

L'offre de support de Capsule CRM a le mérite d'être disponible pour tous les plans, même le plan gratuit.

Tarifs

Quatre plans Capsule sont disponibles :

• La version gratuite
• Capsule 'Professional' - 18 $ par mois
• Capsule 'Teams' - 36 $ par mois
• Capsule 'Enterprise' - 54 $ par mois

Les trois plans partagent certaines fonctionnalités de base, à savoir la possibilité de stocker des contacts, de gérer des filières de vente, de suivre l'activité des clients et d'attribuer des tâches aux autres membres de l'équipe.

Les principales différences entre les plans concernent les limites de contacts et de fichiers de stockage, ainsi que l'accès à des fonctions plus avancées.

Examinons-les brièvement.

La version gratuite de Capsule :

• est limité à deux utilisateurs
• vous permet de stocker jusqu'à 250 contacts.
• est doté d'une limite de stockage de 50 Mo

La version "professionnelle" de Capsule coûte 18 dollars par utilisateur et par mois ; en plus des fonctionnalités disponibles sur le plan gratuit, vous obtenez

• la possibilité de stocker un plus grand nombre de contacts (50 000)
• plus de stockage de fichiers (10GB par utilisateur)
• l'accès aux rapports
• accès aux intégrations premium (Freshbooks, Xero, Mailchimp etc.)
• Fonctionnalité d'authentification unique pour Microsoft 365 et Google Workspace

Avec l'option "Teams" (36 dollars par utilisateur et par mois), vous bénéficiez également des fonctionnalités clés suivantes :

• une limite de 100 000 contacts
• une limite de stockage de 20 Go par utilisateur
• la capacité de créer plusieurs pipelines de vente
• rapport avancé
• des fonctionnalités basées sur l'équipe (la possibilité d'organiser les utilisateurs en équipe et de restreindre l'accès aux enregistrements)
• une intégration de Google Data Studio

Enfin, il y a la version "Entreprise", à 54 $ par utilisateur et par mois, qui vous offre les fonctionnalités clés suivantes en plus de toutes les autres énumérées ci-dessus :

• une limite de 200 000 contacts
• une limite de stockage de 40 Go par utilisateur
• assistance à la mise en œuvre / à l'importation
• formation
• gestion des comptes
• soutien prioritaire

Alternatives à Capsule

En général, il est juste de dire que Capsule se situe à l'extrémité la plus basique de la gamme CRM, donc si vous trouvez que vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées - particulièrement en ce qui concerne l'automatisation du marketing - il y a beaucoup d'autres produits disponibles à considérer.

Salesforce et Infusionsoft sont probablement les alternatives les plus connues offrant des fonctionnalités d'automatisation du marketing, mais elles sont considérablement plus chères que Capsule.

Nimble CRM mérite également d'être étudié - il est légèrement plus cher que Capsule mais offre un ensemble de fonctionnalités plus large et une intégration complète avec Office 365.

Il faut également penser à Hubspot, qui propose un très bon plan de CRM gratuit.

FAQs

Capsule CRM est-il facile à utiliser ?

Oui, et en fait, il semble que ce soit leur meilleur argument de vente. Le tableau de bord est très simple et direct, et parfait pour les équipes - ou les individus - qui ont simplement besoin d'une plateforme basée sur le cloud qui organise leurs contacts et leurs opportunités. Cependant, les fonctionnalités et les intégrations ne sont pas aussi solides que celles d'autres solutions CRM.

Capsule CRM s'intègre-t-il à des applications tierces ?

Capsule a une liste limitée d'intégrations, et elles ne sont disponibles que dans la version payante. Cependant, elle fonctionne avec Zapier, qui la relie à de nombreuses autres intégrations d'applications tierces. Si vous recherchez une plateforme avec un nombre considérable d'intégrations, il existe de meilleures options dans notre répertoire de logiciels CRM, mais cette plateforme couvrira certainement les bases comme G Suite.

Existe-t-il une version mobile de Capsule CRM ?

Ce logiciel offre une excellente application, ce qui, à notre avis, est assez rare pour un logiciel de CRM. Dès que vous vous connectez, vous voyez toutes les activités récentes et vous avez cinq icônes en bas qui vont vers votre tableau de bord, votre liste de contacts, votre calendrier, votre pipeline et vos cas. Tout est à portée de main, et il est très facile de naviguer.

Avis final

Capsule est un système de CRM solide et facile à utiliser qui constitue une bonne solution pour les petites et moyennes entreprises, et son plan gratuit est idéal pour les startups. Cependant, c'est l'un des outils de CRM les plus basiques actuellement disponibles et il lui manque certaines fonctionnalités clés, notamment en ce qui concerne le suivi des conversations et le marketing par e-mail.

Le principal atout de Capsule CRM est son prix très compétitif. Bien qu'il s'agisse de l'un des outils de CRM les moins chers, il offre un ensemble de fonctionnalités qui vous permettront de gérer une grande base de données, d'identifier les opportunités commerciales, de suivre les communications et de gérer un pipeline de vente avec facilité. La courbe d'apprentissage n'est pas du tout raide, et pour les startups qui n'ont pas beaucoup de budget à investir dans des outils comme le CRM, il ne cassera pas la banque.